Gestionnaire du courrier (H/F)

Ac/Cab; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Ac/Cab recherche un agent chargé de la gestion du courrier destiné à la Ministre ou à son Directeur de Cabinet, incluant réception, enregistrement et suivi, selon les procédures en vigueur.

Vous analyserez et instruirez les courriers via Maarch, assurerez la traçabilité, et préparerez les parapheurs et les projets de réponse conformes à la charte ministérielle. Poste ouvert aux agents en situation de handicap et basé à Paris.

Qualifications

• Disponible et réactif, avec sens des priorités.
• Esprit d’équipe et bonnes relations humaines.
• Discrétion et confidentialité requises.
• Aptitude à l’analyse de documents.
• Organisation et rigueur, adaptation rapide.

Responsabilités

• Gérer l’ouverture et le suivi du courrier destiné à la Ministre ou au Directeur de Cabinet.
• Analyser et instruire les courriers dans Maarch, vérifier lisibilité et entrer les données.
• Assurer traçabilité des courriers enregistrés dans Maarch.
• Rédiger les projets de réponse selon la charte ministérielle et les règles typographiques.
• Préparer et valider les parapheurs et les circuits de validation jusqu’à signature.
• Numériser et expédier les courriers signés, clôturer les dossiers.
• Transmettre les dossiers aux services rédacteurs et accompagner les utilisateurs du logiciel.
• Assurer formation et assistance fonctionnelle au Cabinet sur le logiciel dédié.

Connaissances

Disponible et réactif

Sens des priorités

Esprit d'équipe

Sens des relations humaines

Discrétion et confidentialité

Outils

Maarch

Description du poste

Assurer la gestion (réception, enregistrement et suivi) des courriers adressés au/à la Ministre ou son Directeur de Cabinet, et des projets de réponse (élus, institutions, organisations et particuliers) dans le respect des règles de forme et des procédures de traitement en vigueur.

DESCRIPTION DES MISSIONS:

• Assurer une permanence pour l’ouverture du courrier adressé au/à la Ministre ou son Directeur de Cabinet, pour la gestion des courriers d’initiative du Cabinet et le traitement des demandes de mise en parapheur prioritaire,
• Analyser et instruire les courriers dans le logiciel dédié (Maarch): effectuer une recherche préalable de précédents, procéder à la numérisation en s’assurant de la qualité de lecture en ligne, enregistrer conformément à l’analyse les données du courrier afin d’en faciliter la traçabilité et le suivi.
• Assurer la traçabilité et le suivi de tous les courriers enregistrés dans le logiciel dédié (Maarch) ,
• Mettre en forme les projets de réponse des directions et les projets de courrier en accord avec la charte ministérielle, les règles typographiques et les formules validées par le Cabinet,
• Préparer les parapheurs papier en veillant à la complétude et la lisibilité du dossier ainsi qu’à la définition du circuit de validation (feuille de route des visas) jusqu’à la signature,
• Numériser les courriers signés, les expédier par voie postale et clôturer ou mettre à jour pour traitement le dossier dans le logiciel dédié
• Transmettre aux services rédacteurs (Cabinet, Bureau du cabinet, Directions d’administration centrale) les fonds de dossiers clôturés ou à traiter,
• Accompagner les utilisateurs, notamment au Cabinet, dans le fonctionnement du logiciel dédié en apportant des conseils d’utilisation et une assistance fonctionnelle.

CHAMP RELATIONNEL:

Correspondants des directions d’administration centrale, personnels du Bureau du cabinet et secrétariats des membres du Cabinet.

Conditions particulières d'exercice

Poste ouvert aux agents en situation de handicap

Profil recherché

SAVOIRS:

• Être disponible et réactif*
• Avoir le sens des priorités
• Faire preuve d’esprit d’équipe
• Avoir le sens des relations humaines
• Discrétion et confidentialité requise

SAVOIR-FAIRE:

• Aptitude à l’analyse de documents
• Capacité à identifier la nature d’un dossier et à y appliquer la procédure de traitement correspondante
• Savoir travailler en équipe
• Être organisé et rigoureux
• Savoir s’adapter rapidement aux évolutions de procédure
• Forte maîtrise des outils de bureautique
• Une première expérience sur un logiciel issu de Maarch serait un plus
• Connaissances en gestion de l’information
• Intérêt pour les politiques publiques portées par le ministère

Présentation de Ac/Cab

Bureau du Cabinet
78 rue de Varenne
75007 PARIS

Descriptif du service

Le bureau du cabinet est une structure de l’administration centrale rattachée directement au cabinet du/de la Ministre. Il est chargé de la gestion des moyens humains, financiers, informatiques et logistiques du cabinet ministériel et des équipes qui travaillent à son service. Il appuie et assure le fonctionnement du cabinet ministériel dans toutes ses dimensions.
Au sein du bureau du cabinet, le secteur de la correspondance et des publications, composé de quatre missions qui ont vocation à enregistrer et distribuer le courrier et les questions écrites des parlementaires auprès des entités rédactrices (Mission Courrier/QE) , à proposer, sur commande du cabinet, des projets de réponses au courrier et questions écrites, notamment (Pool commun des rédacteurs) , à constituer les parapheurs portant signature des textes réglementaires (Mission des Textes) , et à identifier et constituer les promotions dans l’Ordre du Mérite agricole et les ordres nationaux (Mission des distinctions honorifiques) .