Office manager / assistant(e) polyvalent(e) H/F

Externatic; Nantes; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de recrutement informatique recherche un(e) Office Manager / Assistant(e) polyvalent(e) à Nantes pour un CDD de 6 mois. Vous serez responsable de la gestion administrative, du suivi financier et de la coordination des ressources humaines, tout en soutenant l'équipe de 30 collaborateurs. Un excellent sens de l'organisation et de la communication est requis.

Qualifications

• Expérience en gestion administrative requise.
• Capacité à gérer plusieurs responsabilités simultanément.
• Bonnes compétences en communication avec les partenaires.

Responsabilités

• Gérer l'administration des ventes et la facturation.
• Assurer le suivi de la trésorerie et relancer les paiements.
• Préparer des éléments pour la comptabilité et la paie.
• Veiller au bon fonctionnement des bureaux.
• Coordonner les arrivées et départs des collaborateurs.

Connaissances

Gestion administrative

Suivi de la trésorerie

Préparation à la comptabilité

Gestion des locaux

Coordination RH

Description du poste

Crée il y a plus de 15 ans et devenu leader sur son marché, Externatic est un cabinet de recrutement informatique qui se distingue par son approche humaine et ses valeurs fortes : la bienveillance, le pragmatisme et la volonté d’aller de l’avant.

Avec plusieurs agences couvrant le territoire et près de 30 consultants, nous intervenons auprès de grands groupes et PME/ETI.

Dans le cadre d’un remplacement en CDD pour congé maternité d’une des “clés de voûte” de l’entreprise , nous recherchons un(e) Office Manager / Assistant(e) polyvalent(e) pour un CDD de 6 mois environ.

Vos Missions : le Couteau Suisse «indispensable» de notre Bureau

En tant qu’Office Manager dans une entreprise «tertiaire / service aux entreprises» , vous serez le pilier de notre organisation interne et le point de contact privilégié pour nos 30 collaborateurs et tous nos partenaires.

Votre rôle sera central et couvrira un large éventail de responsabilités :

1. Gestion Administrative & Financière :

• Administration des ventes : support aux équipes à la facturation clients, gestion des avoirs/remboursements, ….
• Suivi de la trésorerie : Gérer le suivi des encaissements, effectuer les relances si nécessaire et maintenir une vision claire des flux.
• Préparation à la comptabilité et de la paie : Préparer et vérifier tous les éléments (factures, notes de frais, etc.) ainsi que les variables de paie (absences, primes, etc.) pour transmission à notre cabinet comptable.

2. Services Généraux & Vie de Bureau :

• Gestion des locaux : Veiller au bon fonctionnement de nos bureaux situés à Nantes mais également ailleurs en France, gérer les stocks de fournitures et les relations avec les prestataires.
• Gestion RH administrative : Coordonner les arrivées (onboarding) et les départs (offboarding) des collaborateurs (préparation du matériel, gestion des accès, etc.).
• Relations aartenaires et fournisseurs : Être l’interlocuteur principal pour les organismes extérieurs (mutuelle, prévoyance, médecine du travail, etc.) et également nos fournisseurs (Ménage, Télécom, EDF, …) .
• Marketing / communication (optionnel) : Participation à l’organisation d’évènements orientés client et candidats, à la communication sur les réseaux sociaux, … (en lien avec le service communication)