Gestionnaire de scolarité Masters

Université Lumière Lyon 2; Bron; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université française à Bron recherche un Gestionnaire de scolarité pour assurer la liaison entre les responsables pédagogiques et les étudiants. Le candidat idéal doit avoir des connaissances en réglementation de la scolarité, une maîtrise des outils bureautiques et la capacité à travailler de manière autonome. Des compétences en communication et une bonne organisation sont essentielles. Ce poste à temps complet requiert une forte capacité d'adaptation.

Qualifications

• Connaissances des normes administratives essentielles pour le poste.
• Maîtrise des outils bureautiques et des plateformes de candidatures.
• Expérience dans la gestion des dossiers étudiants souhaitée.

Responsabilités

• Accueillir et renseigner les étudiants sur les démarches administratives.
• Organiser les examens et jurys en collaboration avec les responsables pédagogiques.
• Gérer les dossiers de candidatures et les inscriptions des étudiants.

Connaissances

Rigueur

Communication adaptée

Autonomie

Formation

Connaissances de la règlementation liée à la scolarité

Outils

Pack Office

APOGEE

ESUPstage

Description du poste

À propos de nous

Depuis sa création en 1973, l’Université Lumière Lyon 2 porte une vision forte et exigeante de l’Enseignement supérieur et de la Recherche. Elle est animée par un esprit et des valeurs qui font aussi sa marque de fabrique : humaine et humaniste, engagée et solidaire, démocratique et citoyenne. Membre fondateur de la Comue Université de Lyon, l’Université Lumière Lyon 2 accueille sur ses deux principaux campus près de 30 000 étudiants de la Licence au Doctorat.

Mission

L'Université Lumière Lyon 2 recrute un Gestionnaire de scolarité pour l'UFR Temps et Territoires.

Il ou elle assure, sous l’autorité d’un responsable scolarité ou du responsable administratif et financier de composante, la liaison entre les responsables pédagogiques, les étudiants et les enseignants, et réalise des actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures propres au domaine de la scolarité.

Accueillir et Informer

• Accueillir et renseigner
• Communiquer, informer, afficher

Gérer la Scolarité

• Suivre les inscriptions pédagogiques, vérification en lien avec les étudiants
• Contrôler et valider les conventions de stage dans le logiciel ESUPstage et assurer le suivi des signatures des conventions et de la transmission des assurances RC des étudiants
• Diffuser les offres de stages ou d'emplois après validation des responsables pédagogiques
• Suivre et gérer la scolarité des étudiants en mobilité internationale et celles et ceux qui arrivent en échange
• Traiter les demandes de transfert des dossiers de scolarité en relation avec les établissements extérieurs

Organiser les examens et les jurys

• Organiser les examens en collaboration avec les responsables pédagogiques et les autres gestionnaires
• Établir les convocations de soutenances de mémoire en fonction des dates choisies par les enseignants ; rédiger et afficher les tableaux de soutenances
• Récupérer les notes et les saisir, éditer et vérifier les PV de jurys
• Saisir les corrections des jurys, officialiser et communiquer les résultats
• Traitement des diplômes

Gestion des emplois du temps

En relation avec les responsables pédagogiques et les enseignants :

• Établir les emplois du temps en fonction des disponibilités des enseignants, des intervenants extérieurs, et des partenaires
• Transmettre les demandes de salles
• Informer les absences ou changements d’emplois du temps ou de salles

Dossiers de candidatures

• Gérer les dossiers Études en France. Saisir sur APOGÉE les autorisations d’inscriptions et les transmettre aux étudiants
• Examiner les candidatures via E-candidats, Mon Master et les fiches de choix de parcours pour les commissions d’admission, vérifier que les pièces obligatoires soient bien jointes à la candidature ; établir un tableau permettant le suivi des candidatures, informer les avis des commissions
• Établir les autorisations d’inscriptions pour certains candidats

Classer et archiver

• Procéder au classement et à l’archivage des dossiers des étudiants, des copies et des PV de jurys

Profil

Poste de catégorie C ouvert aux titulaires et contractuels

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires

• Connaissances de la règlementation liée à la scolarité
• Connaissances des normes administratives

Savoirs sur l’environnement professionnel

• Connaissance de l’enseignement supérieur
• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement de l’université et de ses composantes

Savoir-faire

• Maitrise des outils bureautiques et de communication : Pack office, APPLIS, intranet, Outlook, BUL
• Maitrise des applications et plateforme de candidatures : APOGEE, ADE Campus, Etudes en France, ESUPstage, e-candidat, IP WEB, Mon Master

Comportements attendus

• Rigueur et organisation
• Communication adaptée aux contextes et interlocuteurs
• Discrétion professionnelle, Autonomie, polyvalence
• Écoute, adaptation et réactivité aux demandes selon leur priorité
• Travail collaboratif

Spécificités du poste

• Diversité des tâches confiées en scolarité
• Partage des formations sur les 2 campus et avec les établissements partenaires (planning, cours)
• Calendrier de gestion avec des échéances qui se chevauchent : priorisation des tâches indispensable

Candidatures (lettre de motivation et CV) à adresser au plus tard le 8 novembre 2025

Poste à pourvoir le 01/12/2025

Poste à temps complet 100% (37h30 par semaine)

Poste De Catégorie C

• ouvert aux titulaires de la fonction publique par voie de détachement ou de mutation
• ouvert aux non titulaires dans le cadre d'un CDD renouvelable

Référence de l'offre : ycv54puyl8