Manager de projets européens H/F

Université Paris-Saclay; Gif-sur-Yvette; On-site; EUR 48,000 - 70,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail partiel (2 jours/semaine)

Restauration sur site

Développement professionnel

Job summary

Université Paris-Saclay recherche un manager de projets européens pour piloter les appels à projets et la coordination des partenaires au niveau international. Vous assurez le montage, le suivi et le reporting des projets, tout en veillant au cadre contractuel et financier.

Vous travaillerez au sein du Pôle Europe et du DiReV, avec des déplacements en Île-de-France et en Europe, et vous supererez les enjeux de coordination et de communication dans un cadre multi‑partenarial.

Qualifications

• Master en management de projets européens ou équivalent.
• Expérience en gestion de projets européens/internationaux.
• Maîtrise de l’anglais écrit et oral (niveau B2/C1).
• Connaissances de l’environnement institutionnel européen et des programmes de financement.
• Compétences en gestion financière et reporting, expérience appréciée dans le milieu scientifique.

Responsibilities

• Organiser les réunions de suivi des projets européens et produire les documents de synthèse.
• Coordonner opérationnellement les projets, planifier, suivre les délais et les budgets.
• Rédiger les rapports d’activités et assurer le reporting financier et les audits en lien avec la Commission européenne.
• Veiller au respect des conventions de subvention et des accords de consortium, rédiger et mettre à jour les documents contractuels.
• Conduire les activités administratives et techniques du projet et assurer l’intermédiaire avec la Commission européenne et les partenaires.
• Contribuer à la communication et à l’événementiel, et assurer l’animation du réseau Europe Saclay.

Skills

Gestion de projets

Anglais professionnel

Animation d'équipe

Education

Master en management de projets européens

Tools

Suite bureautique

Job description

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l’insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l’Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio‑économiques – grands groupes industriels, PME, start‑up, collectivités territoriales, associations…

Établissement handi‑accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien‑être au travail développée à l’Université Paris‑Saclay.
• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Le Pôle Europe de l’Université Paris‑Saclay est dédié au montage et à l’écriture de projets européens et internationaux de recherche (notamment le programme cadre Horizon Europe) et de formation (notamment Erasmus+). Il offre un accompagnement aux chercheurs, enseignants‑chercheurs, enseignants, doctorants, personnels administratifs, en vue d’augmenter la participation et la réussite de l’université aux appels d’offre européens et internationaux. Le Pôle Europe assure par ailleurs, la gestion administrative et budgétaire des projets acceptés. Il développe des actions de veille, de promotion des appels à projets, de sensibilisation et de formation des personnels. Le Pôle est également en charge du reporting qualitatif et quantitatif de l’activité Europe de l’Université.

Placé.e sous la responsabilité hiérarchique de la Responsable du Pôle Europe, le.a manager de projets européens aura comme missions:

• D’assurer la mise en œuvre et le suivi des projets européens qui lui seront confiés
• Venir en appui aux coordinateurs scientifiques des projets dont il aura la charge
• De participer aux différentes activités et actions transverses du pôle Europe

Les activités du manager de projet recouvriront l’ensemble de tâches liées au management organisationnel, administratif/technique, financier et juridique du projet ainsi qu’à la communication. Le/la manager de projets travaillera en lien avec les services compétents de l’établissement coordinateur du projet et les coordinateurs scientifiques des projets dont il a la charge.

Activités principales

Animation du consortium

• Organiser les réunions régulières de suivi de projet, y compris la production de l’ordre du jour et des documents de synthèse avec les procès‑verbaux et les décisions prises lors de la réunion
• Assurer la coordination opérationnelle de chaque projet dont il a la charge, de la planification initiale à la clôture, en veillant au respect des délais, des budgets et des objectifs
• Assurer auprès du coordinateur scientifique un rôle de pilote opérationnel encadrant les phase de reporting, évaluation et audit en œuvrant à la rédaction des rapports d’activités scientifiques et financiers et en garantissant la consolidation des éléments (dont données) nécessaires dans le respect des délais spécifiés par la Commission européenne

Suivi juridique

• Veiller au respect des obligations décrites dans la convention de subvention et l’accord de consortium
• Assurer la rédaction et la mise à jour des documents contractuels (et avenants) et s’assurer de leur diffusion au sein du consortium
• Conseiller les partenaires et/ou le coordinateur scientifique sur des aspects juridiques

Suivi administratif et technique

• Assurer la mise en œuvre du projet en lien avec la.e coordinateur.rice scientifique : plan de travail, production des livrables, rédaction des rapports, engagements avec la Commission Européenne ;
• Préparer, suivre et mettre à jour les outils de management de projet: guide méthodologique de procédures, espace collaboratif de travail et d’archivage des contenus etc. ;
• Assurer l’intermédiaire administratif entre la Commission européenne et le consortium en lien avec les services compétents de l’établissement
• Contrôler l’application des règles et des procédures administratives
• Alimenter et produire des tableaux de bord et indicateurs de suivi
• S’assurer de la conformité au plan de gestion des données

Gestion administrative et financière

• Veiller à l’application des règles et procédures administratives de l’établissement et de la commission européenne
• Assurer de manière continue un suivi des moyens budgétaires et financier
• S’assurer que tout document de justification est correctement établi et conservé par l’établissement coordinateur et par chaque partenaire, en prévision d’éventuels audits

Communication / Événementiel

• Elaborer et mettre en œuvre des actions de communication en interne (mailing, intranet, etc.) et en externe (préparation de communiqués de presse, coordination du site Internet, newsletters etc.) en lien avec les services compétents
• Organiser (coordination et logistique) des événements nationaux et internationaux en lien avec les projets : évènements scientifiques (e.g. séminaires, congrès, écoles d’été), événements en relation avec le monde socio‑économique, évènements ou ateliers lors d’évènements grand public
• Assurer la valorisation des activités, résultats au travers de contenus communicationnels adaptés
• Participer activement à l’animation du Réseau Europe Saclay, à l’organisation et à la tenue des différents événements prévus par le pôle Europe à destination du périmètre large de l’UPSaclay
• Élaborer des boîtes à outils à destination de la communauté UPSaclay : modèles annotés, briques de projets, notes de cadrage, procédures, etc.

Connaissances, savoir :

• Master en management, gestion de projets, affaires européennes & Internationales souhaité
• Expérience dans la gestion de projets européens/internationaux
• Maîtrise de l’anglais indispensable (écrit et oral B2/C1)
• Connaissances de l’environnement institutionnel européen (programmes et financements) et du paysage national et européen en recherche et en formation
• Connaissances en gestion financière et reporting appréciées
• Une expérience dans un ou plusieurs disciplines scientifiques serait un plus

Savoir-faire :

• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs
• Capacité d’analyse, de synthèse et d’expression en contexte international
• Capacités rédactionnelles et de communication

Savoir-être:

• Capacité à travailler en équipe, en lien avec des acteurs multiples, à distance et dans un contexte international
• Capacité à animer des réunions et à participer de manière proactive aux réseaux
• Bon relationnel, flexibilité et adaptabilité
• Capacités d’autonomie, d’organisation et de priorisation, de rigueur et de réactivité fortes

Les agents de la Direction de la Recherche et de la Valorisation (DiReV) de l’Université Paris‑Saclay ont accès dans le cadre de leurs activités à des informations sensibles relatives aux savoirs, expertises et technologies des structures de recherche de l’université.

Ces informations, faisant partie des intérêts fondamentaux de la nation, sont protégées par le dispositif juridique et administratif de protection du potentiel scientifique et technique de la nation (PPST).

Dans ce contexte, toute personne susceptible d’être recrutée pour travailler à la DiReV est soumise une enquête réalisée par les services de sécurité de l’état. Le recrutement définitif ne peut donc être fait sans un avis favorable obtenu à l’issue de l’enquête.

Le/la manager de projets travaillera au pôle Europe de la Direction de la Recherche et de la Valorisation, une équipe constituée de 8 personnes.

Des déplacements en Île-de-France et sur le territoire national sont à prévoir.

Des déplacements en Europe sont possibles.