Gestionnaire administratif RH et financier (H / F) (F / H)

MINES Paris - PSL; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une grande école d'ingénieurs à Paris recherche un(e) assistant(e) administratif(ve) pour contribuer à divers processus RH. Ce poste implique l'accueil des ressortissants étrangers, la gestion des congés et le suivi budgétaire. Le candidat idéal doit avoir un diplôme Bac+2 et une expérience dans des missions similaires. Environnement de travail dynamique et inclusif, avec des possibilités de formation et de développement professionnel.

Prestations

Formation

Titre Restaurant

Mutuelle

CESU

Offres vacances

Qualifications

• Expérience administrative dans un environnement similaire.
• Capacité à interagir efficacement avec divers interlocuteurs.
• Connaissance des réglementations en matière de ressources humaines.

Responsabilités

• Piloter le processus d'accueil des ressortissants étrangers.
• Assurer la gestion des droits à congés et du temps de travail.
• Gérer l'exécution du budget de la DRH.

Connaissances

Gestion du process

Utilisation d'outils digitaux

Sens du service

Sens du relationnel

Organisation

Travail en équipe

Réactivité

Formation

Diplôme Bac+2 en RH, administration ou équivalent

Outils

Excel

Description du poste

Environnement et contexte de travail

MINES Paris - PSL forme depuis sa création en 1783 des ingénieurs de très haut niveau capables de résoudre des problèmes complexes dans des champs très variés.

Première école d'ingénieurs en France par son volume de recherche contractuelle, MINES Paris - PSL dispense une importante activité de recherche orientée vers l’industrie. Ses domaines de recherche s’étendent de l'énergétique aux matériaux, en passant par les mathématiques appliquées, les géosciences et les sciences économiques et sociales. L’école d'ingénieurs développe également la création de chaires d’enseignement et de recherche sur des thèmes émergents.

Notre établissement fait partie de l'Université PSL. Située au cœur de Paris, celle-ci fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.

Structure d'accueil

L’Ecole nationale supérieure des Mines de Paris (MINES Paris) est une des plus prestigieuses écoles d’ingénieurs en France et la première école par son volume de recherche orientée vers l’industrie. L’école des Mines de Paris forme des ingénieurs généralistes via une expérience pédagogique innovante et pluridisciplinaire, dans laquelle sciences de l’ingénieur et sciences humaines et sociales sont étroitement liées. Cette double culture est renforcée encore par son appartenance à l’Université PSL, qui se positionne dans le top 50 des classements internationaux, et qui constitue une véritable opportunité d’enrichissement des parcours.

Mines Paris est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel (EPSCP), placé sous la tutelle du ministère de l’économie, des finances et de la souveraineté industrielle et numérique.

Missions

Activités principales

Votre environnement :

Rejoignez l’équipe de la DRH de l’École des Mines de Paris !

La DRH (15 agents) recrute pour l’ensemble des métiers de l’École et gère environ 500 agents et 100 doctorants. Elle est composée de cinq pôles, «Recrutement et parcours professionnel», «Gestion administrative et formation», «Masse salariale», «Dialogue social» et «Paie»

En nous rejoignant vous intégrerez le Pôle Gestion Administrative et Formation, où vous assurerez des missions de nature administrative en binôme et une mission de nature budgétaire. Vous exercerez en lien avec les collègues d’autres pôles ou service.

Votre challenge et vos missions :

1°) Vous pilotez le processus lié à l’accueil des ressortissants étrangers

Pour ce faire, vous avez à :

• Constituer un dossier visant à faire vérifier la possibilité d’accès des candidats en zones à régime restrictif (ZRR)
• Délivrer une convention d'accueil (Cerfa) aux chercheurs étrangers
• Demander une autorisation de travail en vue du recrutement d’un ressortissant étranger (non chercheur)
• Vérifier la validité de la carte de séjour
• Procéder à l’inscription à la CPAM

2°) Vous assurez la gestion des droits à congés / du temps de travail (application Ohris)

Vos responsabilités incluent :

• Informer et conseiller les agents et managers sur leurs droits à congés, le temps de travail, les autorisations d'absence
• Suivre la réalisation des heures supplémentaires, vérifier la complétude de la demande et soit saisir le repos compensateur dans Ohris soit vérifier la demande d’indemnisation
• Participer à la campagne CET (campagne, saisie dans Ohris, gestion de l'indemnisation, jusqu’à la transmission aux services payeurs)
• Suivre les agents déclarés grévistes
• Gérer les demandes d'autorisation de cumul d'activité

3) Vous êtes en charge du bon déroulement de l’exécution du budget de la DRH, vous utiliserez le logiciel SIREPA.

Cela se traduit par :

• Collecter les pièces justificatives nécessaires aux opérations en dépense
• Réaliser les opérations en ce sens dans SIREPA (saisine du bon de commande, faire le «service» fait).

Profil du candidat

Savoirs et compétences attendus

Parlons de vous!...

Votre priorité est d’apporter une expérience fluide et positive aux managers de l’École ?

Vous avez envie de découvrir la richesse des métiers et activités de Mines Paris-PSL au sein d’une équipe solide qui se réorganise pour accueillir un SIRH en 2027?

Vous disposez d’un diplôme Bac+2 en RH, administration ou équivalent ou, et avez de l'expérience sur :

• Gérer le process
• Utiliser les outils digitaux
• Apporter des réponses et solutions aux managers

Interagir avec des interlocuteurs multiples

Votre réactivité, rigueur, sens de l’adaptation et votre dynamisme sont des atouts que l’on vous reconnait? Alors ce poste est fait pour vous!

Le mot de l’équipe :

Nous rejoindre, c’est contribuer activement à l’image de Mines Paris-PSL et à l’accompagnement des agents. C’est également évoluer dans une équipe dynamique, proactive, dans un cadre stimulant, où les idées sont encouragées.

Vous contribuerez à la lisibilité de l’offre de service de la DRH en veillant à la continuité de la qualité du service apportée, en particulier auprès des centres de recherche. Membre du Pôle Gestion administrative, vous participe aux réflexions, actions, et projets permettant d’améliorer la qualité et la lisibilité du Pôle.

Nous nous engageons pour un développement des compétences en continu - parcours de formation et communautés internes; un environnement inclusif, bienveillant et respectant l’équilibre des collaborateurs.

Un plus :

Un plus : Nous sommes basés en plein cœur de Paris, l’Ecole jouxte le Jardin du Luxembourg!

Des avantages tels que : Formation, Titre Restaurant, Mutuelle, CESU, offres vacances etc

Pour ce poste, les principales compétences recherchées sont :

Savoirs et savoir-faire :

• Savoir appliquer la réglementation
• Savoir s’organiser
• Savoir travailler en équipe et sens du service
• Savoir utiliser Excel et les outils numériques

Savoir-être :

• Avoir le sens du relationnel
• Savoir s’adapter
• Avoir une communication adaptée et faire preuve de pédagogie
• Avoir le sens de la confidentialité

Un plus :

Capacité d’adaptation et goût pour l’amélioration continue - Savoir effectuer, savoir repérer les dysfonctionnements pour optimiser le résultat …

Et de nous ! Travailler à Mines Paris, c’est aussi :

Rejoindre une institution prestigieuse et chargée d’histoire

• Être acteur de la transition numérique et de la transition vers la neutralité carbone pour faire face à l’urgence climatique
• Appartenir à un établissement de l’Université PSL, 34ème au classement mondial de Shanghai

Mines Paris - PSL s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion via un processus de recrutement ouvert et transparent. Mines Paris - PSL s’engage également dans l’insertion professionnelle et au développement de carrière des personnes en situation de handicap.

Diplôme et expérience professionnelle

Bac+1 / Bac+2