Gestionnaire des formations paramédicales H / F

Université Paris Saclay; Le Kremlin-Bicêtre; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une grande université française recherche un gestionnaire pour assurer l'accueil et le suivi administratif d'un portefeuille de 900 étudiants dans les formations paramédicales. Vous serez responsable de la gestion des inscriptions, de l’organisation des évaluations, et du soutien logistique. Le poste requiert une bonne maîtrise des outils bureautiques, une capacité à travailler en équipe et des qualités relationnelles. Un environnement de travail dynamique et collaboratif vous attend.

Prestations

Activités culturelles et sportives

Possibilités de restauration

Accompagnement au développement professionnel

Qualifications

• Connaissances générales de l’organisation et du fonctionnement de la structure.
• Notions de la réglementation en vigueur relative à l’enseignement supérieur.
• Gérer la confidentialité des informations et des données.

Responsabilités

• Accueillir, informer et orienter les étudiants.
• Gérer le courrier et la messagerie.
• Encadrer les opérations d’inscription administrative.

Connaissances

Techniques de communication

Maîtriser les outils bureautiques

Savoir faire face aux urgences

Qualités relationnelles

Outils

eCampus

Teams

Description du poste

Entreprise

Née de la volonté conjuguée d’universités, de grandes écoles et d’organismes de recherche, l’Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s’exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l’Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l\'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l’esprit critique, l’agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L’Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l\'Université Paris-Saclay bénéficie d’une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations…

Site web : https://www.universite-paris-saclay.fr/fr

Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

• De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l’Université Paris-Saclay.
• Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
• Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
• Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

Poste

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Au sein du Département Universitaire de Formation en Sciences Infirmières et sous la responsabilité de la coordinatrice administrative et pédagogique des formations paramédicales, le / la gestionnaire assure l’accueil, la gestion administrative et le suivi pédagogique d’un portefeuille de 900 étudiants / étudiantes (manipulateur en électroradiologie médicale, masseurs-kinésithérapeutes et podologues) en coordination avec nos instituts partenaires au sein d’une équipe composée de trois gestionnaires. Il / Elle apporte une assistance technique et logistique en collaboration avec les autres services de la Faculté lorsque cela s’avère nécessaire.

Le Département met en place depuis 2014 et assure l’universitarisation des formations paramédicales en participant, notamment, à la construction de programmes d’enseignement et d’évaluation destinés aux étudiants infirmiers diplômés d’état en partenariat avec sept IFSI, aux masseurs-kinésithérapeutes en coordination avec deux IFMK, aux étudiants en manipulation en électroradiologie médicale avec un IFMEM partenaire et aux élèves en pédicurie-podologie en partenariat avec l’Institut National de Podologie.

Les différents instituts sont rattachés à l’Université Paris-Saclay via une convention de partenariat tripartite (Université-Instituts et Conseil Régional d’Ile-de- France).

Missions générales de l’agent

• Accueillir, informer et orienter les étudiants / étudiantes et intervenants, rôle de conseil
• Gérer le courrier et la messagerie
• Encadrer, suivre et gérer les opérations d’inscription administrative à l’Université (900 étudiants)
• Analyser et corriger les données de la base Apogée
• Élaborer des supports écrits et modes opératoires en collaboration avec les équipes
• Alimenter des tableaux de bord et extraction de données
• Gérer les agendas et contrôler les échéances
• Apporter un soutien logistique à l’organisation des enseignements, réunions et examens
• Préparer les évaluations, concevoir et gérer les supports numériques, planifier les corrections, extraire et analyser les statistiques
• Paramétrer les évaluations en distanciel sur les plateformes docimologiques eCampus, Théia…
• Gérer les espaces de cours sur eCampus
• Éditer et envoyer les attestations de réussite
• Organisation d’événements et manifestations (Journée Portes Ouvertes, Cérémonie de Remise de diplômes, amphi de rentrée, forum des formations paramédicales…)

Missions spécifiques de l’agent :

• Référente administrative et pédagogique pour les étudiants / étudiantes kinésithérapeutes, manipulateurs radio et podologues (900 étudiants / étudiantes)
• Enregistrement des cours des UE mutualisées via Teams (présence de l’agent requise)
• Élaborer le planning de cours pour les étudiants MEM
• Organisation et suivi des évaluations sur tablettes (plateforme Théia et sur ecampus)
• Organisation des réunions et instances en lien avec ses formations

Profil recherché

Connaissance, savoir :

• Connaissances générales de l’organisation et du fonctionnement de la structure et de son environnement
• Notions de la réglementation en vigueur et des dispositifs relatifs à l’enseignement supérieur
• Techniques de communication
• Connaissance générale des techniques de gestion administrative

Savoir-faire :

• Maîtriser les outils bureautiques et applications pédagogiques spécifiques à l’activité
• Hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
• Savoir faire face aux urgences et / ou pics d’activité
• Gérer la confidentialité des informations et des données
• Savoir rendre compte
• Mettre en œuvre une démarche qualité dans le cadre d’une amélioration continue des pratiques
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles

Savoir-être :

• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation
• Capacité à travailler en équipe et en autonomie
• Capacité à hiérarchiser les priorités
• Qualités relationnelles, discrétion et réactivité
• Disponibilité, méthodologie et rigueur
• Prise d’initiatives, force de proposition