[HCL / Instituts / Equipe logistique]Agent d'accueil Institut de formation Esquirol

HOSPICES CIVILS DE LYON; Lyon; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution de santé publique à Lyon recherche un agent d'accueil pour gérer l'accueil et les réservations de salles. Le candidat idéal doit avoir une capacité de rédaction, être polyvalent et capable de travailler en équipe. Le poste est à temps plein avec des horaires fixes, sans possibilité de télétravail. Une expérience préalable en réception est souhaitée, ainsi qu'une connaissance du pack office et des outils de gestion d'information.

Prestations

28 jours de congés annuels

15 RTT par an

Qualifications

• Expérience dans un rôle de réception ou d'accueil.
• Connaissance d'un standard téléphonique souhaitée.
• Compétences en gestion de l'information.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique du site.
• Gérer les réservations de salles et les livraisons.
• Contrôler la sécurité des personnes et des biens.

Connaissances

Capacité à rédiger des documents

Polyvalence

Travail en équipe

Formation

Formation en gestion ou similaire

Outils

Pack office (Word, Excel, Powerpoint)

Description du poste

Présentation du secteur

Les instituts de formation d’Esquirol comprennent :

• 1 Institut de Formation en Soins Infirmiers – 1 Institut de formation de manipulateur d’électroradiologie médicale – 1 Institut de Formation d’Aides-Soignants – 1 centre de formation d’assistant de régulation médicale – 1 Institut de formation des ambulanciers
• Direction de la formation initiale et de l’intégration professionnelle
• Le Service de Documentation Centrale des HCL
• Le service Logistique

Définition générale de la fonction

L’agent d’accueil assure l’accueil du site et la gestion des salles

Liens hiérarchiques

Cadre de proximitéresponsable de la logistique du site

Responsable du pôle Administratif

Liens fonctionnels internes et externes

Direction de la formation initiale et de l’intégration professionnelle

Directions et personnels des instituts et écoles

Documentation Centrale

Etudiants et élèves

Services transversaux des HCL

Prestataires extérieurs

ACCUEIL DU SITE

• Contrôle des entrées / sorties du site (accès sécurisé par badge)
• Gestion des livreurs
• Gestion du courrier
• Renseignements divers physiques et téléphoniques
• Gestion des clés (suivi des prêts et retours)
• Gestion de la bagagerie
• Contrôle du fonctionnement du SSI en l’absence de l’agent de sécurité et du téléphone de sécurité
• Renseignement sur les formations en l'absence des secrétaires
• Veille et mise à jour des procédures d'accueil
• Affichage du site (affichage quotidien et lors des évènements) :
• Création des affiches
• Installation du fléchage
• Diffusions numériques d'informations

GESTION DES SALLES (55 salles et 3 amphithéâtres)

• Demandes internes : Réservation des salles pour les cours en fonction du planning
• Demandes externes :
• Réception des demandes de réservation
• Organisation du planning
• Lien avec les interlocuteurs extérieurs
• Référencement du matériel des salles / Remise en état
• Transmission des bonnes pratiques relatives à la réservation des salles auprès des formateurs

GESTION DU DISTRIBUTEUR DE BOISSONS EN LIEN AVEC LA SOCIÉTÉ

• Faire remonter les dysfonctionnements au prestataire
• Suivre les remboursements aux étudiants

GESTION DE LA SECURITE DES PERSONNES ET DES BIENS, en lien avec le Département Prévention et Sécurité Générale et le Département Maintenance et Exploitation

• Application des protocoles de sécurité incendie.
• Participation à l’évacuation du site en cas d’incendie.
• Assurer un tour de fermeture du site
• Contrôler la mallette de secours en lien avec l’infirmière santé au travail

GESTION DE L'INFORMATION

Prise en compte des sollicitations de l’ensemble des interlocuteurs internes ou externes à l’établissement et transmission à la personne compétente du service ou à son responsable afin de garantir la qualité de service.

• Déclarer les défaillances techniques en lien avec les locaux via l’application HCL Quick DI GMAO

Les missions du poste sont susceptibles d’évoluer en fonction des besoins du service

SAVOIR FAIRE REQUIS

• Capacité à rédiger et mettre en forme des documents au format institutionnel
• Capacité à identifier les interlocuteurs pour orienter les demandes
• Rigueur dans l'organisation
• Polyvalence (poste soumis à interruption de tâches)
• Savoir identifier les entrées et les sorties sur site
• Capacité à travailler en équipe

CONNAISSANCES REQUISES ET/OU A DEVELOPPER

• Maîtrise du pack office (Word, Excel, Powerpoint et…)
• Connaissance d'un standard téléphonique
• Connaissance appréciée du logiciel GRR
• Connaissance appréciée du logiciel Berger Levrault et Forméis

SAVOIR-ÊTRE REQUIS

• Sens de l'accueil indispensable
• Bonne présentation
• Intérêt pour le domaine de la formation
• Rigueur, maîtrise de soi.
• Capacité d’adaptation.

Conditions de travail

• Poste à temps plein (100%) et à repos fixes, soumis au pointage.
• 28 CA et 15 RTT par an, devant être posés en priorité sur les périodes de faible fréquentation scolaire.
• Horaires à adapter aux nécessités du service.
• Journées de 7h30 sur une amplitude pouvant aller de 7h30 à 18h
• Pas de possibilité de télétravail
• • Pour les professionnels titulaires de la fonction publique, le poste est à pourvoir par voie de mobilité interne, mutation ou détachement.
• • Pour les professionnels non-titulaires, le poste est à pourvoir en CDD avec possibilité de mise en stage rapide afin d’accéder au statut de la fonction publique.