Gestionnaire de soutenances de thèse H/F

Université Jean Moulin Lyon 3; Lyon; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution académique recherche un coordonnateur pour organiser les soutenances de thèse et gérer la diplomation. Le candidat devra faire preuve de rigueur, d'organisation, et posséder une excellente maîtrise du français. Ce poste offre un contrat de 12 mois renouvelable avec 1940€ brut par mois, situé à Lyon, France.

Prestations

51 jours de congés par an

Télétravail possible jusqu’à 2,5 jours par semaine

Restauration sur place

Parking gratuit sur site

Participations aux abonnements de transport

Qualifications

• Maîtrise de la langue française est essentielle.
• Expérience dans l'organisation de documents administratifs appréciée.
• Capacité à travailler de manière autonome et en équipe.

Responsabilités

• Organiser les soutenances de thèse et assurer leur bon déroulement.
• Gérer la diplomation et la délivrance des diplômes.
• Assister aux activités administratives du pôle.

Connaissances

Rigueur

Sens de l’organisation

Maîtrise de la langue française

Qualités rédactionnelles

Esprit analytique

Gestion du temps

Pratique des outils bureautiques numériques

Description du poste

Contexte et missions principales :

La Direction de la Recherche et des études doctorales (DRED) a pour mission d'accompagner l’élaboration et la mise en œuvre de la politique de recherche de l’Université Jean Moulin Lyon 3 ainsi que les activités de recherche et notamment les études doctorales. Elle est l’interlocuteur principal des chercheurs et chercheuses, des directeurs et des directrices d’unités de recherche et d’Écoles doctorales.

Sous la supervision du responsable de pôle, en lien avec les écoles doctorales, et la chargée de mission aux études doctorales et les bibliothèques universitaires :

Organisation des soutenances de thèse

• Accueillir, renseigner, accompagner les doctorants et les directeurs de thèse
• Gérer le courrier, la messagerie
• Traiter les dossiers de demande de soutenance et en vérifier la régularité juridique, administrative et financière
• Gérer la réservation des salles
• Assurer le suivi des différentes étapes de l’organisation des soutenances
• Organiser, alimenter, mettre à jour les bases de données (bases de données internes, plateformes Step et Star, ADUM, SCOLINS), participer à l’analyse statistique en réalisant des extractions
• Mettre en place et alimenter des outils de planification et de suivi, et s’assurer du respect des échéances
• Publier les soutenances de thèse et de HDR sur le site web de l'université
• Préparer et lancer les soutenances de thèse (gestion de l’affichage, préparation des documents de délibération, paramétrage et lancement des visioconférences le cas échéant, réception et information du jury)
• Assurer le traitement des délibérations: attestations de réussite, second dépôt le cas échéant, rapport de soutenance, implémenter les bases de données
• Procéder à l’enregistrement et à l'archivage des pièces administratives
• Contribuer à l’amélioration des systèmes informatiques et supports d’information associés aux soutenances de thèse.

Gestion de la diplomation

• Vérifier et stabiliser les données
• S’assurer de la conformité des parchemins
• Imprimer les parchemins
• Alimenter les bases de données internes
• Assurer le suivi des signatures des parchemins
• Assurer la délivrance du diplôme

Appui aux activités du pôle

• Contribuer à l’organisation du prix de thèse
• Appui suivant les besoins au traitement des codirections et cotutelles
• Appui suivant les besoins à l’organisation des soutenances des habilitations à diriger des recherches.

Savoir-faire

• Rigueur
• Sens de l’organisation
• Maîtrise de la langue française
• Qualités rédactionnelles
• Esprit analytique et synthétique
• Savoir rendre-compte
• Gestion du temps, savoir anticiper, sens de la planification
• Réactivité et efficacité
• Pratique éprouvée des outils bureautiques numériques (Microsoft Office) et d’internet

Savoir-être

• Savoir travailler en équipe
• Savoir travailler en autonomie
• Sens relationnel développé
• Aisance communicationnelle
• Discrétion (confidentialité)

Service recruteur : Direction de la recherche et des études doctorales

Date de prise de poste : Dès que possible

Temps de travail hebdomadaire : 37h05

Contrat et durée : 12 mois renouvelable

Filière / Grade : Catégorie B

Rémunération mensuelle brute : 1940€ + prime annuelle

Le poste est ouvert aux personnels contractuels

Pourquoi travailler à l'université Jean Moulin Lyon 3 ?

• 51 jours ouvrés de congés par an
• Télétravail jusqu’à 2,5 jours par semaine en fonction des nécessités de service possible après 6 mois d’ancienneté (avec indemnités à hauteur de 2,88 euros par jour télétravaillés, plafonné à 220 euros par an)
• Organisation possible de la semaine (37h05) sur 5 jours ou 4,5 jours
• Un accompagnement personnalisé des parcours professionnels : formation, préparation concours et évolution professionnelle.
• Restauration sur place avec participation financière de l’établissement.
• Emplacement de parking gratuit sur site (voiture + vélo).
• Participation de l’établissement aux abonnements de transport en commun
• Participation de l’établissement à la complémentaire santé
• Nombreuses activités sportives et culturelles organisées sur place pour le personnel (Sports : participation pour accéder à toutes les activités 36€ par an).
• Avantages sociaux : aide périscolaire, chèques vacances, et CESU.

Nous serons plus attentifs aux candidatures avec lettre de motivation