GESTIONNAIRE LOGISTIQUE (F/H)

Ministère des Affaires étrangères français; Paris; On-site; EUR 32,000 - 46,000; Full time

Job summary

Le Ministère de l'Europe et des Affaires étrangères, pôle logistique évènementielle, coordonne l’organisation matérielle des sommets et conférences internationales se déroulant principalement en France.

Les missions incluent le contact avec les prestataires des marchés publics, l’élaboration des plannings, la gestion des accès et la vérification des besoins des services, avec un souci du détail et de l’organisation.

Qualifications

• Expérience avérée dans l’organisation d’événements.
• Connaissance du fonctionnement du MEAE serait un plus.
• Capacité d’adaptation et sens du détail.

Responsibilities

• Contacter les prestataires des marchés publics du MEAE et recueillir des devis.
• Contribuer à la coordination logistique des événements internationaux.
• Gérer les plannings, les accès et les flux sur site.
• Préparer des fiches réflexes d’organisation et assurer le rangement documentaire.

Skills

Expérience dans l’événementiel

Job description

Description synthétique du poste
Le pôle de la logistique évènementielle coordonne et pilote l’organisation matérielle des sommets et des conférences internationales qui se déroulent principalement en France métropolitaine, en liaison le cas échéant avec les Secrétaires généraux des conférences internationales. Les collaborateurs affectés dans ce pôle sont des professionnels de l’événementiel, opérationnels dans tous les domaines. Ils définissent les besoins et coordonnent les activités des nombreux autres professionnels avec lesquels la Direction du Protocole est liée par des marchés publics. A ce titre, ils participent au recueil des devis. L’organisation d’un événement est un travail d’équipe. Aussi, l’interaction et la bonne collaboration entre tous les agents du pôle, dont les fonctions et les profils professionnels sont complémentaires, est absolument primordiale. L’agent appelé à occuper le poste disposera d’une grande capacité d’adaptation et aura un sens du détail et de l’organisation.
Activités principales
Femme ou homme, doté d’une expérience dans le secteur événementiel, il interagit avec les services demandeurs, contribue à la définition des besoins en collaboration avec les agents du pôle et les prestataires. Ses missions principales sont les suivantes : 1/ Contacts avec les prestataires titulaires des marchés publics du MEAE :

• identifier les prestataires qui seront utiles pour l'événement ;
• Pré-alerter les prestataires avant l’événement ;
• Organiser, lorsque cela est nécessaire, les réunions individuelles ou collectives avec les prestataires.
• Recueillir des devis auprès des prestataires, en accord avec les besoins des services et dans le respect des enveloppes budgétaires allouées aux événements. 2/Contribuer à la coordination de la logistique événementielle :
• Participer aux réunions de préparation des événements internationaux ;
• Établir des plannings prévisionnels d’intervention des prestataires : livraison, montage, exécution, démontage, en liaison le cas échéant, avec le superviseur ou l’ensemblier ;
• Organiser les accès, le stationnement, le cas échéant le ventousage, au besoin en lien avec les forces de l’ordre et la préfecture. 3/ Contribuer sur le terrain à la bonne installation, exécution et démontage :
• Si nécessaire, organiser et suivre par constat d’huissier « l’état des lieux » réalisé avant et après l’événement ;
• Être présent sur le lieu de l’événement pour vérifier l’intervention des prestataires : livraison, montage, exécution, démontage ;
• Identifier et mettre en place, si nécessaire, des espaces dédiés aux besoins du personnel d’accueil, des vestiaires, des espaces de restaurations pour différents publics, des lieux de stockage temporaire pour les matériels évènementiels ou des mobiliers à déplacer sur les sites ;
• Proposer, en cas de besoin exprimé tardivement, une signalétique adaptée et la mettre en place sur site ;
• Contribuer à la vérification du service fait. 4/ Hors événement, anticiper sur les événements suivants :
• Visiter des lieux potentiels pour accueillir des événements et tenir à jour une liste de ces lieux et de leurs caractéristiques ;
• Participer à des réunions avec les sociétés gestionnaires de lieux événementiels ;
• Préparer des fiches réflexes pour l’organisation des petits événements à destination des autres services du MEAE ;
• Vérifier le bon classement des documents liés à la logistique événementielle dans le répertoire commun de la sous-direction.
  

Diplômes ou expérience professionnelle recommandée pour exercer les fonctions
Disposer d’une expérience préalable dans l’organisation d’événements. La connaissance du fonctionnement du Ministère de l’Europe et des Affaires Etrangères serait un plus.