Office Manager Assistant (H/F/X) - Alternance - Marseille

Le Collectionist; Marseille; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une société de location de luxe recherche un(e) Assistant.e Office Manager à Marseille pour assurer le bon fonctionnement du bureau. Ce rôle implique la gestion administrative, la coordination des fournisseurs, et l'accueil des nouveaux collaborateurs. Le candidat idéal est autonome, organisé et possède d'excellentes compétences en communication. Ce poste offre des avantages tels que des tickets restaurants et des jours de télétravail.

Prestations

Tickets restaurants

Remboursement du pass transport

Mutuelle Alan

1 journée off pour anniversaire

Jusqu’à 2 jours de télétravail

Événements toute l’année

Qualifications

• Expérience en gestion administrative.
• Aisance en communication écrite et orale en français.
• Capacité à traiter des informations sensibles.

Responsabilités

• Gérer le bon fonctionnement du bureau marseillais.
• Optimiser l’environnement de travail et gérer les fournisseurs.
• Faciliter l’intégration des nouveaux collaborateurs.

Connaissances

Capacités organisationnelles

Confidentialité

Maîtrise des outils informatiques

Compétences en communication

Résolution de problèmes

Outils

Pack Office

MacOS

Description du poste

Overview

Description de l'entreprise
Depuis 2014, nous transformons la location d’une maison de vacances en une expérience exceptionnelle alliant les plus belles propriétés du monde à un service sans pareil. Dans des destinations mythiques ou inattendues, nous trouvons la maison parfaite pour chacun de nos voyageurs. Chaque séjour est soigneusement préparé, façonné et entièrement personnalisé, afin d’offrir une expérience véritablement sur-mesure. Nous tissons des relations de confiance durables avec nos clients et réinventons les standards de la location de luxe pour créer des souvenirs qui perdurent bien au-delà du séjour ✨

Nos équipes sont l’ingrédient central de notre réussite. Elles conçoivent et construisent chaque voyage comme un projet unique. Nos équipes locales sillonnent le monde pour sélectionner les maisons les plus remarquables et assurent dans leur destination un accueil et un service inégalés.

Description du poste

La date de démarrage souhaitée serait au lundi 1er décembre 2025.

En tant qu’Assistant.e Office Manager, tu seras un élément essentiel pour assurer le bon fonctionnement du bureau marseillais. Ton rôle consistera à créer un environnement de travail agréable, organisé et productif. Tu participeras activement à la gestion administrative du bureau, à la coordination des prestataires et à la gestion des processus RH. En collaboration étroite avec notre Head of Office Manager basée à Paris, tu seras responsable de l’accueil des nouveaux collaborateurs et de l'organisation des événements internes.

Missions

• Optimiser l’environnement de travail : Assurer que les besoins matériels et logistiques des équipes soient anticipés et gérés de manière efficace (fournitures, gestion des espaces, outils informatiques, etc.).
• Assurer une excellente gestion des prestataires : Collaborer avec nos fournisseurs (ménage, internet, bailleurs…) pour maintenir des relations fluides et garantir une prestation de qualité.
• Faciliter l’intégration des nouveaux collaborateurs : Mettre en place un onboarding de qualité pour assurer une expérience fluide et chaleureuse dès le premier jour (welcome book, installation des postes de travail, gestion administrative des accès).
• Coordonner la vie du bureau : Organiser les événements internes qui favorisent la cohésion et l’engagement des équipes (apéro, soirées spéciales) et gérer l’envoi/réception du courrier et des commandes.
• Suivre les processus administratifs RH : Contribuer à la gestion administrative des entrées et sorties des collaborateurs (onboarding/offboarding), gérer les parcs informatiques (majoritairement Apple) et téléphoniques, ainsi que la flotte de véhicules pour Marseille et la région.

Cette description de poste constitue une vue d’ensemble et peut être modifiée en fonction des besoins spécifiques et des priorités de l’organisation.

Qualifications

• Capacités organisationnelles et autonomie : tu es autonome, rigoureux/se, et organisé.e, avec un excellent esprit d’analyse. Tu sais gérer les priorités efficacement tout en maintenant un haut niveau de précision dans ton travail.
• Confidentialité et fiabilité : tu as le sens de la confidentialité et la capacité à traiter des informations sensibles avec discrétion.
• Maîtrise des outils informatiques : tu maîtrises le Pack Office et tu connais bien le fonctionnement de MacOS. Ton aisance avec les outils informatiques te permet de gérer divers systèmes et équipements (parc informatique, téléphonie).
• Compétences en communication : tu possèdes un excellent niveau d’expression orale et écrite en français. La maîtrise de l’anglais est un atout supplémentaire pour ce poste.
• Résolution de problèmes et prise d’initiatives : tu es capable de résoudre des problèmes complexes de manière autonome et tu n’hésites pas à prendre des initiatives pour améliorer les processus ou apporter des solutions innovantes.

Tous nos postes sont ouverts, à compétences égales, aux collaborateurs ayant des besoins/aménagements spécifiques liés à un handicap.

Informations supplémentaires

Conditions :
Des tickets restaurants à hauteur de 8€ (50% pris en charge par LC)

Remboursement à hauteur de 50% du pass transport

Notre mutuelle : Alan (58% pris en charge par LC)

Un ordinateur Mac et téléphone portables professionnels

Avantages :

1 journée off pour ton anniversaire (hors week-end et jours fériés)

Jusqu’à 2 jours de télétravail par semaine

✨ CE en ligne : Compte Happypal pour des activités culturelles et EGYM Wellpass pour le sport

Des événements toute l’année (Christmas Party, Raclette Party, Summer Party…)

Processus d’entretien

• Call RH avec Lola (Talent Acquisition Specialist)
• Entretien avec Varsha (Office Manager)
• Envoi et préparation du Business Case
• Présentation du Business Case auprès de Sabrina (Head of Office Manager) et Varsha
• Last call de validation Jules (Regional Director)