Finance Coordinator I

Axway; Courbevoie; Sur place; EUR 22 000 - 28 000; Plein temps

Résumé du poste

Axway recherche un coordinateur administratif pour la facturation électronique afin de soutenir le déploiement d’un projet de facturation sur une période de six mois dans l’Île-de-France. Le poste implique la collecte et la fiabilisation des données clients, le suivi des communications et le traitement administratif des demandes liées au projet.

Le candidat idéal possède une formation en gestion/administration et une première expérience en gestion administrative ou facturation.

Qualifications

• Formation Bac à Bac +2 en gestion, administration ou comptabilité.
• Première expérience en gestion administrative, facturation, comptabilité clients ou service clients appréciée.
• Une expérience dans un environnement international constitue un plus.
• Connaissance de la facturation électronique appréciée, mais non indispensable.

Responsabilités

• Collecter et vérifier les données clients pour la facturation électronique.
• Relancer les clients en cas d’informations manquantes ou incohérentes.
• Enregistrer et mettre à jour les données dans les outils internes et les fichiers de suivi.
• Mettre à jour les tableaux de bord et assurer le suivi des dossiers.
• Aider à l’émission des factures et, si nécessaire, à l’obtention des PO clients.

Connaissances

Excel

Outlook

Anglais professionnel

Gestion de données

Rédaction en français

Formation

Bac ou Bac+2 en gestion, administration, comptabilité ou domaine équivalent

Description du poste

Overview

French Version

Dans le cadre de l’augmentation temporaire de l’activité liée au déploiement de la facturation électronique nous recherchons un(e) Coordinateur(trice) administratif(ve) Facturation électronique pour une durée de six mois.

Le poste contribue à la collecte et à la fiabilisation des données clients, au suivi des communications et au traitement administratif des demandes liées à ce projet.

Responsibilities

Collecte et vérification des données clients

• Collecter les informations nécessaires à la facturation électronique : identifiants légaux et fiscaux, SIREN, numéro de TVA, adresses ou identifiants électroniques et contacts de facturation.


• Vérifier la complétude, la cohérence et la conformité des informations reçues.


• Relancer les clients lorsque des informations sont manquantes, incomplètes ou incohérentes.


• Enregistrer et mettre à jour les données dans les fichiers de suivi et les outils internes.


• Signaler les anomalies ou situations nécessitant l’intervention d’autres équipes.

Gestion administrative de la facturation électronique

• Assurer le suivi des communications adressées aux clients.


• Réceptionner, centraliser et traiter les réponses reçues par email ou formulaire.


• Répondre aux demandes courantes concernant les informations requises, les identifiants, les coordonnées de facturation, les justificatifs disponibles et l’avancement des dossiers.


• Classer et archiver les échanges et documents reçus.


• Mettre à jour les tableaux de bord et fichiers de suivi, identifier les dossiers en attente et organiser les relances.


• Préparer des points d’avancement réguliers à destination de l’équipe Facturation.

Aide ponctuelle à l’émission des factures et obtention des PO clients

• Aider l’équipe en fonction de l’activité à émettre les factures clients


• Dans certains cas, si le volume d’activité le permet, aider à l’obtention des PO des clients pour faciliter l’émission des factures.

Qualifications

Formation et expérience

• Formation Bac à Bac +2 en gestion, administration, comptabilité ou domaine équivalent.


• Une première expérience en gestion administrative, facturation, comptabilité clients, service clients ou gestion de données est appréciée.


• Une expérience dans un environnement international constitue un plus.


• Une connaissance de la facturation électronique est appréciée, mais n’est pas indispensable.

Compétences

• Bonne maîtrise des outils Microsoft Office, notamment Excel et Outlook.


• Aisance dans la gestion de fichiers de suivi et le contrôle de données.


• Capacité à traiter un volume important d’informations avec méthode.


• Bonnes capacités rédactionnelles en français.


• Anglais professionnel permettant de comprendre et de traiter des demandes écrites.


• Capacité à communiquer avec des interlocuteurs internes et externes.

Qualités attendues

• Rigueur et fiabilité


• Sens de l’organisation


• Attention aux détails


• Gestion des priorités


• Réactivité


• Persévérance dans les relances


• Esprit d’équipe


• Qualités relationnelles


• Sens du service client


• Respect de la confidentialité

English Version

As part of the temporary increase in activity related to the rollout of e-invoicing, we are looking for an Administrative Coordinator – E-Invoicing for a six-month period.

The role will support the collection and validation of customer data, the monitoring of customer communications, and the administrative processing of requests related to this project.

Responsibilities

Customer Data Collection & Validation

• Collect the information required for e-invoicing, including legal and tax identifiers, SIREN numbers, VAT numbers, electronic addresses or identifiers, and billing contacts.


• Check the completeness, consistency, and accuracy of the information received.


• Follow up with customers when information is missing, incomplete, or inconsistent.


• Record and update customer data in tracking files and internal systems.


• Escalate anomalies or situations requiring support from other teams.

E-Invoicing Administration

• Monitor communications sent to customers.


• Receive, centralize, and process responses received by email or through dedicated forms.


• Respond to routine customer requests regarding required information, identifiers, billing details, available supporting documents, and the status of their requests.


• File and archive customer communications and documents received.


• Maintain dashboards and tracking files, identify pending cases, and organize follow-ups.


• Prepare regular progress updates for the Billing team.

Support with Invoice Issuance & Customer POs

• Provide support to the team with customer invoice issuance, depending on business activity and workload.


• Where workload allows, assist in obtaining customer purchase orders (POs) to facilitate the issuance of invoices.

Qualifications

Education & Experience

• Bachelor’s degree or equivalent (Bac to Bac+2) in Business Administration, Management, Accounting, or a related field.


• Previous experience in administrative support, billing, accounts receivable, customer service, or data management would be an advantage.


• Experience working in an international environment is a plus.


• Knowledge of e-invoicing is appreciated but not required.

Skills

• Good command of Microsoft Office, particularly Excel and Outlook.


• Comfortable working with tracking files and performing data checks.


• Ability to process a high volume of information in a structured and methodical manner.


• Strong written communication skills in French.


• Professional working proficiency in English, with the ability to understand and handle written requests.


• Strong communication skills and ability to interact effectively with internal and external stakeholders.

Personal Attributes

• Rigorous and reliable approach


• Strong organizational skills


• Excellent attention to detail


• Ability to prioritize effectively


• Responsiveness and adaptability


• Persistence and follow-up skills


• Team spirit


• Strong interpersonal skills


• Customer-service mindset


• Ability to handle confidential information with discretion

About Company:

74Software, affiliated with Axway and SBS,together, we deliver secure, mission-critical software that powers a data-driven world. Independently operated leaders with decades of proven expertise. From secure integration and API solutions to cloud-based banking platforms, we help global organizations and financial institutions thrive.

For more than 25 years, Axway has helped major brands and government agencies worldwide with trusted solutions in Managed File Transfer (MFT), B2B integration, APIs, and Financial Accounting Hub products. SBS empowers banks and financial institutions to reimagine the future with a composable, cloud-based architecture supporting deposits, lending, compliance, payments, consumer finance, and asset finance operations across the globe.

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Company Overview

À propos de l’entreprise

74Software, affilié à Axway et SBS, fournit des logiciels sécurisés et essentiels qui alimentent un monde axé sur les données. Leaders indépendants bénéficiant de plusieurs décennies d'expertise éprouvée, nous aidons les organisations mondiales et les institutions financières à prospérer, qu'il s'agisse d'intégration sécurisée, de solutions API ou de plateformes bancaires basées sur le cloud.

Depuis plus de 25 ans, Axway aide les grandes marques et les agences gouvernementales du monde entier en leur proposant des solutions fiables dans les domaines du transfert de fichiers géré (MFT), de l'intégration B2B, des API et des produits de comptabilité financière. SBS permet aux banques et aux institutions financières de réinventer l'avenir grâce à une architecture modulable basée sur le cloud qui prend en charge les opérations de dépôt, de prêt, de conformité, de paiement, de crédit à la consommation et de financement d'actifs à travers le monde.

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