Gestionnaire des examens - F/H

Aix-Marseille Université; Marseille; Hybrid; EUR 21,000 - 27,000; Full time

Benefits offered by this job

Télétravail possible

Semaine en 4j ou 4,5j

Congés jusqu'à 50 jours la première an

Prime mensuelle et annuelle

Job summary

Aix-Marseille Université (AMU) recrute pour le service des examens un agent administratif. Vous participerez à la planification, à l’organisation et à la correction des examens, avec saisie des notes et publication des résultats sur l’espace numérique.

Le poste implique des horaires évolutifs, un travail en équipe et le respect strict des règles de confidentialité, sur les sites Timone et Nord à Marseille.

Qualifications

• Expérience en accueil et gestion administrative.
• Maîtrise du Pack Office et des outils de bureautique.
• Rigueur, organisation et confidentialité.

Responsibilities

• Préparer les documents pour examens et concours.
• Rédiger et transmettre les convocations et PV.
• Répartir et classer les documents par salle et épreuve.
• Encoder les notes et vérifier les documents scolaires.
• Contribuer à l’organisation des jurys et publications.

Skills

Accueil téléphonique

Rédaction de documents

Pack Office

Organisation et planification

Savoir-faire documentation

Tools

TELEMOS

APOGEE

Job description

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels,

122structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.

5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

Contexte du poste:

Le service des examens organise l’ensemble des concours et examens de la Facultédes Sciences Médicales et Paramédicales :500 examens – 20 diplômes – 18000 étudiants environ

L’agent·e sera dans un service composé de 10 personnes

Il/elle interviendra sur les sites suivants:

Site Timone: 27 Bd Jean Moulin, 13005 Marseille

Site Nord: 51 Bd Pierre Dramard, 13015 Marseille

Ce poste entraine des contraintes de présence à certains moments de l’année, ce qui implique des horaires évolutifs et adaptés au besoin (planning défini à l’avance). Il nécessite également de respecter rigoureusement les règles de confidentialité

Le régime horaire est de 37h30 par semaine

MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES:

Le service des examens gère la planification et l’organisation des examens jusqu’à la publication des résultats.

Activités principales

Préparation des examens et concours

Participer à l’élaboration des calendriers des concours et examens avec les services

Recenser les sujets et les vérifier

Préparer les documents pour les examens (PV, émargements, …)

S’assurer de la conformité des informations retranscrites dans le sujet avec le document transmis par les enseignants et mettre en ligne les sujets pour les épreuves qui ont lieu sur tablette (outil THEIA)

Organisation des examens

Préparer les supports des examens écrits (copies d’examen, grille QCM…) et oraux (sujets, grilles de correction…)

Réaliser et envoyer les convocations aux enseignants

Imprimer et mettre sous pli les sujets

Répartir les différents documents par amphi

Pointer les copies et les trier à la fin de chaque épreuve

Classer les différents documents des épreuves (copies, PV …)

Correction des examens

Assister le chef de service dans les opérations suivantes:

Corriger les QCM à l’aide d’un lecteur optiqueen utilisant le logiciel TELEMOS

Saisir les notes dans APOGEE (application métier)

Vérifier les PV avant jurys: vérifications des notes (extraction EXCEL de l’application métier APOGEE) avec les textes règlementaires (coef, moyenne, bonus)

Organisation des jurys et publication des résultats

Participer à l’organisation des jurys (réservations de salles, convocations…) et mettre en forme les différents documents (PV…)

Saisir les décisions du jury; remettre en forme les PV et les relevés de notes

Publier les résultats sur l’espace numérique

Positionnement hiérarchique

sous l’autorité hiérarchique directe du chef du service des examens.

Sujétions particulières:

Conduite de projet: non

Connaissances et savoirs:

Environnement et réseaux professionnels

Techniques d'élaboration de documents

Techniques d'accueil téléphonique et physique

Maîtrise du Pack Office (WORD et EXCEL niveau intermédiaire)

Techniques de communication

Savoir-faire :

Accueillir et prendre des messages

Vérifier, enregistrer et classer les documents

Rédiger des courriers ou des documents

Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

Utiliser les outils bureautiques

Savoir-faire de preuve d’adaptabilité

Savoir-être:

Méticulosité et rigueur

Sens de l’organisation

Sens de la confidentialité

Sens du travail en équipe

Savoir rendre compte

Un processus de recrutementfluide et transparent :

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé:

• Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible: deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager: Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j
• Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)
• Une prime mensuelleet annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires
• Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap
• La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable
• La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail
• Un accès à des prestations dans différents domaines: loisir, sport, culture et social