Gestionnaire administratif - H/F

Centre Hospitalier de Carcassonne; Carcassonne; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement de santé à Carcassonne recherche un adjoint des cadres pour superviser la gestion administrative et la comptabilité. Le candidat idéal doit posséder un diplôme pertinent ou une expérience significative. Il sera responsable de la gestion de la facturation et des litiges, ainsi que du suivi du budget d’exploitation. Le poste est à temps plein, avec des possibilités de télétravail.

Prestations

Conditions de travail flexible

Véhicule de service possible

Qualifications

• Connaissance des règles de comptabilité publique souhaitée.
• Maîtriser PowerPoint et outils informatiques.
• Bonnes compétences en communication et transmission d’informations.

Responsabilités

• Gestion de la facturation et des litiges avec les membres.
• Suivi du budget d’exploitation et des écarts entre réalisé et prévisionnel.
• Participation à des études collaboratives et pluridisciplinaires.

Connaissances

Bureautique

Accueil téléphonique

Gestion administrative

Organisation

Communication

Formation

BAC+3 ou expérience significative

Outils

Pack Office

ERP SAP

Description du poste

Overview

Description et contexte du poste : Adjoint des cadres – Gestion administrative au sein du GCS GAPM Groupement Audois De Prestations Mutualisées.

Intitulé du poste

Adjoint des cadres – Gestion administrative

Catégorie professionnelle

Peuvent postuler: CDI ou statut de titulaire de la FPH; Agent de catégorie B / Filière Administration; Détachement; Mutation

Famille / Spécialité professionnelle / Métier

Famille : MANAGEMENT, GESTION ET AIDE A LA DECISION; Sous-famille : AGENT DE GESTION ADMINISTRATIVE; Code métier : 45S20

Unité Fonctionnelle et Pôle

Unité: 1032 - Administration; Pôle: 1032 - Administration

Localisation

Plateforme Médico-Logistique – 1820 chemin de la Madeleine – Montredon, 11000 Carcassonne

Lieux d’intervention

Plateforme médico-logistique – Bureau au 1er étage Administration/Direction. Déplacements possibles sur les sites des établissements membres du GCS.

Présentation de l’entité et du service d’affectation

Entité d’affectation: GCS GAPM Groupement Audois De Prestations Mutualisées. Groupement de Coopération Sanitaire, de droit public. Prestations intellectuelles et matérielles logistiques et pharmaceutiques pour plus de 40 établissements du département de l’Aude. Chiffre d’affaires annuel autour de 44 M€. Présenté comme modèle par la Cour des Comptes (rapport du 6 mai 2025).)

Nos activités: Logistique pharmaceutique; Unité de production alimentaire; Liaison froide; Buffet et Food Truck; Unité de production textile; Logistique hôtelière et alimentaire; Transport; Prestations intellectuelles. Nos valeurs: service public, coopération, valorisation des politiques territoriales. Service d’affectation: Administration générale.

Description synthétique du poste

Placé sous l’autorité du Responsable Administratif et Financier et du Directeur Général. L’adjoint des cadres intervient dans le processus comptable du GCS GAPM : gestion de la facturation et des litiges avec les membres, fixation des tarifs de ventes, suivi des indicateurs d’activité, contrôle de gestion interne et tenue des écritures en comptabilité générale et analytique. Travail avec les responsables de process pour récupération des données de facturation. Interlocuteur privilégié des établissements membres en cas de litiges. Participation aux instances internes et externes (comité encadrement, CSE, groupe de travail, assemblée générale, directoire). Participation à des études collaboratives et pluri disciplinaires liées à l’analyse de gestion et aux projets.

Missions principales

Activités déclinées en tâches :

• Traitement de la facturation à destination des membres (toutes les phases comptables, hors encaissements) des prestations consommées et retracées par les logiciels métiers.
• Identification et gestion des litiges avec les membres; traitement des rejets sur CHORUS; suivi et gestion des litiges éventuels.
• Mise à jour des tarifs de prestations en fonction des délibérations et de l’évolution des prix unitaires.
• Gestion du Portail Automatisé Dématérialisé (catalogue de vente).
• Suivi du budget d’exploitation et des écarts entre réalisé et prévisionnel.
• Suivi des indicateurs d’activités et tableaux de bord ; optimisation des facteurs de production.
• Enregistrement et suivi de la comptabilité analytique à partir de la comptabilité générale; participation au contrôle de gestion.
• Participation active à la dynamique du GAPM et propositions d’actions d’optimisation.

Missions annexes

• Assistance à l’élaboration du budget initial et des décisions modificatives; participation à la clôture de l’exercice.
• Intégration de la comptabilité (y compris analytique) dans le système d’information.
• Polyvalence sur des tâches administratives ponctuelles; conception et adaptation de procédures et modes opératoires.
• Remplacement du responsable des commandes du service technique de maintenance et hors stock en son absence.
• Assistance aux réunions du comité d’encadrement; correction de blocages et paramétrage dans l’ERP.
• Organisation des salles de réunion et accueil des participants.

Liaisons fonctionnelles

• Responsables process; représentants des établissements membres; clients; agence comptable; relations internes et externes.

Liens hiérarchiques

• Directeur Général et Administrateur du GAPM; Responsable Administratif et Financier.

Qualités, Connaissances et Compétences requises

Connaissances

• Bureautique; Accueil téléphonique; Classement et archivage; Communication / relation interprocess; Gestion administrative; Organisation et fonctionnement interne; TIC (Technologies de l’Information et de la Communication).

Savoirs-faire

• Accueillir et orienter; Evaluer la pertinence des données; Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations; Organiser et classer des données; Travailler en équipe / réseau; Utiliser les outils bureautiques/TIC.

Savoirs-être

• Organisation, rigueur et méthode; Sens de l’initiative et des priorités; Sens du service et discrétion; Travail en équipe; Gestion du stress; Rigueur; Implication; Exemplaire.

Profil

Pré-requis obligatoires: Formation assistant de gestion et organisationnelle; Diplôme BAC+3 ou expérience significative.

Pré-requis souhaités: Connaissance des règles de comptabilité publique; Maîtriser PowerPoint, outils informatiques et requêtage.

Aptitudes recherchées:

• Bonnes compétences en communication et transmission d’informations;
• Intelligence relationnelle, agilité et capacité d’adaptation;
• Sens du service et discrétion;
• Gestion des priorités et anticipation.

Conditions d’exercice

• Poste à temps plein; rythme 7h40/jour (9h-16h40), du lundi au vendredi, avec nécessité de service; travail en journée continue et en binôme.
• Environnement de bureau indépendant, moyens informatiques et téléphoniques; véhicule de service possible pour déplacements.
• Autres: télétravail possible sous réserve du respect de la charte; QVT développée; logiciels utilisés: Pack Office (Excel intermédiaire), Business Objects (BO), ERP SAP.

Profil recherché (résumé)

Pré-requis obligatoires et aptitudes/compétences similaires à ceux indiqués ci-dessus. Diplôme BAC+3 ou expérience; connaissance des règles de comptabilité publique souhaitée; maîtriser PowerPoint et outils informatiques; aptitudes en communication, relationnel, discrétion et organisation.