Office Manager-Assistant.e de proximité (F / H)

INRIA; Puteaux; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Un institut de recherche en informatique recherche un(e) Office Manager-Assistant.e pour gérer les espaces Inria au Campus Cyber à La Défense. Le candidat idéal devra faire preuve de rigueur, avoir un bon sens du relationnel et être capable de travailler en équipe. Des avantages tels qu'une restauration subventionnée et des possibilités de télétravail sont offerts.

Prestations

Restauration subventionnée

Transports publics remboursés

7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT

Possibilité de télétravail après 6 mois

Équipements professionnels à disposition

Accès à la formation professionnelle

Qualifications

• Capacité à organiser et communiquer efficacement.
• Excellente aptitude à travailler en équipe.
• Adaptabilité aux interlocuteurs variés.
• Compétences rédactionnelles solides.

Responsabilités

• Maintien des conditions d’occupation des espaces Inria.
• Suivi des besoins des occupants et des projets.
• Assistance administrative au PTCC et programme cybersécurité.
• Gestion des demandes d’utilisation des espaces.

Connaissances

Rigueur

Travail en équipe

Bon sens du relationnel

Compétences rédactionnelles

Description du poste

Contexte et atouts du poste

Depuis une dizaine d’années, la cybersécurité est explicitement identifiée par Inria comme une de ses priorités scientifiques. Depuis lors, des actions dans ce domaine sont donc menées, en cohérence avec celles engagées dans le cadre de la stratégie nationale d’accélération pour la cybersécurité. Ainsi, dans le cadre de sa mission d’appui aux politiques publiques, Inria a développé un «programme cybersécurité».

Ce programme cybersécurité s’intègre aujourd’hui dans l’Agence de programmes Numérique – Algorithmes, logiciels et usages, portée par Inria pour l’ensemble de la communauté académique. Ce programme inclut diverses initiatives, dont le Programme de Transfert au Campus Cyber (PTCC) qui déploie, dans le cadre du réseau des Campus Cyber à La Défense et en régions, un ensemble d’actions permettant le transfert de compétences et de technologies issues de la recherche publique vers l’ensemble des écosystèmes territoriaux de la cybersécurité.

Le PTCC assure notamment la mise en œuvre et la gestion des espaces Inria au Campus Cyber de La Défense. Cet espace de 1500 m² au 3e étage du Campus est constitué de deux espaces ouverts de 450 m² et 120 m², d’un laboratoire d’expérimentation, et de salles de réunions. Ces espaces sont équipés de nombreux dispositifs de présentation et de visioconférence (moniteurs, dispositifs ClickShare, micros et caméras). Ces espaces hébergent l’équipe du PTCC, et accueillent des projets de R&D, de transfert, de formation et d’entrepreneuriat, ainsi qu’une antenne Inria Academy et des représentants d’organismes (CNRS, IMT).

Le poste d’Office Manager-Assistant.e de proximité de ces espaces est à pourvoir.

Mission confiée

Sous la responsabilité hiérarchique du directeur du PTCC, le / la Office Manager-Assistant.e de proximité est responsable du maintien en bonne condition d’occupation des espaces Inria du Campus Cyber, du suivi de leur occupation et de leur agencement, du suivi des besoins de ses occupants et des porteurs de projet en matière de conditions d’accueil et de logistique, du contrôle du bon usage des espaces par leurs occupants et de la prise en compte des dispositions nécessaires à la bonne utilisation des moyens disponibles.

Le / la Office Manager-Assistant.e de proximité assure aussi une assistance administrative de proximité aux responsables du PTCC et du Programme Cybersécurité, ainsi qu’à l’équipe du PTCC et éventuellement à d’autres programmes de l’Agence de programmes.

Principales activités

Assurer la mise en œuvre des moyens immobiliers, mobiliers et de confort des espaces Inria du Campus Cyber, en lien avec les services du Campus Cyber et le / la Responsable Administration-Finances du Programme Cybersécurité.

Assurer l’intendance et apporter les services nécessaires à l’utilisation des espaces du site.

Gérer le planning et les demandes d’utilisation par les utilisateurs des espaces du site.

Pilotage des aspects logistiques liés à l’organisation des réunions des projets financés par le PTCC dans ses différents volets.

Contribution à la collecte d’indicateurs du PTCC auprès de ses partenaires et porteurs de projets.

Proposer et procéder aux achats nécessaires (consommables, publications …) pour le bon fonctionnement des espaces.

Assurer des tâches administratives classiques d’assistance pour les responsables : organisation de réunions, gestion d’agenda, gestion des missions, passation de commandes, etc.

Cette liste d’activités n’est pas exhaustive et pourra évoluer en fonction des priorités du PTCC.

Compétences

Compétences opérationnelles et personnelles :

• Vous faites preuve de rigueur dans l’organisation et la communication;
• Vous avez une bonne capacité à travailler en équipe ;
• Vous avez un bon sens du relationnel et êtes capable de vous adapter à des interlocuteurs variés ;
• Vous avez de bonnes compétences rédactionnelles.

Avantages

• Restauration subventionnée
• Transports publics remboursés partiellement
• Congés : 7 semaines de congés annuels + 10 jours de RTT (base temps plein) + possibilité d'autorisations d'absence exceptionnelle (ex : enfants malades, déménagement)
• Possibilité de télétravail (après 6 mois d'ancienneté) et aménagement du temps de travail
• Équipements professionnels à disposition (visioconférence, prêts de matériels informatiques, etc.)
• Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria)
• Accès à la formation professionnelle

Rémunération

En fonction du diplôme et de l'expérience professionnelle