Gestionnaire de formation

UNIVERSITE PARIS 1 PANTHEON SORBONNE; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université prestigieuse à Paris recherche un(e) gestionnaire administratif(ve) pour informer et suivre les stagiaires de la Formation Continue, assurer la gestion des formations et le respect des procédures. Le candidat idéal doit avoir un diplôme homologué niveau IV, une expérience en gestion administrative, et de bonnes compétences relationnelles. Ce poste est essentiel pour le bon déroulement des formations et l'accompagnement des stagiaires dans leur parcours.

Qualifications

• Diplôme homologué niveau IV requis.
• Expérience dans la gestion administrative souhaitée.
• Aisance relationnelle et sens de l'accueil nécessaire.

Responsabilités

• Informer et suivre les stagiaires sur les démarches administratives.
• Gérer les inscriptions et l'organisation des formations.
• Assurer le bon déroulement et la logistique des formations.

Connaissances

Gestion administratives

Règlementation en matière de Formation Continue

Organisation

Aisance relationnelle

Travail en équipe

Formation

Diplôme homologué niveau IV

Outils

Pack office

FCA Manager

APOGEE

Transition Pro

Messagerie

Description du poste

L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne associe le glorieux héritage du collège fondé par Robert de Sorbon au XIIIe siècle avec un projet pluridisciplinaire novateur. Première université française en sciences humaines et sociales (SHS), elle cultive depuis 1971 un esprit unique qui associe une approche scientifique exigeante et l’ambition de faire émerger de nouveaux savoirs qui transforment le monde.

Implantée sur 25 sites parisiens et franciliens, ouverte sur le monde et l'Europe avec les onze établissements qui composent l'alliance Una Europa, elle accompagne près de 45 000 étudiants par an répartis en 10 unités de formation et de recherche, 4 instituts, 37 unités de recherche ainsi que 10 écoles doctorales et revendique l’un des plus grands réseaux d’alumni du continent. L’université compte 2600 personnels dont 1200 personnels BIATSS et 1400 personnels enseignants. Son budget annuel s’élève à plus de 220 millions d’euros.

Grâce à son exceptionnel éventail de disciplines, elle forme des chercheurs, des enseignants, des professionnels du droit, des cadres pour les entreprises et l’administration, des économistes, des artistes… mais surtout des citoyens critiques qui analysent le monde qui les entoure et imaginent des solutions concrètes face aux nouveaux enjeux de notre société.

L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne est aujourd’hui la grande université française en sciences humaines et sociales, engagée pour replacer l’humain au cœur de l’approche scientifique, pour des sciences plus humaines ainsi que pour une société plus juste et durable. L’université Paris 1 Panthéon-Sorbonne engagée dans plusieurs projets stratégiques : sa Fondation universitaire, la stratégie d’alliance avec Sorbonne Alliance (Paris 1, ESCP Business School, université Sorbonne Nouvelle), le Campus Condorcet, son projet d’Université européenne UNA EUROPA, les projets Sorb’Rising (PIA 4 « Excellences ») et RAMPE (appel à projets ASDESR), la labellisation HRS4R obtenue en 2021.

Conseil et orientation

• Informer, orienter, conseiller et suivre les stagiaires de la Formation Continue sur les démarches administratives liées à la formation
• Informer, orienter et suivre les stagiaires en Apprentissage sur les démarches administratives liées à la formation
• Assurer un accompagnement et un suivi personnalisé du stagiaire durant toute sa scolarité
• Assurer le rôle d'interface entre les différents partenaires : responsable pédagogique, équipe pédagogique, services centraux de l'université, entreprises, organismes financeurs …
• Assurer la diffusion d'informations relatives aux formations en interne avec la personne chargée de la communication.

Gestion administrative

• Assurer le bon déroulement d'une formation offerte aux stagiaires : respecter la campagne de recrutement des stagiaires, assurer et suivre les inscriptions administratives, diffuser et mettre à jour les plannings formations, diffuser les maquettes de diplômes et règlements de contrôle des connaissances (RCC)…
• Assurer la gestion du courrier et de la messagerie
• Assurer la mise à jour des documents liés à la formation : feuilles d'émargement, feuilles de présence, numéros RNCP, CPF…
• Assurer le classement et l'archivage

Gestion scolarité

• Gérer les IP, la saisie des notes, le PV de délibération et la délivrance des diplômes sur APOGEE

Organiser les délibérations

• Assurer la diffusion et le respect des maquettes des diplômes et RCC
• Organiser les rentrées officielles des diplômes avec le/la responsable pédagogique
• Transmettre et récupérer les questionnaires de satisfaction

Gestion financière

• Elaborer les devis et suivre les dossiers de financement individuels, CPF, entreprises, Pole Emploi sur les plateformes dédiées
• Assurer le suivi des mises en paiement
• Assurer l'ingénierie financière du montage des dossiers de financement
• Assurer et suivre le traitement des conventions, des contrats, des prises en charge financière
• Préparer les éléments nécessaires à la mise en paiement des vacataires

Assistance logistique

• Mettre à disposition l'ensemble des moyens pédagogiques (locaux, matériel informatique, reprographie) pour le bon déroulement d'une formation
• Gérer et renseigner la base de données FCA Manager (gestion de la formation continue)
• Participer à l'organisation des réunions, des cérémonies de remise des diplômes et des salons
• Accueillir, lorsque cela est nécessaire, les stagiaires en début de formations

Démarche qualité en continu

• Participer à la mise en place de FCA Manager au sein des composantes
• Référente au sein de FCPS et des composantes des montages de dossier de financement : Compte personnel de formation (Plateforme MonCompteFormation)
• Gérer les plannings des ouvertures de cours à distance
• Appliquer les règles de conservation et de destruction des documents du service des archives de l'université
• Appliquer les innovations dans la fonction tel que l'utilisation des plateformes interactives pour chacune des formations gérées
• Participer aux journées portes ouvertes en présentiel et / ou à distance
• Participer aux groupes de travail destinés à moderniser les procédures internes au service et en relation avec les services centraux (fichiers partages avec la Direction des Affaires Financières, l'Agence Comptable…)
• Assurer la continuité de service lors de l'absence d'un personnel du pôle formation

Se former dans le cadre des évolutions réglementaires de la Formation Tout au Long de la Vie

Diplôme requis

Diplôme homologué niveau IV

Expérience professionnelle

Avoir exercé des fonctions dans les domaines de la gestion administrative

Savoir-faire

• Maitriser les techniques de gestion administratives
• Maîtriser la règlementation et les procédures liées à la gestion de la scolarité
• Connaitre la règlementation en matière de Formation Continue
• Etre organisé.e et rigoureu.x.se
• Avoir une aisance relationnelle et le sens de l'accueil
• Travailler en équipe

Outils spécifiques à l'activité

• Pack office / messagerie
• Base de données et application : FCA Manager – APOGEE - EPI
• Kairos
• Espace des Organismes de Formation (EDOF)
• Transition Pro
• ZOOM