Gestionnaire administratif et pédagogique des formations en appr. (H/F)

UNIVERSITE PARIS XIII.PARIS-NORD; Villetaneuse; Sur place; EUR 28 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université française à Villetaneuse recherche un gestionnaire pour des missions administratives et pédagogiques. Le candidat assurera l'accueil des étudiants, la gestion des documents et l'utilisation des logiciels HYPERPLANNING et APOGEE. Débutants sont acceptés; une disponibilité et rigueur sont indispensables. Ce poste trois est éligible au télétravail, hors accueil public.

Qualifications

• Débutant accepté, autonomie et rigueur demandées.
• Compétences en gestion administrative et techniques de communication requises.

Responsabilités

• Réaliser des opérations de gestion courante.
• Accueillir, orienter et accompagner étudiants et enseignants.
• Assurer le traitement et la diffusion d'informations.

Connaissances

Organisation et fonctionnement de l'établissement

Techniques d'accueil téléphonique

Compétences opérationnelles en gestion administrative

Capacité d'écoute

Sens du service public

Outils

HYPERPLANNING

APOGEE

TEAMS

Description du poste

Description du poste

Contexte de travail : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Saint-Denis. Composante / Service : IUT de Saint-Denis / Service Formation Continue et Apprentissage (SFCA). Composition du service (effectifs) : 8. Fonction d'encadrement : non. Rattachement hiérarchique : Responsable adjointe du Service de Formation Continue et de l'Apprentissage (SFCA). Rattachement fonctionnel : Chefs des départements et Directeurs d'études des départements GEA, GIM, GMP, HSE, MP, SGM et TC.

Description du poste : missions et activités

• Gestion administrative :
• Réaliser des opérations de gestion courante.
• Saisir et mettre en forme des documents divers.
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion pédagogique.
• Retranscrire des informations orales et écrites.
• Traiter et diffuser des informations internes et externes sous différentes formes (courriers, courriels, affichage) concernant les formations gérées.
• Assurer le traitement du courrier interne et externe (réception, distribution, envoi, classement, traçabilité, photocopies).
• Classer et archiver les documents.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes.

• Gestion pédagogique :
• Accueillir, orienter et accompagner les étudiants et enseignants.
• Gérer les courriels avec les enseignants et les étudiants.
• Saisir, modifier et compléter les emplois du temps sur le logiciel HYPERPLANNING.
• Assurer la réservation des salles de cours sur le logiciel HYPERPLANNING.
• Gérer le matériel de vidéoprojection.
• Éditer et diffuser les bulletins de notes et les attestations de réussite.
• Préparer les décisions des commissions de validation pédagogique et les jurys : interface avec les enseignants, saisie des notes dans le logiciel APOGEE.
• Préparer et gérer les plannings de soutenance de stage et de rattrapage.
• Gérer les absences justifiées et injustifiées des étudiants.
• Diffuser les informations utiles aux étudiants et aux enseignants.
• Répondre aux sollicitations du SFCA et utiliser les outils spécifiques à l'activité (HYPERPLANNING, APOGEE, TEAMS et les logiciels bureautiques habituels).

Conditions particulières d'exercice / télétravail : disponibilité en fonction de l'activité de l'IUT ; contraintes horaires liées au calendrier de gestion et des enseignements. Missions éligibles au télétravail à l'exception de l'accueil du public et dans la limite de la continuité du service public.

Compétences / Connaissances

• Organisation et fonctionnement de l'établissement.
• Organisation du cursus universitaire français.
• Offre de formation de la composante.
• Techniques de gestion administrative et d'élaboration de documents.
• Techniques d'accueil téléphonique, électronique et physique.
• Culture internet, techniques de communication, environnement et réseaux professionnels.
• Compétences opérationnelles : accueillir les enseignants et les étudiants, rédiger et classer des rapports, utiliser les outils multimédias et bureautiques, mettre en œuvre des procédures et règles, inscrire son activité dans un calendrier complexe, respecter les délais, communiquer et faire preuve de pédagogie.
• Compétences comportementales : capacité d'écoute, sens du relationnel et du travail en équipe, rendre compte à son supérieur, disponibilité lors des pics d'activités, organisation, rigueur et autonomie, sens du service public.

Profil et expérience

• Profil souhaité :

• Expérience : Débutant accepté.

Informations complémentaires

• Secteur d'activité : Enseignement supérieur.

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