Gestionnaire administratif et comptable

École normale supérieure de Lyon; Paris; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution académique de renom recrute un gestionnaire administratif et comptable pour assurer la gestion des actes administratifs et comptables. Vous gérerez les outils administratifs, suivrez les marchés et les factures, et travaillerez en coordination avec divers services. Ce poste nécessite des compétences en gestion et une bonne compréhension des procédures financières.

Qualifications

• Expérience en gestion administrative et comptable.
• Compréhension des procédures de gestion financière.

Responsabilités

• Gestion des mails administratifs et organisation du service.
• Élaboration et suivi des demandes et des factures.

Description du poste

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

Au Sein de la Direction Générale des Services (DGS), le service Logistique et Technique est chargé de la gestion et de la coordination des moyens logistiques et techniques sur l'ensemble des sites de l'ENS.

Le service est constitué de cinq pôles : le pôle « maintenance et exploitation », le pôle « service à l'usager », le pôle « agencement et espaces verts », le pôle « coordination Jourdan, Montrouge » et un pôle « usages numériques ». Certaines de leurs missions administratives et comptables sont assurées par un responsable administratif et un gestionnaire.

MISSION PRINCIPALE

Sous l'autorité du responsable administratif, le gestionnaire administratif et comptable, réalise des actes de gestion administrative et comptable dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière et/ou comptable.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Le Gestionnaire Administratif a en charge

Au titre des missions de gestion administrative

• Gestion et organisation des boîtes mails génériques en lien avec les activités administratives et financières du service
• Inventaires et commandes fournitures bureau, pharmacie, impressions, etc.
• Mise à jour et diffusion des organigrammes
• Demande de création des fournisseurs
• Archivage administratif (courriers, copies pièces marchés, bons de commandes, facture, devis …)
• Organisation et participation à l'élaboration et au suivi des marchés, des contrats, des conventions et des accords-cadres du service

Au titre des missions de comptabilité

• Élaboration et suivi des bons de commande
• Vérification des services faits des bons de commande
• Vérification de la cohérence des imputations budgétaires
• Coordination et lien avec le Centre des Services Partagés pour le suivi des engagements et la facturation des commandes
• Établir les factures de recettes du service logistique (redevances, restauration subventionnée, etc…)

CHAMPS DES RELATIONS

Internes : services administratifs de la DGS dont principalement le service finances et le service de la commande publique, plus occasionnellement les services techniques connexes (service informatique, service sécurité …).

Externes : les services comptables des prestataires et entreprises sous contrats avec le service.