Gestionnaire évènementiel F/H

Université de Bordeaux; Talence; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université de recherche en France recherche un coordinateur d'événements. Vous serez chargé de soutenir l'organisation d'événements scientifiques et professionnels, de conseiller les organisateurs, et de gérer les aspects opérationnels. Le candidat idéal aura de fortes qualités relationnelles et un sens aigu de l'organisation. Ce poste propose une rémunération de 2 002 € à 2 229 € par mois, ainsi que des avantages tels que des réductions sur les transports en commun et une restauration subventionnée.

Prestations

Forfait de congés annuels dès la première année

Prise en charge à 75% de l’abonnement aux transports en commun

Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois

Restauration subventionnée

Offres loisirs, sport et culture

Forfait 'mobilités durables'

Parcours d’accueil et formations

Qualifications

• Une 1ère expérience dans la coordination événementielle de 1 an serait un plus.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle.
• Réactivité face aux contraintes horaires.

Responsabilités

• Soutenir l'organisation d'événements scientifiques ou professionnels.
• Conseiller sur le montage global de l'événement.
• Assurer l'interface avec les clients et partenaires.

Connaissances

Rigueur

Sens de l'organisation

Capacité à travailler en autonomie

Fortes qualités relationnelles

Usage de l'anglais

Description du poste

À propos de nous

L’université de Bordeaux compte aujourd’hui parmi les plus influentes universités de recherche multidisciplinaires en France et dans le monde. Installée dans ses fondamentaux que sont la formation et la recherche et à travers son plan stratégique 2030 « Faire de notre modèle d’université un levier de nouveaux équilibres, d’actions, d’impact », l’université de Bordeaux accélère désormais son engagement face aux enjeux sociétaux du 21ème siècle, notamment l’urgence climatique. Porteuse de nombreux grands programmes, elle a résolument pour ambition d’être un partenaire attractif et recherché pour sa capacité de transformation au service d’un progrès responsable et éthique.

La rejoindre, c’est travailler dans un cadre privilégié au sein d’une communauté professionnelle particulièrement diverse et ouverte, en bénéficiant de dispositifs d’accueil et d’inclusion, de formation et de mobilité interne. C’est participer à une aventure académique, scientifique et humaine. C’est s’engager à relever les défis du 21ème siècle.

Le service évènements et locations est chargé de la coordination des évènements scientifiques et professionnels sur tous les campus de l'université de Bordeaux (hors sites excentrés), et de la gestion des hébergements locatifs sur les sites de Talence et les Eyzies: gestion administrative et financière des activités, relation clients et partenaires, mise en place de procédures et reporting, relation prestataires, suivi des marchés, valorisation des espaces pour les locations ponctuelles, gestion de projets et accompagnement à l'organisation des congrès et colloques à dimension nationale et internationale auprès des structures internes.

Basée sur le campus Peixotto, l'équipe du service Évènements et Locations intervient sur tous les campus de la métropole bordelaise. Une bonne connaissance des sites et de leur fonctionnement est indispensable. De par l'étendue des missions, les interactions sont nombreuses avec différents acteurs : services internes à la fois administratifs et de recherche, partenaires institutionnels et entreprises privées. Une réactivité particulière est requise, ainsi que la capacité à gérer plusieurs dossiers en parallèle et à prioriser. Disponibilité et contraintes horaires : l'organisation d'événements peut impliquer des dépassements horaires en soirée ou ponctuellement le samedi ou le dimanche.

Mission

Soutien à l'organisation d'événements à caractère scientifique ou professionnel.

Missions

• Conseil aux organisateurs sur le montage global de l’évènement
• Assurer l'interface avec les clients et partenaires
• Aide au choix du lieu et organisation de visites techniques
• Coordination des services internes impliqués (audiovisuel, sécurité, services généraux de proximité, informatique)
• Coordination des prestataires (sécurité, traiteurs, nettoyage, technique)
• Gestion des aspects opérationnels : réservation de locaux, mise à disposition de matériel ou mobilier, création et installation de signalétiques
• Respecter et faire respecter la mise en application des règles d'hygiène et de sécurité - Participation à l'amélioration des procédures internes et au respect des règles d'hygiène et sécurité applicables aux ERP

Gestion administrative et financière

• Suivi administratif des dossiers
• Elaboration des devis clients
• Participation à l'élaboration et l'actualisation de documents liés à l'activité du service

Activités principales

• Domaine d’activité 1
• Conseiller les organisateurs sur le montage global de l’évènement
• Aider au choix du lieu et organisation de visites techniques
• Domaine d’activité 2
• Assurer la coordination des services internes impliqués (audiovisuel, sécurité, services généraux de proximité, informatique) et des prestataires (sécurité, traiteurs, nettoyage, technique)
• Gérer les aspects opérationnels : réservation de locaux, mise à disposition de matériel ou mobilier, création et installation de signalétiques
• Participer à l’amélioration des procédures internes et au respect des règles d’hygiène et sécurité applicables aux établissements recevant du public (ERP)…
• Domaine d’activité 3
• Assurer le suivi administratif des dossiers
• Élaborer des devis

Profil

• Rigueur et fiabilité
• Sens de l’organisation
• Capacité à travailler en autonomie et à partager les informations en équipe
• Fortes qualités relationnelles
• Usage de l’anglais serait une compétence appréciée

☒ Une 1ère expérience dans la coordination événementielle de 1 an serait un plus.

Plus D'informations

Basé à Talence - accès tram B (arrêt Peixotto) bus, vélo.

Rémunération mensuelle brute entre 2 002 € et 2 229 € selon profil et expérience et selon grilles des agents contractuels Université de Bordeaux (primes contractuelle et de fonction incluses).

Avantages Liés Au Poste

• Forfait de congés annuels dès la première année
• Prise en charge à 75% de l’abonnement aux transports en commun de Gironde
• Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois
• Restauration subventionnée
• Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels
• Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail
• Parcours d’accueil et formations

Processus de recrutement : après la période de publication de l’annonce, nous prendrons contact avec les candidats retenus pour un entretien organisé avec le(s) manager(s) et le chargé de recrutement.

Conseil : votre lettre de motivation est lue et nous apporte des éléments complémentaires à votre CV !

Référence de l'offre : to8ubv39gz