GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF ET FINANCIER (H/F)

PSL Université Paris; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université prestigieuse à Paris recherche un(e) gestionnaire administratif et financier pour veiller à la gestion des dossiers, optimiser les procédures, et collaborer avec des chercheurs. Le candidat idéal aura une expérience d'au moins un an dans un poste similaire et des compétences en gestion administrative, ainsi qu'un bon niveau d'anglais. Poste à pourvoir en CDD de 12 mois.

Qualifications

• Expérience d’au moins un an sur des fonctions similaires.
• Niveau intermédiaire d'anglais, capable de communiquer avec du personnel anglophone.
• Connaissance des règles et techniques d'administration.

Responsabilités

• Veiller au classement et à l’archivage des dossiers.
• Mettre à jour les procédures de fonctionnement et optimiser les pistes.
• Assurer le suivi des contrats de maintenance.
• Accueillir les nouveaux entrants selon les procédures.

Connaissances

Rigueur

Intégrité

Connaissance des établissements publics

Maîtrise des outils bureautiques

Formation

Gestion, comptabilité, secrétariat

Outils

Logiciel de gestion

Description du poste

GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF ET FINANCIER (H/F) (F/H)

Notre établissement fait partie de l'Université PSL. Située au cœur de Paris, elle fait dialoguer tous les domaines du savoir, de l'innovation et de la création. Classée parmi les 50 premières universités mondiales, elle forme au plus près de la recherche des chercheurs, artistes, ingénieurs, entrepreneurs ou dirigeants conscients de leur responsabilité sociale, individuelle et collective.

Structure d'accueil

L’ESPCI Paris – PSL (École Supérieure de Physique et de Chimie Industrielles de la Ville de Paris) est une école d’ingénieurs généraliste qui forme, depuis 1882, des ingénieurs de rupture, adaptables et créatifs, dotés d’un solide bagage théorique et expérimental, conscients des enjeux de la société.

Elle est intégrée à un centre de recherche reconnu internationalement en physique, chimie et biologie (500 publications par an). Elle est connue pour sa capacité à transformer les connaissances issues de la recherche fondamentale en innovations de rupture (2 brevets par mois, 3 start-ups par an).

Distinguée par 6 Prix Nobel, elle accueille 400 élèves-ingénieurs, 530 chercheurs (dont 250 doctorants et 100 post-doctorants) dans 10 unités mixtes de recherche et environ 100 agents des fonctions support de la recherche et de l’enseignement.

Depuis sa création, l’ESPCI n’a cessé de mobiliser ses forces et compétences au service de sujets sociétaux majeurs et de défendre l’importance de la science au service de la société. L’environnement, la solidarité, la santé, l’accès et l’ouverture au savoir sont des enjeux que l’ESPCI s’est engagée à prendre en compte dans son quotidien tout en contribuant à les faire avancer. L’ESPCI défend l’égalité des chances et promeut la diversité sociale. Elle encourage et valorise l’engagement, notamment associatif, de ses étudiants.

Notre établissement fait partie de l"Université Paris Sciences & Lettres. Numéro 1 du classement mondial des jeunes universités publié par le Times Higher Education, PSL figure aussi dans le top 50 des meilleures universités mondiales (Shanghai, Times Higher Education, QS, CWUR).

L’ESPCI est engagée dans un vaste projet de rénovation de son campus parisien qui fera d’elle un des sites scientifiques les plus modernes de Paris.

Activités principales

Les tâches à réaliser seront réparties en 4 axes :

• Veiller à la tenue, au classement et à l’archivage des dossiers
• Mettre à jour les procédures de fonctionnement du laboratoire et proposer des pistes d’optimisation
• Mettre à jour les indicateurs de suivi des tutelles
• Assurer le suivi des contrats de maintenance et leur renouvellement
• Assurer la tenue d’un inventaire des immobilisations
• Assurer une veille réglementaire sur les domaines dont il/elle a la charge.
• Entretenir le stock de fournitures de bureau, consommables d’impression et d’entretien, de produits alimentaires de base (café…)
• Relever et distribuer le courrier
• Être l’interface avec la logistique pour les dysfonctionnements relevés au quotidien (pannes diverses, ménage)
• Le financier
• Effectuer les commandes par bons de commande (logiciels de gestion GESLAB et CIRIL)
• Transmettre les informations nécessaires à la création de nouveaux fournisseurs
• Suivre les livraisons et la facturation
• Prévenir les contentieux en traitant les réclamations
• Organiser les missions des agents (ordre de mission, voyage, logement)
• Traiter les états de frais au retour des agents.
• Traiter les autres demandes de remboursement
• Mettre à jour les indicateurs de suivi des tutelles
• Les ressources humaines
• Accueillir les nouveaux entrants, dans le respect des procédures en vigueur, en leur fournissant les outils pratiques nécessaires à leur installation
• Mettre à jour l’organigramme
• Accompagner les chercheurs invités (voyage, logement, contrat)
• La vie de l’unité
• Organiser les rencontres (séminaires, déjeuner-débat, réunions avec les tutelles, visite des divers comités)
• Contribuer à la diffusion de l’information (affichage)

Rattachement hiérarchique et fonctionnel

Le/La gestionnaire aura pour mission de réaliser des actes de gestion administrative et financière dans le respect de la réglementation et des usages en vigueur.

Il/Elle exercera ses missions au sein de deux laboratoires de Recherche, placés sous la double tutelle du CNRS et de l’ESPCI Paris, avec une répartition basée sur l’équivalent de 2 mi-temps. Ces laboratoires sont tous les deux, localisés à l’ESPCI Paris.

Il/Elle collaborera avec une autre gestionnaire à plein temps dans chacun des laboratoires.

Profil du candidat

Savoirs et compétences attendus

• Connaissances du fonctionnement des établissements publics et en particulier d’enseignement supérieur et de recherche (non obligatoire mais fortement apprécié)
• Connaissance générale des règles et techniques de comptabilité et de gestion dans les entreprises.
• Connaissance des règles et techniques de secrétariat et d’administration

Savoir-faire opérationnel

• Maîtrise de logiciel de gestion (non obligatoire mais fortement apprécié)
• Maîtrise des outils de bureautique courant

Compétences linguistiques

Anglais : niveau intermédiaire (être capable de s’exprimer à l’oral et à l’écrit avec les personnels anglophones)

Savoir-être

• Bonnes qualités de rigueur et d’intégrité

Diplôme et expérience professionnelle

Expérience d’au moins un an sur des fonctions similaires.

Formation souhaitée: gestion, comptabilité, secrétariat

Conditions d'activité particulières

Le/La gestionnaire aura pour mission de réaliser des actes de gestion administrative et financière dans le respect de la réglementation et des usages en vigueur.

Il/Elle exercera ses missions au sein de deux laboratoires de Recherche, placés sous la double tutelle du CNRS et de l’ESPCI Paris, avec une répartition basée sur l’équivalent de 2 mi-temps. Ces laboratoires sont tous les deux, localisés à l’ESPCI Paris.

Il/Elle collaborera avec une autre gestionnaire à plein temps dans chacun des laboratoires.

Non discrimination, ouverture et transparence

Notre établissement, comme l’ensemble de l\'Université PSL, s’engage à soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés, que nous veillerons à sélectionner via un processus de recrutement ouvert et transparent.

Modalités de recrutement

Catégorie : C

Filière : Administrative

Corps : Adjoints Administratifs ou grade équivalent

Le poste est à pourvoir: le 1 er avril 2023

• par voie de mutation pour les agents titulaires de la Ville de Paris;
• par voie de détachement pour les agents titulaires d'autres fonctions publiques;
• par voie contractuelle pour une durée d'un an pour les agents non titulaires.

Les candidatures de personnes disposant de la RQTH sont encouragées.

Modalités de candidature

Les candidatures (CV, lettre de motivation) sont à transmettre par courriel à Khanh NGUYEN [e-mail] , Administratrice du laboratoire Plasticité du Cerveau

Administratrice du laboratoire Plasticité du Cerveau

Métro ligne 7 (Place Monge/Censier Daubenton) - RER B (Luxembourg) - Bus 21, 27 & 47 - 3 Vélib’ stations à proximité.

Autres informations

Branche d’activité Professionnelle BAP A

Type de contrat / de poste recrutement ouvert aux titulaires et aux contractuels

Durée du contrat CDD 12 mois pour les contractuels

Emploi type (filière ITRF ou équivalent) filière administrative