Gestionnaire administratif académique (F/H)

La Gazette des communes; Palaiseau; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution d’enseignement supérieur basée à Palaiseau recherche un Gestionnaire administratif académique. Vous serez responsable de la gestion des dossiers administratifs des étudiants, de l'organisation des enquêtes d'évaluation, et d'assurer le suivi des décisions des jurys. Une expérience dans le secteur est préférée et le poste offre de nombreux avantages tels que des congés et des services de santé.

Prestations

25 jours de congés + 18 RTT

Télétravail possible

Remboursement du titre de transport

Services de santé gratuits

Accès à des équipements sportifs

Mutuelle collective prise en charge

Qualifications

• Expérience dans le secteur de l’enseignement supérieur appréciée.
• Bonne connaissance des outils de messagerie et Microsoft Office.
• Sens du service client.

Responsabilités

• Gérer les dossiers administratifs et académiques des élèves.
• Organiser des enquêtes d’évaluation des enseignements.
• Assister le responsable du pôle dans le suivi des décisions des jurys.

Connaissances

Organisation

Relationnel

Proactivité

Formation

Bac+2/3 en administration

Outils

Pack Microsoft Office

Description du poste

L’École polytechnique (surnommée l'X), est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche de niveau mondial, fondée en 1794 au cours de la révolution française. École militaire, elle est placée sous la tutelle du ministère des Armées.

L’École polytechnique est membre fondateur de l’Institut Polytechnique de Paris aux côtés de quatre autres Grandes Écoles d'ingénieurs : l’ENSAE Paris, l’ENSTA Paris, Télécom Paris et Télécom SudParis.

Largement internationalisée (40 % de ses étudiants, 40 % de son corps d’enseignants), l’École polytechnique associe recherche, enseignement et innovation au meilleur niveau scientifique et technologique. Sa formation promeut une culture d’excellence à forte dominante en sciences, ouverte sur une grande tradition humaniste.

Avec ses 23 laboratoires, dont 22 sont des unités mixtes de recherche avec le CNRS, le centre de recherche de l’X travaille aux frontières de la connaissance sur les grands enjeux interdisciplinaires scientifiques, technologiques et sociétaux.

Le modèle stratégique de l’École polytechnique repose sur trois piliers : enseignement, recherche et innovation. L’innovation et l’entrepreneuriat sont devenus un axe majeur du développement de l’École, notamment avec le lancement en 2015 d’un accélérateur dédié pour faire émerger des start‑ups technologiques.

Soucieuse d’attirer les meilleurs talents au sein de ses équipes d’enseignement‑chercheurs, de son personnel et d’amener toujours plus d’étudiants vers ses formations d’excellence, l’École polytechnique est résolument engagée en faveur de la diversité sociale et de genre et de l’égalité Femmes‑Hommes.

L’École polytechnique agit sur les grands enjeux du développement durable. En tant qu’acteur responsable, elle met avec ses partenaires de l’Institut Polytechnique de Paris, l’enseignement, la recherche et l’innovation au service de la connaissance sur l’évolution des écosystèmes, du changement climatique et de l’élaboration de solutions pour promouvoir une prospérité durable et inclusive qui réponde aux besoins présents sans compromettre l’avenir des futures générations.

Au sein de la Direction des Opérations de l’Enseignement et de la Recherche, à laquelle est rattaché(e) le pôle de Support Académique, nous recherchons un/une Gestionnaire administratif académique (F/H) – Deux postes sont à pourvoir – un CDI et un CDD de 36 mois.

Sous la responsabilité du Responsable du pôle Support Académique, votre mission principale sera de gérer les dossiers administratifs et académiques des élèves de tous les cycles de formation, de l’inscription à la diplomation.

L’un des postes assistera le responsable du pôle Support Académique sur les enquêtes et statistiques au sujet des étudiants et la gestion du site Web, et l’autre poste sur le conventionnement des formations.

Vos Missions

• Participer aux enquêtes et statistiques au sujet des étudiants ou au conventionnement des formations ou à la gestion des aides financières, en lien avec le responsable du pôle Support Académique.
• Gérer les notes : collecter les notes auprès des enseignants, les vérifier et les importer en base de données, les publier en ligne, pour l'ensemble des formations de l’École polytechnique.
• Instruire les demandes de vérifications de diplômes des anciens étudiants sur demande d’organismes extérieurs (notamment employeurs potentiels).
• Organiser les enquêtes d’évaluation des enseignements auprès des élèves, à l’issue de chaque enseignement.
• Assister le/la responsable du pôle Support Académique dans le suivi de l'exécution des décisions des jurys.
• Organiser l'archivage pérenne des notes et des diplômes.
• Préparer les documents supports des jurys et conseils des études.
• Au sein du front office, éditer et diffuser les relevés de notes, attestations de scolarité, d’assiduité et attestations intermédiaires de résultats.
• Participer à l’inscription administrative des étudiants, établir et diffuser des attestations d’inscription.
• Contribuer à l’édition des diplômes, suppléments aux diplômes et certificats.
• En plus de ces missions, vous pourrez également être amené(e) à contribuer sur la rédaction des procédures et modes opératoires nécessaires à la réalisation des missions et participer aux grands événements annuels de la direction de l’Enseignement, notamment l’organisation des cérémonies des diplômes.

Dans le cadre de ses missions pour l’École polytechnique, l’agent pourra être amené à travailler sur des missions pour l’Institut Polytechnique de Paris.

Cette liste d’activités n’est ni limitative ni exhaustive, ni contractuelle.

Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie de détachement ou par voie contractuelle.

Nous Sommes Faits Pour Vous Car

Vous intégrerez une institution de réputation mondiale et découvrirez une diversité de métiers et des perspectives de carrières. Vous rejoindrez ainsi un écosystème d’innovation unique.

Les missions que nous confions à nos collaborateurs sont ainsi profondément inscrites dans l’ADN de l’École et de ses racines humanistes : se mettre au service de l’intérêt général par la recherche du progrès économique, technologique et sociétal.

Dans cet esprit de responsabilité, l’École polytechnique s’engage activement dans une démarche de développement durable et de responsabilité sociétale. La défense de l’égalité des chances, la promotion de la diversité sous ses différentes formes et la réduction de l’impact environnemental sont placés au centre des ambitions stratégiques de l’École.

Vous Bénéficierez Des Avantages Suivants

• 25 jours de congés + 18 RTT
• Télétravail en fonction du poste
• Remboursement du titre de transport à hauteur de 75 %
• Des services (restaurant d’entreprise, bibliothèque, Musée de l'X, service postal, coiffeur)
• Services de santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit…
• Équipements sportifs (piscine, courts de tennis, salle de sport…)
• Mutuelle collective (sauf cas de dispense) prise en charge à 50 %

Rémunération

Fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire et IFSE correspondant à l’emploi) ou contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.

Vous Êtes Notre Perle Rare Car

De formation niveau Bac+2/3 en administration, vous justifiez d'une première expérience réussie idéalement dans le secteur de l’enseignement supérieur.

Vous avez une bonne connaissance des outils de base (Messagerie, Pack Microsoft Office : Word, Excel, PowerPoint).

Vous avez le sens du service client.

Votre relationnel, votre organisation et votre proactivité sont vos principaux atouts pour réussir dans ce poste.

L’École polytechnique s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle…).