OFFICE MANAGEMENT ASSISTANT F/H/X

Symrise AG; Rennes; On-site; EUR 21,000 - 30,000; Full time

Benefits offered by this job

Travail dans des locaux flambant neufs

Interaction quotidienne avec tous les services

Job summary

Une société internationale de parfumerie recherche un(e) gestionnaire d'accueil pour un CDD en temps plein, à Rennes. Vous serez chargé(e) de l'accueil des visiteurs, de la gestion du courrier et des livraisons, ainsi que du soutien aux équipes. Une expérience antérieure dans un poste similaire et un bon niveau en anglais sont requis. Ce poste offre la chance de travailler dans un environnement dynamique avec des perspectives d'évolution au sein d'une grande entreprise.

Qualifications

• Expérience confirmée dans un poste similaire, idéalement dans un grand groupe.
• Communication fluide en anglais.
• Capacité à gérer plusieurs sujets simultanément.
• Anglais couramment.

Responsibilities

• Assurer l'accueil du site, gestion du courrier et des livraisons.
• Coordonner les services partagés et organiser des déjeuners sur place.
• Soutenir les équipes dans la création de commandes dans SAP.
• Contribuer à l'onboarding et à la formation aux outils internes.
• Veiller au respect des règles et assurer la sécurité et propreté.
• Travailler en équipe avec rigueur et autonomie.

Skills

Sens du service

Aisance relationnelle

Organisation

Communication

Gestion du stress

Tools

SAP

Concur

Havas

Symportal

Job description

Symrise est un fournisseur mondial de parfums, d'arômes, d'ingrédients alimentaires, nutritionnels et cosmétiques. Ses clients sont des fabricants de parfums, de cosmétiques, d'aliments et de boissons, de produits pharmaceutiques et des producteurs de compléments nutritionnels et d'aliments pour animaux de compagnie.
Avec un chiffre d'affaires de 5 milliards d'euros pour l'exercice 2024, Symrise est un fournisseur mondial de premier plan. Basé à Holzminden, en Allemagne, le groupe est représenté par plus de 100 sites en Europe, en Afrique, au Moyen-Orient, en Asie, aux États-Unis et en Amérique latine.

Symrise travaille avec ses clients pour développer de nouvelles idées et des concepts prêts à être commercialisés pour des produits qui font partie intégrante de la vie quotidienne. Dans le cadre de ce processus, la réussite économique et la responsabilité de l'entreprise sont inextricablement liées.

Votre rôle

Vous assurez l'accueil du site, incluant la réception des livraisons, l'accueil des visiteurs et la gestion du standard téléphonique. Vous prenez en charge le courrier postal et les expéditions entrantes et sortantes, y compris les boîtes mails génériques, ainsi que le suivi des fournisseurs (courrier, fournitures de bureau).

Vous gérez et coordonnez les services partagés : salles de réunion (préparation, rangement, aide à la réservation), véhicules de service et de location, station de recharge. Vous organisez ponctuellement des déjeuners sur place pour les réunions et pouvez assurer des réservations externes (salles, événements, taxis, hôtels) pour les visiteurs et collaborateurs.

Vous soutenez les équipes dans la création de commandes dans SAP, gérez les cartes d'accès et participez à la formation des nouveaux employés aux outils internes (Concur, Havas, Symportal). Vous organisez l'onboarding (informations site, kit de bienvenue) et tenez à jour les listes de contacts (employés, hôtels, restaurants, prestataires).

Vous veillez au respect des règles de gestion du site (work café, déchets, sécurité…) et contribuez au déploiement des communications internes. Enfin, vous pouvez être amené(e) à réaliser toute autre mission relevant des services généraux.

Doté(e) d'une expérience confirmée sur un poste similaire-idéalement au sein d'un grand groupe-vous faites preuve d'un grand sens du service et d'une forte aisance relationnelle. Reconnu(e) pour votre organisation, votre communication, ainsi que pour votre jovialité et votre état d'esprit très positif, vous travaillez avec rigueur et autonomie. Vous savez prioriser et gérer plusieurs sujets simultanément avec fluidité, réactivité et une excellente gestion du stress. Vous appréciez le travail en équipe et contribuez positivement au collectif.
Vous parlez anglais couramment.

• Rejoindre un grand groupe international, reconnu pour son expertise et ses perspectives d'évolution.
• Évoluer au cœur d'un environnement dynamique, en interaction quotidienne avec l'ensemble des services de l'entreprise.
• Travailler dans des locaux flambant neufs, pensés pour le confort, la collaboration et le bien-être au travail
• CDD (remplacement congé maternité) - Temps plein - 100% présentiel