Gestionnaire administrative d'unité H / F

IRD; Montpellier; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution de recherche en santé publique située à Montpellier recherche un gestionnaire administratif pour soutenir les activités liées à la gestion des ressources financières et administratives. Vous travaillerez en étroite collaboration avec une équipe de chercheurs en vérifiant les aspects juridiques et en assurant le suivi logistique des missions, tout en contribuant à la gestion des ressources humaines et à l'élaboration de la stratégie de communication de l'unité.

Qualifications

• Connaître les techniques de gestion administrative.
• Connaître le domaine de la gestion budgétaire et comptable.
• Savoir rédiger et structurer des courriers administratifs.
• Autonomie et discrétion.

Responsabilités

• Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière.
• Engager et suivre des dépenses.
• Organiser et assurer le suivi des missions.
• Participer à la gestion administrative des ressources humaines.

Connaissances

Techniques de gestion administrative

Gestion budgétaire et comptable

Rédaction de courriers administratifs

Travail en collaboration

Formation

Diplôme de niveau 4 en gestion administrative

Outils

SIFAC

SIFAC Web

Description du poste

Travail en équipe - polyvalence - anticipation

La structure que vous allez rejoindre

L’UMR conduit une recherche pluridisciplinaire sur le VIH / SIDA et d’autres maladies infectieuses ayant une importance en Santé Publique. Ses travaux portent sur la recherche clinique et interventionnelle, la recherche en Sciences Sociales, sur l’étude de la diversité génétique des agents infectieux et ses conséquences, ainsi que sur les déterminants de l’émergence et des risques zoonotiques.

Une mission attractive

Sous l'autorité d'Eric Delaporte, directeur de l'unité, et au sein d’une équipe de 2 gestionnaires, vous exécuterez des actes de gestion et des actes administratifs dans les domaines des ressources financières, comptables et matérielles pour les 3 établissements de tutelle de l’unité : IRD, INSERM et Université de Montpellier.

Dans ce cadre, vos activités seront les suivantes :

• Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière.
• Engager et suivre des dépenses (commandes, suivi des factures avec les services d’appui et les fournisseurs) à l’aide des logiciels de gestion des organismes de tutelle de l’unité.
• Organiser et assurer le suivi des missions (France et étranger) en lien avec les services d’appui (visa, réservation de titres de transport,).
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données, renseigner des tableaux de bord.
• Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion.
• Apporter son appui à la gestion des projets.
• Participer à la gestion administrative des ressources humaines de l’Unité.
• Assurer le soutien logistique lors de manifestions (conférences, réunions, séminaires, colloques).
• Accueillir, informer et orienter dans leurs démarches les visiteurs et personnels de l’Unité.
• Contribuer à l'élaboration de la stratégie de communication de l’unité et à sa mise en oeuvre.
• Participer à la diffusion des informations internes et externes pour assurer le bon fonctionnement de l’Unité.

Le profil que nous recherchons

Vous possédez les compétences suivantes :

• Connaître les techniques de gestion administrative.
• Connaître le domaine de la gestion budgétaire et comptable.
• Connaitre la réglementation de base et les procédures des domaines traités (missions, gestion financière).
• Savoir rédiger et structurer des courriers administratifs.
• Savoir informer et rendre compte.
• Savoir travailler en collaboration avec des interlocuteurs internes et externes.

Vous possédez les aptitudes suivantes :

• Qualités d’organisation, de rigueur et de réactivité.
• Capacités pour le travail diversifié.
• Aptitudes à travailler en équipe.
• Capacités rédactionnelle.
• Autonomie et discrétion.

Vous avez un diplôme de niveau 4 en gestion administrative. Une connaissance du logiciel SIFAC ou SIFAC Web serait un plus.