Gestionnaire actes et assemblées F/H

Ville de Montreuil; Montreuil; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

La Ville de Montreuil recherche un agent administratif pour organiser et gérer le conseil municipal ainsi que le traitement des actes administratifs. Vous aurez un rôle clé dans la préparation des séances et la gestion des responsabilités administratives, tout en collaborant étroitement avec les élus et la préfecture. Ce poste nécessite une forte capacité d'organisation, une rigueur dans le traitement des informations et un diplôme en gestion publique.

Qualifications

• Solide expérience dans la gestion des affaires publiques.
• Capacité à gérer des séances de conseil municipal et des actes administratifs.
• Compétences en communication et respect de la confidentialité.

Responsabilités

• Organiser la préparation et la gestion du conseil municipal, assurer le traitement des actes administratifs.
• Rédiger des délibérations et assurer leur télétransmission en Préfecture.
• Former les services à l'utilisation du logiciel AirsDelib.

Connaissances

Rigueur

Organisation

Analyse juridique

Gestion budgétaire

Formation

Diplôme en gestion publique ou domaine similaire

Outils

AirsDelib

Pack Office

Description du poste

Catégorie : B

Direction : démarches droit et document

MISSION

Organiser la préparation et la gestion du conseil municipal,Assurer le traitement des actes administratifs de la collectivité (arrêtés, délibérations, décisions du maire)

ACTIVITES PRINCIPALES

Assurer la préparation du conseil municipal

En amont de la séance :

-Organisation matérielle du Conseil municipal, relecture des délibérations, mise en forme des notes, préparation des ordres du jour et des convocations, préparation des dossiers et supports de séance

Le jour de la séance :

-participation au conseil, prise des votes, prise de notes, contrôle du temps de parole

En aval de la séance:

-préparer les délibérations avant télétransmission en Préfecture, suivre les conventions signées

Rédiger la liste des délibérations et le procès-verbal de séance

Assurer le traitement des actes administratifs de la collectivité

-Réception, traitement, rédaction, relecture et correction voire remaniement, analyse juridique des actes administratifs de la collectivité

-Télétransmission des actes en Préfecture

-Archivage informatique et physique des actes

-Tenue des registres et des sommaires des actes
-Publication des actes sur Opendata et sur le site Internet de la ville

-Publication de contenus dans l'intranet
-Transmission et communication des actes aux services

Administrer le logiciel métier AirsDelib

-Gérer les droits des utilisateurs, les modèles, le workflow et la validation des documents
-Faire l'interface avec la DSI et l'éditeur du logiciel
-Assurer l'ouverture, la gestion et l'archivage des séances

Formation

-Dispenser des formations aux services pour mieux appréhender le fonctionnement du logiciel Airsdelib

Soutien et information aux services, à la direction générale et aux élus.

Correspondant auprès de la préfecture

-Renseignements physiques et téléphoniques
-Formulations de relances sur les délais
-Demandes de précisions sur les actes
-Interlocuteur de la préfecture, du cabinet du maire et de la direction générale

Déplacements des élus

-Organisation et suivi des déplacements des élus lors de formation ou mandat spécial

Gérer le budget du service

-Réaliser les opérations comptables pour la gestion du budget du service (formation des élus, déplacements, cotisations associations...)

OPEN DATA

-Mise en ligne et anonymisation des délibérations sur le site de la ville

Syndicats professionnels

-Enregistrer les création, modification et dissolution de syndicats professionnels et procéder à l'édition et l'envoi des récépissés et courriers liés

CONDITIONS D’EXERCICE

-Horaires et rythmes variables en fonction de l’activité du service (pics d'activité liés aux assemblées)Présence tardive les soirs de conseil municipal
-Intérim du responsable en cas d’absence

-Obligation de respect de la discrétion et de la confidentialité

HABILITATIONS

-Télé-transmission des actes – certificat électronique

MOYENS

Matériel bureautique et de téléphonie

Progiciels spécifiques, logiciels pack office