Gestionnaire administratif de formation F / H (réf. FDL2)

SORBONNE UNIVERSITE; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 35 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une université de rang mondial recherche un(e) gestionnaire administratif-ve pour rejoindre son pôle formation. Le candidat idéal possédera des compétences en organisation, maîtrise des outils bureautiques et bonnes qualités relationnelles. Le poste est offert en CDD de 6 mois, avec des responsabilités variées liées à l'organisation des formations et à la gestion administrative des inscriptions. Prise de fonctions souhaitée : 1er janvier 2026.

Qualifications

• Connaissance de l'environnement professionnel et de l'organisation de la Fonction publique.
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.
• Autonomie, réactivité et sens de la confidentialité.

Responsabilités

• Participer à l'organisation et au déploiement d'actions de formation.
• Saisir les inscriptions et gérer les demandes.
• Assurer la logistique des sessions de formation.

Connaissances

Sens de l'organisation

Maîtrise des outils bureautiques

Qualités rédactionnelles

Travail en équipe

Description du poste

Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4 000 doctorantes et doctorants et 12 300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3 300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2 000 IATSS partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions inter-facultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions.

Fonc­tions

Fonctions : Gestionnaire administratif-ve de formation F / H

Catégorie : B

Corps : TECH

BAP : J

Contrat : CDD de 6 mois.

Prise de fonctions souhaitée : 1er janvier 2026.

Rattaché.e à la responsable du pôle gestion, le ou la gestionnaire formation participe activement à l’organisation et au déploiement d’actions de formation à destination de l’ensemble des personnels de Sorbonne Université.

Missions principales

Missions principales :

• Saisie des inscriptions : création des sessions dans le logiciel, réception et traitement des demandes, inscriptions des demandes dans les formations correspondantes, suivi des volumes d’inscriptions
• Réservation des salles, installation logistique des lieux des formations (ordinateur, vidéoprojecteur, paper board, …), ouverture en présentiel de la session de formation ou à distance
• Envoi des convocations par mail
• Suivi des conventions de formation et échanges avec les prestataires
• Lien avec le service financier pour les engagements financiers
• Évaluation des sessions
• Saisie des présences et envoi des attestations de présence
• Accueil des stagiaires, des formateurs et des intervenants extérieurs
• Diffusion des informations en relation avec l’activité de formation auprès de la communauté

Échanger avec les organismes de formations pour la planification en lien avec les besoins de l’établissement.

Veiller au bon déroulement des sessions de formation et être l’interlocuteur privilégié des agents et du formateur tout au long de la session.

Gérer et suivre la boîte mail partagée du service.

Connaissances transversales requises :

• Connaissance de l’environnement professionnel, de l’organisation de la Fonction publique, de l’Enseignement supérieur et de l’université
• Connaissance des métiers de la fonction publique et en particulier les métiers de la recherche et de l’enseignement supérieur

Savoir-faire :

• Avoir le sens de l’organisation et de la planification
• Maîtriser les outils bureautiques et avoir une agilité avec les outils informatiques
• Posséder de bonnes qualités rédactionnelles
• Savoir collecter, exploiter les informations et alimenter la base de données propre à la formation
• Savoir informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Savoir travailler en équipe et en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

Savoir-être :

• Faire preuve d’autonomie, de réactivité et de disponibilité
• Savoir respecter la confidentialité des informations et des données, faire preuve de discrétion
• Faire preuve de rigueur, d’anticipation et avoir le sens de l’organisation
• Savoir travailler en équipe, sens relationnel
• Avoir le sens du contact et des relations humaines
• Être polyvalent-e et posséder des capacités d’adaptation

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