Gestionnaire administratif et financier - H/F

Inserm; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un institut public de recherche en santé recherche un assistant pour soutenir la gestion administrative et financière des programmes RIBB et PFMG. Le candidat idéal doit être rigoureux, avoir des connaissances en techniques d’assistanat, et maîtriser des outils bureautiques. Le poste implique des responsabilités variées telles que la gestion du budget et la coordination de projets. Une expérience similaire et un Bac +2 en gestion sont recommandés.

Qualifications

• Expérience dans un poste similaire d’assistant/e en gestion administrative appréciée.
• Connaissances des techniques budgétaires et comptables dans la fonction publique.
• Sens de l’organisation et de la rigueur administrative.

Responsabilités

• Participer au montage budgétaire des programmes.
• Gérer et suivre le budget des programmes.
• Assister les cheffes de projets dans le suivi opérationnel.

Connaissances

Techniques d’assistanat

Connaissances budgétaires générales

Aptitude aux outils informatiques

Maîtrise de l’anglais

Formation

Bac +2 en gestion des entreprises et des administrations

Outils

Word

Excel

Powerpoint

Description du poste

Description entreprise :

L’Inserm est le seul organisme public français entièrement dédié à la recherche biologique, médicale et en santé des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l’ensemble du territoire, regroupés en 12 Délégations Régionales. Notre institut réunit 15 000 chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : améliorer la santé de tous par le progrès des connaissances sur le vivant et sur les maladies, l’innovation dans les traitements et la recherche en santé publique.

Rejoindre l’Inserm, c’est intégrer un institut engagé pour la parité et l’égalité professionnelle, la diversité et l’accompagnement de ses agents en situation de handicap, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien-être au travail, l’Inserm mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.

L'Inserm a reçu en 2016 le label européen HR Excellence in Research et s'est engagé à faire évoluer ses pratiques de recrutement et d'évaluation des chercheurs.

Structure :

L’Institut thématique Technologies pour la santé (TS) coordonne les recherches dans le domaine des technologies indispensables au progrès biomédical sur les plans fondamental et clinique. Il s’inscrit dans une perspective transdisciplinaire, reliant en amont des chercheurs et ingénieurs (mathématiques, physique, chimie, biologie, informatique, électronique, nanotechnologie), et en aval des médecins et des industriels. Parmi ces domaines d’action : l’imagerie, les technologies associées au développement des médicaments, les biotechnologies et la bio-ingénierie, la chirurgie et les autres techniques interventionnelles, les technologies associées à la santé numérique.

Le Réseau des Intégrateurs Biothérapies / Bioproduction (RIBB), piloté par l’Inserm, est un programme de 5 millions d’euros sur 5 ans visant à coordonner et soutenir les 8 intégrateurs labellisés dans le cadre de la stratégie d’accélération « biothérapies et bioproduction de thérapies innovantes ». Il a pour mission de les accompagner dans leur rôle de plateformes technologiques au service des acteurs académiques et industriels, et de faciliter l’industrialisation de leurs innovations.

Le plan France médecine génomique (PFMG) est un plan national piloté par l’Inserm visant à introduire la médecine génomique dans le parcours de soins des patients atteints de maladies rares et de cancers, en articulation étroite entre le soin et la recherche. Grâce au séquençage de leur génome, les patients peuvent bénéficier d’une prise en charge diagnostique et thérapeutique plus personnalisée.

Description du poste :

Mission principale

La personne recrutée assiste les cheffes de projet et la direction des programmes RIBB et PFMG dans les missions d’assistanat, de gestion administrative et financière en lien avec le Pôle Finance de l’AdS. Elle exécute, de manière autonome, des actes de gestion et des actes administratifs courants et leur suivi pour le compte des deux programmes RIBB et PFMG.

Activités principales

Gestion financière :

• Participer au montage budgétaire des programmes
• Assurer la gestion et le suivi budgétaire des programmes
• Organiser des reversements aux intégrateurs
• Réaliser des tableaux de bord, assurer le suivi des indicateurs, produire des bilans et des statistiques
• Procéder aux opérations d’engagement des commandes et de leurs suivis : validation des commandes, vérification du service fait, liquidation des états frais des missions, suivi du paiement des factures, en appliquant les règles et procédures financières et budgétaires de l’Inserm (respect de la politique d’achat et des diverses procédures, soutien à la rédaction de cahier des charges, demande de devis, etc.)
• Classer et archiver les pièces justificatives d’opérations financières et comptables

Gestion administrative :

Assister les cheffes de projets des programmes RIBB et PFMG dans le suivi opérationnel (organisation de réunions, gestion d’agendas, etc.)

Concevoir des tableaux de bord

Aider à la mise en place de colloques ou d’évenements

Assurer le suivi administratif des actions du réseau auprès des intégrateurs biothérapies-bioproduction (contribution à la rédaction de bilans et de rapports)

Organiser et gérer les déplacements dans le cadre des programmes : réservation des transports, hôtels, élaboration des missions et du traitement des états de fraisvia les outils de gestion financière (Notilus, SAFIC+)

Rédaction de notes et de courriers administratifs

Profil recherché : Connaissances

Techniques d’assistanat

Connaissances budgétaires générales

Maîtrise de l’anglais serait un plus

Connaissances des techniques budgétaires et comptables dans la fonction publique

Connaissances en marchés publics

Connaissance des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint, messagerie interne et internet) et aptitude à l'utilisation des outils informatiques

Savoir-faire

Maîtriser les techniques d’assistanat

Qualités rédactionnelles, maîtrise de l’orthographe, de la syntaxe et de la grammaire

Sens de l’organisation et de la rigueur administrative

Savoir planifier et hiérarchiser les tâches selon les contraintes et les échéances

Connaître et savoir utiliser les outils informatiques

Savoir communiquer avec les services internes et externes à l’établissement

Savoir rendre compte de son activité

Compréhension des textes réglementaires et des procédures en vue de leur application

Travail en transversalité

Aptitudes

Aisance relationnelle, sens de la communication et goût pour le travail en équipe

Disponibilité, réactivité et polyvalence

Capacités d’adaptation, dynamisme, rigueur

Discrétion, respect de la confidentialité

Expérience(s) souhaité(s)

Expérience dans un poste similaire d’assistant / e en gestion administrative appréciée

Niveau de diplôme et formation(s)

Bac +2 en gestion des entreprises et des administrations, gestion financière, assistant de direction, assistant de manager

Formation type BTS / DUT / Licence