Gestionnaire pédagogique de la formation continue - Faculté des Sciences et Technologie

UPEC; Créteil; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement d'enseignement supérieur recherche un(e) agent(e) administratif(ve) pour gérer et organiser les activités liées à la formation continue. Les responsabilités incluent l'accueil des stagiaires, la gestion des candidatures, et la participation à l'organisation des examens. Une expérience en secrétariat et une bonne connaissance des outils informatiques sont essentielles. Ce contrat de 12 mois peut être renouvelé, avec une rémunération comprise entre 1600 € et 1650 € nets mensuels.

Qualifications

• Expérience dans le secrétariat ou gestion administrative nécessaire.
• Connaissance de la réglementation de la formation continue souhaitée.

Responsabilités

• Accueillir les stagiaires et informer les partenaires.
• Gérer les candidatures et organiser les entretiens.
• Assurer les inscriptions pédagogiques et administratives.
• Participer à l'organisation des examens et des jurys.

Connaissances

Techniques de secrétariat

Gestion administrative

Planification

Travail en équipe

Outils

WORD

EXCEL

FORMATIC

APOGEE

Description du poste

À propos de nous

Acteur majeur de l’innovation universitaire ancré dans le Grand-Est Parisien, l’établissement développe une approche en synergie de ses missions de formation, de recherche, d’insertion professionnelle et de lien avec les partenaires. L'UPEC favorise les démarches interdisciplinaires pour répondre aux défis de la société dans son environnement.

La Faculté des Sciences et Technologie offre dans 6 grands secteurs scientifiques des formations fondamentales et professionnalisantes, continue et en apprentissage, en international. Constitué par de nombreux laboratoires de recherche, elle a un rayonnement tant dans les secteurs public et privé mais aussi national et international.

Mission

Au sein du Pôle Communication – Formation et insertion professionnelle – Partenariats (COMFIPP), vous gérez, administrez et organisez l’ensemble des activités liées à la formation continue pour le DAEU, Pré-DAEU et CUPES en liaison avec l‘enseignante responsable de ces formations et sous l’autorité de la responsable du pôle COMFIPP. A ce titre, vous réalisez des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et procédures liées à la formation continue.

Activités principales :

• Accueillir les stagiaires
• Informer les entreprises et partenaires (missions locales, collectivités)
• Assurer au fil de l’eau la gestion des candidatures et organiser le calendrier des entretiens de candidatures pour la période d’avril à juillet
• Procéder aux inscriptions pédagogiques et administratives
• Collecter et saisir les notes
• Assurer le suivi des présences / absences
• Participer à l’organisation des examens et des jurys
• Veiller au suivi du planning des examens sur l’année
• Déclarer les heures des surveillants
• Faire le lien avec l’équipe pédagogique

Etablir et gérer les conventions

• Réaliser toutes les tâches administratives de secrétariat associées aux formations de la formation continue
• Etablir un bilan financier (dépenses / recettes) pour l’ensemble des formations proposées

Environnement professionnel :

Contrainte d’ouverture au public et organisation des examens ayant lieu les samedis (entre 5 et 10 par an)

Deux périodes de forte activité dans l’année (septembre et octobre + de mai à juillet)

Profil

Agents titulaires de la fonction publique ou contractuels (CDD de 12 mois avec possibilité de renouvellement) ; rémunération basée sur la grille indiciaire des adjoints techniques de recherche et de formation (entre 1600 € et 1650 € nets mensuels pour les agents contractuels en fin de carrière)

Connaissances souhaitées :

• Techniques de secrétariat et / ou de gestion administrative
• Fonctionnement et activité de l’établissement
• Règlementation de la formation continue

Savoir-faire :

• Utiliser des logiciels WORD, EXCEL, FORMATIC, APOGEE
• Planifier son activité
• Travailler en équipe

Savoir être :

• Sens de l’organisation et de la méthode
• Esprit d’initiative et autonomie
• Sens du relationnel