Office Manager / Assistant de gestion polyvalent (H/F)

Craft AI; Paris; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise technologique recherche un professionnel pour garantir le bon fonctionnement quotidien des activités. Vous serez chargé de maintenir un environnement de travail agréable, gérer les services généraux et fournir un soutien administratif. Une expérience de 3 ans dans un poste similaire est requise, ainsi qu'une maîtrise du Pack Office et de bonnes compétences relationnelles. Ce poste est basé à Paris et offre des opportunités de développement professionnel.

Qualifications

• 3 ans d'expérience minimum sur un poste similaire.
• Compétence en gestion de la polyvalence et réactivité.
• Excellente organisation et gestion des priorités.

Responsabilités

• Maintien d’un environnement de travail agréable.
• Gestion des services généraux et des relations de l'immeuble.
• Support administratif pour le personnel et la paie.
• Aide à la préparation des devis et factures.
• Appui administratif à l'équipe comptable.

Connaissances

Maîtrise du Pack Office

Communication écrite et orale

Anglais (lu, écrit)

Formation

Bac+2 de type BTS Assistant de Gestion PME-PMI ou équivalent

Description du poste

Véritable "couteau Suisse", Ta Mission Sera De Garantir Le Bon Fonctionnement Quotidien De Nos Activités. Tu Seras Le Point De Contact Privilégié Pour De Nombreux Sujets

• Hapiness Management :
  • Maintien d’un environnement de travail agréable, efficace et structuré
  • Organisation d'événements internes (offsites, meetups, team lunches…)
  • Participation à la diffusion des informations et à la vie de l'entreprise
• Office Management :
  • Gestion des services généraux : commande de fournitures
  • Gestion des relations avec les services partagés de l’immeuble
  • Organisation des déplacements, des réunions et des événements d'équipe
  • Classement et archivage des documents administratifs
• Support administratif RH :
  • Support onboarding/offboarding des collaborateurs
  • Suivi administratif du personnel : gestion des absences, congés, notes de frais
  • Préparation des éléments variables de paie
• Support à la gestion commerciale et financière :
  • Aide à la préparation des devis et à l'émission des factures de vente
  • Suivi des règlements clients et participation aux relances préventives
  • Création et gestion de moyens de paiement virtuel pour les employés
  • Appui administratif à l'équipe comptable (collecte de pièces, intégration des pièces dans l’outil comptable, gestion et préparation des moyens de paiement, préparation des virements, etc.)
• Formation : Bac+2 de type BTS Assistant de Gestion PME-PMI, Assistant de manager ou équivalent.
• Expérience : Première expérience réussie (3 ans minimum) sur un poste similaire, où ta polyvalence a été un atout majeur.
• Compétences :
  • Excellente maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint)
  • Excellente communication écrite et orale
  • Anglais souhaité (a minima lu, écrit)
• Qualités personnelles :
  • Doté(e) d'un excellent sens du relationnel, tu aimes travailler en équipe et rendre service.
  • Tu es d'un naturel organisé, fiable et sais gérer les priorités avec efficacité.
  • La polyvalence et la réactivité te caractérisent.
  • Tu fais preuve de discrétion et respectes la confidentialité des informations traitées.

Processus d’entretien

• 1/ Echange avec la CFO, manager pour ce poste
• 2/ Echange avec 1 personne de l'équipe
• 3/ Echange avec le CEO de Craft AI