Gestionnaire planning

EHESS - Ecole des Hautes Etudes en Sciences; Paris; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution publique d'enseignement supérieur recherche un Technicien pour gérer les plannings des enseignements et assurer un soutien administratif. Le candidat idéal aura un baccalauréat, une expérience sur ADE est souhaitée et devrait travailler en étroite collaboration avec les équipes internes. Le poste est à temps complet, basé à Paris, avec un début immédiat.

Qualifications

• Connaissance du système universitaire et de l'organisation des études au sein de l'enseignement supérieur.
• Une expérience sur ADE d’au moins une année souhaitable.
• Première expérience au sein d’un établissement d’enseignement supérieur appréciée.

Responsabilités

• Contribuer au contrôle de la saisie des propositions d’enseignement.
• Assurer les réservations de salles pour les soutenances.
• Participer à l’élaboration et à la mise à jour des procédures.

Connaissances

Gestion administrative

Maîtrise des outils informatiques

Rigueur

Travail en équipe

Formation

Baccalauréat

Outils

ADE

NEOBAB

Description du poste

Niveau de recrutement :Technicien (Catégorie B)

Niveau de rémunération:

• Agents titulaires : rémunération indiciaire et régime indemnitaire statutaires (y compris complément indemnitaire annuel)
• Agents contractuels : selon profil et expérience (+prime de fin d’année)

Localisation du poste: Direction des enseignements et de la vie étudiante (DEVE)/Service des enseignements

Poste à temps complet, ouvert aux agents titulaires par voie de mobilité interne ou externe et le cas échéant aux agents contractuels (par CDD de 24 mois renouvelable)

Dans le cadre de notre politique d’inclusion, nos postes sont ouverts à toutes et tous. Des aménagements de poste à destination des personnels en situation de handicap peuvent être mis en place pour garantir l’accessibilité et l’exercice des missions dans les meilleures conditions.

Poste à pourvoir immédiatement

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL

L’Ecole des hautes études en sciences sociales (www.ehess.fr ) est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel, « grand établissement » assurant une mission de recherche dans le domaine des sciences humaines et sociales et de formation à la recherche. L'établissement accueille 3 000 étudiants dont 1 300 doctorants (avec près de 200 thèses soutenues par an dans toutes les disciplines des sciences sociales) et autant de masterants. L’EHESS accueille également 38 unités de recherche organisées autour d'un domaine, d'une approche ou, pour un tiers d'entre elles, d'une « aire culturelle ». En leur sein, plus de 500 enseignants et chercheurs développent les savoirs, forment et encadrent les étudiants de master et les doctorants. Ils sont soutenus par près de 250 personnels administratifs et d’appui technique à la recherche.

L’EHESS est implantée dans plusieurs villes (Paris - Aubervilliers – Lyon - Toulouse – Marseille) et est membre fondateur de l’Etablissement public Campus Condorcet (EPCC).

La direction des enseignements et de la vie étudiante (DEVE) est chargée d’assurer la gestion administrative et pédagogique de la scolarité des étudiants, la gestion de l’ensemble des missions et questions liées au doctorat, le suivi de l’offre de formation et des enseignements, l’accueil, l’information et l’orientation des étudiants au sein de ses formations, la professionnalisation, le traitement des conventions de stage, l’accompagnement des étudiants en situation de handicap, la vie étudiante.

Le service des enseignements (composé de 3 agents) organise et assure la diffusion des activités d’enseignement de l’EHESS. En lien étroit avec l’Etablissement public Campus Condorcet, il assure l’élaboration des plannings des enseignements sur le Campus et sur les autres implantations.

Le·la gestionnaire administratif·ive est placé·e sous l’autorité hiérarchique de la responsable du service des enseignements.

Le.La gestionnaire participe à l'élaboration des plannings des enseignements et des activités de l'EHESS. Il.Elle prend en charge les activités suivantes et assure une circulation fluide des informations dans le service et auprès des structures internes et externes, notamment l'EPCC.

Une formation aux applications métier sera assurée lors de la prise de fonction.

• Contribuer au contrôle de la saisie des propositions d’enseignement dans NEOBAB (application dédiée au recueil et à la publication de l'offre d'enseignement de l'établissement)
• Contribuer à l'élaboration des emplois du temps : Positionner les enseignements en respectant le calendrier universitaire, les contraintes de locaux, les effectifs étudiants.
• Saisir les emplois du temps dans l'application ADE (logiciel de planification des enseignements) et traiter les demandes de modification d’emploi du temps
• Assurer les réservations de salles pour les soutenances de thèses, les comités de suivi de thèse, les soutenances de mémoire de master.
• En cas de modification de l’emploi du temps: assurer la mise à jour des applications ADE et NEOBAB
• Optimiser la gestion des salles
• Participer à la fiabilisation des heures d\'enseignement saisies en perspective du contrôle du service des enseignants
• Faire des extractions basiques depuis le système d’information
• Participer à l’élaboration et à la mise à jour des procédures, des documents.
• Alimenter les tableaux de suivi d’activité et signaler les anomalies
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
• En lien avec DRH et la DEVE, assurer la gestion administrative des campagnes de recrutement des attachés temporaires d’enseignement et de recherche: Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
• En lien avec la DEVE et la DRH, assurer la gestion administrative des campagnes de recrutement des vacataires d’enseignements: Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière

Evolution possible du poste, en fonction de l’évolutions des missions du service. Une capacité à acquérir des compétences informatiques nouvelles est attendue.

• Connaissance du système universitaire et de l'organisation des études au sein de l'enseignement supérieur
• Connaissance d’ADE et des outils bureautiques

Compétences opérationnelles

• Maitriser les applications et outils informatiques
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir rendre compte
• Respecter et faire respecter les procédures aux interlocuteurs internes et externes
• Être rigoureux dans le traitement des dossiers
• Être force de proposition pour l’amélioration du fonctionnement du service
• Esprit d'équipe et aptitude à travailler en collaboration.

Compétences comportementales

• Rigueur/fiabilité
• Grande réactivité
• Sens de l’organisation
• Travailler en équipe
• Baccalauréat exigé pour les agents contractuels
• Une expérience sur ADE d’au moins une année souhaitable
• Première expérience au sein d’un établissement d’enseignement supérieur appréciée