Office Manager

Randstad (Schweiz) AG; Paris; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une agence de recrutement recherche un(e) Office Manager pour assurer la gestion administrative et opérationnelle. Vous serez responsable de la gestion des bureaux, de l'onboarding des nouveaux collaborateurs et du suivi administratif. Une excellente maîtrise de SILAE et du Pack Office, ainsi que des compétences en comptabilité et en communication, sont essentielles. Le poste offre un environnement dynamique et varié à Paris.

Qualifications

• Maîtrise de la gestion de la paie requise.
• Expérience en comptabilité et en gestion administrative.
• Compétences RH incluent l'onboarding et le suivi administratif.

Responsabilités

• Assurer la bonne gestion administrative et opérationnelle.
• Organiser la vie interne de l'entreprise.
• Suivi et gestion des factures.
• S'assurer de l'état des bureaux et du matériel.
• Support aux équipes et à la direction.

Connaissances

Maîtrise de SILAE

Compétences en aide comptabilité

Compétences en recrutement

Connaissance de base en droit social

Bonne maîtrise du Pack Office

Connaissance de Pennylane

Description du poste

Rattaché(e) au Directeur Général, l’Office Manager a pour mission d’assurer la bonne gestion administrative et opérationnelle de l’entreprise, ainsi que de veiller au bon fonctionnement quotidien des bureaux.

Missions principales

Gestion administrative

• Enregistrement et suivi des contrats.
• Traitement et gestion des factures clients et fournisseurs (paiement, enregistrement, suivi).
• Suivi et organisation des opérations administratives transversales.

Gestion des bureaux et du matériel

• S’assurer de la bonne présentation et du bon état général des bureaux.
• Gestion et suivi du matériel (commandes, distribution, inventaire, programmation de maintenance).
• Réalisation des commandes nécessaires pour le fonctionnement quotidien.

Gestion RH (support opérationnel)

• Onboarding et offboarding : démarches administratives, accueil et présentation des nouveaux collaborateurs.
• Suivi et planification de l’administratif RH.
• Réalisation de la paye
• Animation de la vie interne (organisation d’afterworks, événements d’équipe).

Communication interne

• Relais des communications internes entre la direction et les équipes.

Support aux équipes et à la direction

• Assistance quotidienne aux équipes sur leurs besoins opérationnels.
• Participation ponctuelle à d’autres missions selon le profil et les compétences.

👉 Objectif du poste : garantir une organisation fluide et efficace, en soutenant à la fois la direction et les équipes, tout en contribuant à la qualité de vie au travail.

Hard Skills

• Maîtrise de SILAE et de la gestion de la paie
• Compétences en aide comptabilité (saisie, rapprochements, suivi factures, frais de déplacement et notes de frais)
• Compétences en recrutement et suivi du cycle de vie collaborateur
• Connaissance de base en droit social et suivi administratif RH
• Bonne maîtrise du Pack Office
• La connaissance de Pennylane est un plus

Soft Skills

• Disponibilité et sens du service
• Positivité et bienveillance dans les relations
• Proactivité et dynamisme
• Adaptabilité et goût pour la diversité des missions
• Rigueur et sens de l’organisation
• Confidentialité et discrétion (gestion paie/RH)
• Communication claire et aisance relationnelle
• Autonomie, sens des priorités et fiabilité
• Esprit d’équipe et posture de soutien