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Office Manager

2027 UCI Cycling World Championships Haute-Savoie Mont-Blanc

Annecy

Sur place

EUR 40 000 - 55 000

Plein temps

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Résumé du poste

Un événement sportif international recherche un Office Manager à Annecy, en Haute-Savoie. Le candidat idéal aura au minimum 10 ans d'expérience dans un rôle similaire et un diplôme Bac + 2 en gestion. Les responsabilités incluent l'assistance administrative à la direction générale et l'organisation interne. Une aisance relationnelle et de bonnes compétences en communication sont nécessaires. Ce poste offre une opportunité de contribuer à l'organisation de championnats du monde de cyclisme.

Qualifications

  • Minimum 10 années d'expérience dans un poste similaire.
  • Maîtrise des outils informatiques est exigée.
  • Anglais courant souhaité.

Responsabilités

  • Assister la DG sur les aspects administratifs.
  • Organiser les grands moments internes.
  • Gérer les liens avec les collectivités hôtes.

Connaissances

Autonomie
Aisance relationnelle
Capacité rédactionnelle
Excellentes capacités de communication orales et écrites
Polyvalence

Formation

Bac + 2 en gestion des PME
Licence en management des organisations ou gestion

Outils

Outils informatiques
Description du poste
Overview

L’Union Cycliste Internationale (UCI) a mis en place un nouveau format de championnats du monde de cyclisme regroupant tous les quatre ans, toutes les disciplines qui dépendent de sa tutelle sportive (route, VTT, BMX, épreuves sur piste, para cyclisme, …). La première édition s’est tenue en 2023 à Glasgow en Écosse et les prochains championnats du monde, regroupant une vingtaine de disciplines, se tiendront en 2027 en Haute-Savoie.

Une structure ad hoc a été créée pour porter le Comité d’organisation. En sa qualité d’organisateur, il a pour mission la gestion, l'organisation, le pilotage, la planification, la commercialisation, le financement et la livraison de l'UCI 2027 Haute-Savoie Mont-Blanc ainsi que des événements associés. Le Comité d'organisation devra intégrer à ses actions les préoccupations sociétales et environnementales, promouvoir le rayonnement du territoire haut-savoyard et contribuer au développement et à la pratique du cyclisme en France et à l'étranger. Dans ce cadre, le comité constitue une équipe pour atteindre les objectifs fixés par la gouvernance.

Poste

Direction de rattachement : Rattaché(e) à la Direction générale du Comité, l’Office Manager sera la clé de voute de notre organisation pour faciliter le travail et la réalisation des missions. Elle/il coordonnera la gestion des moyens et des équipements nécessaires à l’atteinte des objectifs visés par la Direction Générale. Son champ d’action se fera dans un objectif d’apporter la meilleure qualité de vie au travail et d’optimiser les ressources de notre organisation.

L’Office Manager participera à augmenter la performance de notre organisation en permettant aux services internes de bénéficier des meilleures conditions de travail dans le respect des cibles financières et de la responsabilité sociétale de l’organisation. Elle/il participera à la construction de la politique de qualité au travail et de la culture d’entreprise et sera le garant du respect de nos engagements et de la réglementation.

Missions et responsabilités principales

Assistanat Direction Générale :

  • La mission essentielle de l’office manager est d’assister le dirigeant de la structure notamment assister la DG sur le pilotage administratif interne de la vie de l’association (aspects déclaratifs, fiscalité, assurance et suivi administratifs)
  • Assister la DG sur la partie représentation extérieure et la préparation des déplacements
  • Organiser les grands moments internes de rencontre et optimiser le temps des services
  • Rédaction des rapports et des comptes rendus pour la DG
  • Gérer le lien administratif et institutionnel avec les collectivités hôtes

Environnement de travail :

  • Assurer la mise en œuvre d’une stratégie de déploiement des moyens et équipements consacrés au fonctionnement du comité
  • Piloter l’aménagement des locaux de travail ainsi que l’exploitation technique des bâtiments dont il doit assurer la conformité avec toutes les réglementations applicables
  • Coordonner les services aux occupants (accueil, courrier, restauration, véhicules professionnels, fournitures, impression, téléphonie, conciergerie, assurances…)
  • Déménagement et emménagement et gestion des fournisseurs pendant les phases de progression du projet

Communication interne :

  • Accueil et onboarding des nouveaux collaborateurs
  • Communication DG et réunions à l’attention des collaborateurs
  • Organisation d’événements pour les collaborateurs
  • Organisation d’événements avec la gouvernance
Profil

Formation et expérience :

  • A partir de Bac + 2 BTS gestion des PME. Licence management des organisations ou gestion
  • Minimum 10 années d’expérience dans un poste similaire

Formation et expérience :

  • Maîtrise des outils informatiques
  • Polyvalence
  • Capacité rédactionnelle et aisance
  • Excellentes capacités de communication orales et écrites
  • Anglais courant souhaité

Qualités requises :

  • Autonomie
  • Sens des priorités et de l’organisation
  • Aisance relationnelle
  • Esprit d’analyse et de synthèse
Autres informations

Le Comité promeut l’égalité des chances et considère toutes les candidatures avec équité, sans distinction liée au genre, à l’origine, au handicap, à l’orientation sexuelle, à l’âge, ou à toute autre caractéristique protégée par la loi.

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