Gestionnaire administratif et financier - H/F

École normale supérieure de Lyon; Lyon; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution académique renommée à Lyon recherche un(e) gestionnaire administratif(ve) pour assurer les démarches administratives et financières des chercheurs. Le candidat idéal devra posséder des compétences en gestion budgétaire, ainsi qu'une maîtrise des outils logiciels de gestion. Une bonne connaissance de l'environnement universitaire et une capacité à travailler en équipe sont nécessaires.

Qualifications

• Connaissance de la structure organisationnelle de l'Ecole et du CNRS.
• Maîtrise des procédures et applications liées au poste.
• Bonnes compétences relationnelles et en communication.

Responsabilités

• Assurer les démarches administratives et financières du personnel.
• Coordonner les activités administratives et logistiques.
• Gérer les agendas et les échéances des projets.

Connaissances

Connaissances budgétaires générales

Techniques de communication

Langue anglaise : B1 à B2

Sens de l'organisation

Rigueur

Sens relationnel

Formation

Diplôme dans un domaine pertinent

Outils

Stella

GFC

Webcontrat

Description du poste

​L'École normale supérieure de Lyon produit une recherche de haut niveau dans ses 25 laboratoires et forme par la recherche quelque 2500 étudiants dont 500 doctorants. Elle compte environ 550 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 600 personnels administratifs et techniques. Dans le classement de Shanghai et QS, elle se classe au 1er rang des établissements français en termes de performance per capita. Son objectif est d'avoir un impact significatif en matière de recherche, d'innovation et de transfert de technologie tout en irriguant la fonction publique et le monde socio-économique de diplômés rompus à la complexité, capables de produire et transmettre des savoirs. L'ENS de Lyon met ses ressources au service d'une vision ouverte de la société et des enjeux contemporains qu'elle veut éclairer.

Le Poste

Missions

• Assurer les démarches administratives et financières des chercheurs et enseignants chercheurs dans leur quotidien.
• Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure ; recueillir, traiter et faciliter la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de la structure.
• Informer et orienter dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes.

Activites

Activités principales

• Assurer la coordination et/ ou la réalisation des activités administratives, financières et de gestion du personnel au sein d'une structure ou d'un projet.
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion.
• Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers).
• Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances.
• Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière.
• Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information administratif, financier et/ou ressources humaines.
• Participer à la gestion administrative, financière et/ou des ressources humaines de la structure en appliquant les procédures dédiées.
• Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur.
• Suivre l'évolution de la réglementation sur l'ensemble d'un domaine de gestion.
• Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe.
• Coordonner les aspects logistiques de la structure.

Activités secondaires

• Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité.
• Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes.
• Classer et archiver des documents.
• Retranscrire des informations orales à l'écrit.
• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier.
• Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés.
• Participer et/ou assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant la conformité réglementaire.

Environnement Et Contexte De Travail

Le CRAL est une Unité Mixte de Recherche (UMR 5574) qui dépend de 3 tutelles : UCBL, CNRS/INSU, ENS de Lyon. Le CRAL est présent sur 2 sites : le site Monod (ENS de Lyon) et l’Observatoire de Saint-Genis Laval (UCBL). Le CRAL est intégré à l’Observatoire des Sciences de l’Univers de Lyon (OSUL), une entité relevant de l’INSU au statut dérogatoire composée de 2 Unités Mixtes de Recherche (CRAL et LGL/TPE) et d’une Unité d’Appui à la Recherche (Comet), qui se déploie sur des sites dépendant de 3 établissements : l’ENS de Lyon et l’UCBL à Lyon, et l’UJM à St Étienne. Possibilité de service partagé. Déplacements ponctuels sur les sites de Saint-Genis-Laval et de Villeurbanne (Délégation Régionale du CNRS). Dans ce contexte, le poste demande un certain degré d'autonomie, une organisation et une communication avec le reste de l'équipe. Dans un environnement multi-tutelles, le poste requiert une grande polyvalence et des compétences variées. En effet, une intervention sur tous les domaines de la gestion administrative et financière est nécessaire (commandes, missions, gestion des contrats de recherche, recrutements, convention de stage, tableaux de suivi et reporting … ).

Relation hiérarchique

Encadrant direct : Responsable administrative et financière du laboratoire Directeur de l’Unité

Relations fonctionnelles

Technologies Actuellement Déployées

PC Portable

Mise à disposition des logiciels de gestion des tutelles

Vous Maîtrisez Les Outils/environnements Suivants

Une connaissance de la structure organisationnelle de l'Ecole et du CNRS est requise ainsi qu'une maitrise des procédures et des applications (Stella, GFC, FEVE, GED Nuxéo, Cueillette, Geslab, Webcontrat, Reseda…).

Profil Recherché

COMPÉTENCES REQUISES

Connaissances sur l’environnement professionnel

• Connaissances budgétaires générales
• Environnement et réseaux professionnels
• Techniques de communication
• Culture internet
• Environnement et réseaux professionnels
• Langue anglaise : B1 à B2 (cadre européen commun de référence pour les langues)
• Modes de fonctionnement des administrations publiques
• Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
• Techniques de communication
• Techniques d'élaboration de documents
• Objectifs et projets de l'établissement
• Finances publiques

Savoir-faire opérationnels

• Accueillir les populations concernées
• Rédiger des rapports ou des documents
• Savoir rendre compte
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
• Utiliser les outils bureautiques
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Mettre en œuvre une démarche qualité
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Travailler en équipe
• Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles

Savoir Être

• Sens de l'organisation
• Rigueur /fiabilité
• Réactivité
• Sens relationnel