Office Manager - H/F

NEO2; Marseille; Sur place; EUR 28 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

NEO2 recherche un/une Office Manager pour renforcer son agence de Marseille. Vous serez en charge du suivi administratif quotidien, de l'accueil des clients et du pilotage des tâches organisationnelles au sein d'une équipe dynamique.

Vous participerez à la gestion opérationnelle de l'agence, au reporting et au lien avec les services supports, tout en assurant une expérience client de qualité et le bon fonctionnement des locaux.

Qualifications

• Maîtrise de l'anglais exigée.
• Bonne organisation et gestion des priorités.
• Bon relationnel et esprit d'équipe.

Responsabilités

• Assurer le suivi administratif quotidien de l'agence Marseille.
• Gérer les courriers, mails et appels entrants; classement et archivage.
• Mettre à jour les tableaux de bord et les bases de données; préparer les dossiers.
• Établir et suivre les devis, bons de commande et factures; suivi des règlements.
• Accueillir et orienter les clients; garantir une expérience client de qualité.

Connaissances

Anglais courant

Organisation

Relationnel

Description du poste

L'ENTREPRISE

Créée en 2008, NEO2 est une société de conseil et d'assistance technique, spécialisée dans les métiers de l’ingénierie de process et des infrastructures industrielles.

Notre groupe compte plus de 800 collaborateurs et intervient auprès de grands comptes dans les secteurs de l’Energie, l’Environnement, la Pharmaceutique, la Santé, l'Agroalimentaire, Infrastructure / BTP, Naval, Défense, etc sur des projets industriels ou digitaux.

Comment ? Nous détachons nos consultants ingénieurs, experts techniques et chefs de projets, pour assister nos clients dans la réalisation de leurs projets stratégiques.

Aujourd’hui, implantés en France à Paris, Nantes, Lyon, Lille, Strasbourg, Aix-en-Provence et Bordeaux, Saint-Nazaire, Tours nous poursuivons notre développement avec l’ouverture d’une agence à Bruxelles en Belgique.

Chez NEO2, nous valorisons tous les talents ! Nous traitons toutes les candidatures de façon équitable, dans le but de promouvoir l'inclusion et la diversité parmi nos équipes.

Description du poste

Pour accompagner la croissance du groupe, nous cherchons à renforcer notre équipe d'Office Managers.

Devenir consultant chez NEO2 c’est :

• Être acteur de sa carrière en ayant des possibilités d’évolutions multiples (métier, secteur, région).


• Pouvoir travailler sur des projets avec une dimension environnementale (30% de nos projets participent à rendre l’industrie plus durable)


• Avoir un suivi managérial fort

En rejoignant nos équipes en tant qu'Office Manager, vous interviendrez sur une première mission chez l’un de nos clients, grande ingénierie dans le secteur des énergies. Rattaché à une équipe, vous interviendrez sur une mission d'assistanat d'agence à Marseille.

Gestion administrative

• Assurer le suivi administratif quotidien de l'agence.


• Gérer les courriers, les e-mails et les appels entrants.


• Organiser le classement et l'archivage des documents.


• Mettre à jour les tableaux de bord et les bases de données.


• Préparer les dossiers administratifs.

Organisation de l'agence

• Veiller au bon fonctionnement des locaux.


• Gérer les fournitures, commandes et stocks.


• Coordonner les prestataires (ménage, maintenance, informatique, etc.).


• Organiser les réunions, déplacements et événements internes.

Support aux équipes

• Assister les managers dans leurs tâches administratives.


• Participer à l'intégration des nouveaux collaborateurs.


• Assurer le suivi des plannings et des absences.


• Faciliter la communication interne.

Gestion commerciale et financière

• Établir et suivre les devis, bons de commande et factures.


• Assurer le suivi des règlements et des relances administratives.


• Préparer les éléments nécessaires à la comptabilité en lien avec le cabinet comptable ou le service financier.


• Participer au suivi des indicateurs d'activité.

Accueil et relation clients

• Assurer l'accueil physique et téléphonique.


• Garantir une expérience client de qualité.


• Orienter les demandes vers les interlocuteurs concernés.


• Assurer le suivi administratif des dossiers clients.

Le profil recherché

• Vous parlez anglais


• Vous êtes organisé.e


• Vous êtes motivé.e et justifiez d'un bon relationnel