Gestionnaire administratif et financier

Fontenay; Fontenay-sous-Bois; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Mutuelle santé

Restauration collective

Parking sécurisé

Transports publics

Job summary

Fontenay-sous-Bois recrute pour le service médiathèque un agent administratif chargé de la gestion administrative et financière, du suivi des dépenses, du respect des procédures et du secrétariat.

Le poste implique des missions d’accueil des agents et stagiaires, d’archivage et de reporting au contrôle de gestion, avec des possibilités pour des titulaires et des contractuels et une rémunération statutaire adaptée.

Qualifications

• Titulaire d’un titre ou diplôme homologué niveau IV.
• Connaissance de l’environnement professionnel en médiathèque.
• Autonomie bureautique et maîtrise des outils informatiques et du Web.
• Règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique.

Responsibilities

• Assister le service dans la gestion administrative et financière.
• Assurer le suivi des dépenses et recettes et la liaison avec les services financiers.
• Établir les bons de commande et certifier les factures et paiements.
• Assurer le secrétariat et l’accueil téléphonique, courrier et archivage.
• Centraliser les statistiques et les transmettre au contrôle de gestion.
• Assurer l’accueil des nouveaux agents et stagiaires.

Skills

Autonomie bureautique

Informatique web

Procédures comptables

Règles budgétaires

Droit public

Gestion des archives

Education

Diplôme niveau IV

Tools

Word

Excel

Job description

La ville s’engage pour maintenir et développer la mixité sociale, en cœur de métropole. À travers des services publics innovants, de nombreux équipements culturels et sportifs, Fontenay-sous-Bois tient, depuis près de 60 ans, sa promesse de «ville à vivre». Elle est forgée par une longue histoire de luttes communes, qui lui ont donné son visage d’aujourd’hui, mais est aussi résolument tournée vers l'avenir, déterminée à prendre sa part des transitions devenues indispensables pour préserver une planète vivable.

Pourquoi nous rejoindre ?

Travailler à Fontenay c’est intégrer la fonction publique au service de la population fontenaysienne. Avec plus de 240 métiers rejoindre la ville de Fontenay vous permettra d’écrire un nouveau chapitre de votre vie professionnelle où votre action participera d’un certain art de ville où il fait bon vivre. C’est, au quotidien, dans l’exercice de vos missions, être porteuses et porteurs de l’intérêt général au service d’une ville et de sa population. L’ensemble des métiers qui composent notre collectivité sont essentiels, utiles et nécessaires au quotidien des habitants et des usagers de la collectivité. Qui que l’on soit, d’où que l’on vienne, nous ne faisons pas de différences. C’est cela l’efficacité du service public : il est garant de l’égalité de tous les citoyens.

Dans le cadre du projet d’administration de la Ville et du PSCES du service médiathèque, elle ou il assure la gestion administrative et financière du service.

Activités

• Assister la responsable du service et les responsables de secteur dans la gestion administrative et financière (dossiers de subvention, de marché publics, conventions, dossiers Ressources humaines, bilans d’activité et bilan demandé par le Ministère de la Culture…)
• Assurer le suivi comptable des dépenses et recettes de la médiathèque et être l’interlocuteur privilégié des services financiers (service budget et service comptabilité), des achats et du Trésor public
• Etablir les bons de commande, certifier les factures et du paiement
• Assurer le secrétariat : rédaction de courriers, réception et distribution du courrier, gestion du standard téléphonique, de la boîte mail « médiathèque », de l’archivage administratif et des cartes d’inscriptions, réorganiser et archiver les dossiers communs, rédiger les comptes rendus de réunions de service et point d’information.
• Assurer le suivi de la régie de recettes du service en tant que régisseur ou régisseuse principal.e
• Réceptionner les commandes et les bons de livraisons
• Centraliser les besoins en matériel et fournitures administratives et en assurer le suivi
• Gérer administrativement le suivi des absences, congés et heures supplémentaires
• Centraliser les statistiques et les envoyer au contrôle de gestion
• Assurer le lien avec les services administratifs de la ville
• Assurer l’accueil administratif des nouveaux agents et stagiaires

Connaissances pré-requises

• Connaissance de l’environnement professionnel en médiathèque
• Autonomie bureautique (Word/Excel)
• Connaissances et expérience indispensables des outils informatiques et du web
• Procédures comptables et administratives financières
• Règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique
• Règles essentielles du droit public et les principales jurisprudences (chambre régionale des comptes)
• Nomenclatures et règles comptables

Formation et diplômes requis

• Titulaire d’un titre ou d’un diplôme homologué niveau IV

Compétences

• Recevoir et orienter les demandes
• Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
• Rechercher et diffuser des informations
• Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
• Trier, classer et archiver des documents
• Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
• Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)

Les avantages collectifs à la ville de Fontenay-sous-Bois

• La participation à la mutuelle / complémentaire santé et adhésion possible à une garantie prévoyance maintien de salaire
• La participation aux frais de transport collectif
• Accès à une restauration collective
• Accès à un parking sécurisé
• Une offre variée du comité des œuvres sociales (loisirs, action sociale...)

Poste ouvert aux titulaires des grades de rédacteur et aux contractuels.

Rémunération statutaire + IFSE 535€ brut / mois, prime annuelle de 998€ brut au prorata de la date d'arrivée et du temps travaillé.

La ville est desservie par les RER A et E.