Office Manager H/F

Arteris; Biot; Sur place; EUR 40 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Arteris, situé à Sophia Antipolis, recherche un(e) Office Manager pour gérer les services généraux et assurer un environnement de travail efficace. Le candidat idéal a au moins 8 ans d'expérience en gestion de bureau, connaît les normes de santé et sécurité, et maîtrise les outils Microsoft Office.

Le poste inclut des responsabilités variées, de l'accueil des visiteurs à la gestion des événements d'entreprise, le tout dans un environnement international. La rémunération est estimée entre 40 000 € et 50 000 € brut annuel.

Qualifications

• Minimum 8 ans d'expérience en Office Management et/ou Services Généraux.
• Bonne connaissance des réglementations relatives à la santé et sécurité.
• Capacité à gérer plusieurs sujets dans un environnement dynamique.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs.
• Gérer le courrier entrant et sortant.
• Coordonner les interventions de maintenance et nettoyage.
• Organiser les événements internes et externes.

Connaissances

Organisation

Gestion des priorités

Service client

Autonomie

Rigueur

Formation

Bac +2 minimum

BTS Assistant de Gestion PME-PMI ou DUT GEA

Outils

Microsoft Office

Description du poste

Office Manager & Services Généraux (H/F)

Localisation : Sophia Antipolis, France

Arteris connecte l’innovation

Notre technologie aide les entreprises les plus visionnaires au monde — des startups aux leaders du Fortune 500 — à concevoir des semi-conducteurs plus intelligents et plus performants, notamment des SoC et des chiplets. De la voiture que vous conduisez à l’IA dans le cloud, Arteris connecte les technologies innovantes qui façonnent le monde de demain.

Votre rôle en tant qu’Office Manager & Responsable Services Généraux chez Arteris

Rattaché(e) au Senior Director Administration & Operations France et en étroite collaboration avec le Senior Director Engineering du site de Sophia Antipolis, vous êtes le point de contact principal du site et contribuez à garantir un environnement de travail sûr, efficace et accueillant pour les collaborateurs, visiteurs et partenaires.

Vous veillez à la qualité des services généraux, à la conformité réglementaire, à la sécurité des personnes et des biens, à l’optimisation des coûts et participez activement à l’expérience collaborateur ainsi qu’à la culture d’entreprise.

Responsabilités clés

Accueil et support aux collaborateurs et visiteurs

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, collaborateurs et prestataires
• Gérer le courrier entrant et sortant, les colis, les expéditions et le suivi des livraisons
• Coordonner les interventions de coursiers et les livraisons de matériel
• Fournir un support de proximité aux collaborateurs pour toute question liée à leur environnement de travail

Office Management

• Être le référent principal du site Arteris de Sophia Antipolis
• Garantir le bon fonctionnement quotidien des locaux et des équipements
• Superviser les prestations de maintenance, nettoyage, climatisation et services associés
• Gérer les relations avec le bailleur et les prestataires externes
• Assurer la gestion des stocks de fournitures, consommables, mobilier et équipements
• Organiser et maintenir les espaces communs
• Assurer la gestion des accès et badges
• Préparer et coordonner les salles de réunion et espaces événementiels
• Gérer les places de parking collaborateurs et visiteurs

Sécurité des sites et des personnes

• Assurer la conformité réglementaire du site
• Participer à l’élaboration et au suivi du Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels (DUERP)
• Planifier et suivre les contrôles réglementaires obligatoires
• Organiser les exercices d’évacuation et coordonner les équipes de sécurité
• Mettre à jour les documents de sécurité et sensibiliser les collaborateurs
• Assurer le suivi des Sauveteurs Secouristes du Travail (SST)
• Participer aux audits de sécurité et au suivi des actions correctives
• Réaliser une veille réglementaire sur les sujets sécurité, environnement et services généraux
• Contribuer au maintien et à l’amélioration du Plan de Continuité d’Activité (PCA)

Gestion administrative, achats et suivi budgétaire

• Gérer les commandes, achats, factures et formulaires internes
• Assurer le suivi administratif des fournisseurs et contrats
• Veiller au respect des procédures internes d’approbation des dépenses
• Suivre les dépenses liées aux services généraux et contribuer à l’optimisation des coûts

Gestion des voyages professionnels

• Organiser les déplacements professionnels des collaborateurs
• Réserver les transports, hébergements et prestations associées
• Gérer les demandes urgentes, modifications et annulations
• Assurer un support aux collaborateurs en déplacement
• Participer à l’optimisation des coûts de voyage
• Négocier et renouveler les contrats corporate avec les hôtels partenaires
• Identifier de nouvelles solutions et fournisseurs

Événements et culture d’entreprise

• Organiser ponctuellement réunions, séminaires, formations et événements internes
• Assurer la logistique complète des événements
• Coordonner les visites des collaborateurs et dirigeants internationaux
• Proposer des actions favorisant l’engagement et la cohésion des équipes
• Participer activement à la promotion des valeurs et de la culture Arteris
• Organiser des moments de convivialité adaptés à un environnement de travail hybride

Profil recherché

Qualifications Requises

• Minimum 8 ans d’expérience en Office Management et/ou Services Généraux dans un environnement international
• Bonne connaissance des réglementations relatives à la santé, la sécurité et les conditions de travail
• Maîtrise de la suite Microsoft Office et des outils numériques
• Excellentes capacités d’organisation, de gestion des priorités et de résolution de problèmes
• Sens du service, excellent relationnel et esprit d’équipe
• Autonomie, rigueur, polyvalence, proactivité et adaptabilité
• Capacité à gérer plusieurs sujets simultanément dans un environnement dynamique
• Enthousiasme, énergie positive et sens de l’initiative

Formation

• Bac +2 minimum
• BTS Assistant de Gestion PME-PMI, DUT GEA ou formation équivalente appréciée

Rémunération

Salaire de base estimé : 40 000 € – 50 000 € brut annuel

La rémunération finale sera déterminée en fonction de l’expérience, des compétences et de l’équité interne avec les collaborateurs occupant des postes similaires.

À propos d’Arteris

Arteris est un leader mondial des System IP pour semi-conducteurs, permettant d’accélérer la conception de silicium haute performance et basse consommation. Les solutions Network-on-Chip (NoC) d’Arteris et ses logiciels d’automatisation de l’intégration SoC sont utilisés par les plus grandes entreprises technologiques afin d’améliorer les performances, la productivité des équipes d’ingénierie, de réduire les risques et les coûts, et d’accélérer la mise sur le marché de conceptions complexes.

Avec plus de 250 collaborateurs, un siège social en Silicon Valley et des bureaux dans le monde entier, Arteris collabore aussi bien avec des startups qu’avec des leaders technologiques mondiaux pour construire la prochaine génération de produits électroniques.

Office Manager & Facilities Coordinator W/M

Location: Sophia Antipolis, France

Arteris connects innovation

Our technology helps the world’s most visionary companies—from startups to Fortune 500 leaders—build smarter, faster semiconductors, specifically SoCs and chiplets. From the car you drive to the AI in the cloud, Arteris connects the innovative technology that shapes tomorrow.

What You’ll Do as an Office Manager & Facilities Coordinator at Arteris

Reporting to the Senior Director Administration & Operations France and working closely with the Senior Director Engineering based in Sophia Antipolis, you will serve as the primary point of contact for the site and help ensure a safe, efficient, and welcoming work environment for employees, visitors, and partners.

You will oversee workplace services, regulatory compliance, health and safety activities, cost optimization initiatives, and contribute actively to employee experience and company culture.

Key Responsibilities

Reception & Employee Support

• Provide professional front-desk and telephone reception services for visitors, employees, vendors, and partners
• Manage incoming and outgoing mail, packages, shipments, and deliveries
• Coordinate courier services and hardware deliveries
• Provide day-to-day workplace support to employees

Office Management & Facilities

• Serve as the primary contact for the Arteris Sophia Antipolis office
• Ensure the smooth day-to-day operation of facilities and equipment
• Coordinate maintenance, repairs, cleaning services, HVAC systems, and facility-related services
• Manage relationships with landlords, building management, vendors, and service providers
• Oversee office supply, furniture, equipment, and consumables inventories
• Maintain and organize common areas
• Manage office access and badge administration
• Prepare, set up, and restore meeting rooms and event spaces
• Coordinate employee and visitor parking management

Health, Safety & Compliance

• Ensure compliance with applicable workplace health and safety regulations
• Support the development and maintenance of workplace risk assessments and prevention plans
• Coordinate mandatory inspections and regulatory controls (electrical systems, fire extinguishers, safety equipment, evacuation plans, HVAC systems, technical installations, etc.)
• Organize evacuation drills and coordinate emergency response teams
• Maintain and update internal safety documentation
• Monitor First Aid Responders (SST) certifications and training requirements
• Participate in annual safety audits and track corrective actions
• Maintain awareness of regulatory developments related to health, safety, environmental matters, and facilities management
• Contribute to the maintenance and continuous improvement of the Business Continuity Plan (BCP)

Administrative, Purchasing & Budget Management

• Manage purchase orders, procurement requests, invoices, and internal administrative forms
• Maintain supplier records, contracts, and associated documentation
• Ensure compliance with internal approval and purchasing procedures
• Track facilities-related expenses and contribute to cost optimization initiatives

Business Travel Coordination

• Coordinate business travel arrangements for employees
• Book flights, trains, hotels, taxis, transfers, and related services
• Handle urgent travel requests, modifications, and cancellations
• Provide support to employees during business travel
• Contribute to travel cost optimization initiatives
• Manage and negotiate corporate hotel agreements in collaboration with department leadership
• Identify new travel solutions and suppliers to improve efficiency and reduce costs

Events & Employee Experience

• Organize internal meetings, seminars, training sessions, and corporate events
• Manage all event logistics, including venue booking, catering, accommodation, transportation, and vendor coordination
• Support visits from international employees and executives
• Develop initiatives that foster employee engagement and team cohesion
• Promote Arteris culture and values across the site
• Organize social and team-building activities suited to a hybrid work environment

What You Bring

Required Qualifications

• Minimum 8 years of experience in Office Management and/or Facilities Management within an international environment
• Knowledge of workplace health, safety, and regulatory compliance requirements
• Proficiency with Microsoft Office Suite and digital workplace tools
• Strong organizational, prioritization, and problem-solving skills
• Excellent interpersonal and customer service skills
• Self-motivated, proactive, adaptable, and detail-oriented
• Ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment
• Positive attitude, enthusiasm, and team spirit

Education Requirements

• Associate's degree (Bac+2 equivalent) minimum
• Degree in Business Administration, Office Management, Facilities Management, or related field preferred

Compensation

Estimated Base Salary: 40 000 € – 50 000 € annually

Final compensation will be determined based on experience, qualifications, and internal equity with employees holding similar positions.

About Arteris

Arteris is a global leader in system IP used in semiconductors to accelerate the creation of high-performance, power-efficient silicon. Arteris’ Network-on-Chip (NoC) interconnect IP and system-on-chip (SoC) integration automation software are used by the world’s leading semiconductor and technology companies to improve performance, engineering productivity, reduce risk and costs by bringing complex designs to market faster.

With more than 250 employees worldwide, headquarters in Silicon Valley, and offices around the globe, Arteris serves as a catalyst for SoC innovation, helping both startups and global technology leaders build the next generation of electronic products.