Executive Assistant - Managing Director - Italien et anglais courant H/F

Legami S.p.A.; Paris; On-site; EUR 48,000 - 75,000; Full time

Benefits offered by this job

Mutuelle

Swile card

Remboursement des transports (50%)

Réduction 30% sur les produits Legami

Job summary

Legami S.p.A. recherche un(e) Executive Assistant pour accompagner son Managing Director France & Espagne dans son quotidien et dans le suivi de sujets transverses liés à l’activité.

Vous serez un véritable point d’appui de la Direction, au cœur des échanges avec les équipes locales, le siège en Italie et de nombreux interlocuteurs externes. Votre rôle est d’anticiper les besoins, organiser les priorités et faire avancer les dossiers avec autonomie et réactivité.

Qualifications

• 2 à 4 ans d'expérience sur un poste d’Assistant(e) de Direction ou Executive Assistant.
• Expérience dans un environnement international est souhaitée.
• Maîtrise des outils bureautiques et excellente communication.
• Fiable, organisé et proactive avec sens du secret professionnel.

Responsibilities

• Gérer l’agenda et coordonner des rendez-vous et réunions.
• Organiser des déplacements professionnels en France et à l’international.
• Préparer des réunions, dossiers, présentations et documents nécessaires.
• Assurer le suivi des sujets et projets en cours et effectuer les relances.
• Coordonner les échanges avec le siège en Italie et les pays du périmètre.
• Accompagner certains sujets liés au développement de l’activité avec bailleurs, avocats, partenaires et prestataires.
• Centraliser et préparer les informations et documents nécessaires à la prise de décision.
• Faciliter la circulation de l’information entre les interlocuteurs.
• Contribuer ponctuellement à l’organisation de réunions ou d’événements.
• Assurer les missions courantes liées au bon fonctionnement du bureau : commandes de fournitures, suivi des prestataires, gestion des besoins du quotidien.

Skills

Executive support

Coordination

Communication

Multitasking

Anglais professionnel

Italien courant

Tools

Microsoft Office

Google Workspace

Job description

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) Executive Assistant pour accompagner notre Managing Director France & Espagne dans son quotidien et dans le suivi de sujets transverses liés à l’activité.

Vous êtes également un véritable point d’appui de la Direction, vous serez au cœur des échanges avec les équipes locales, notre siège en Italie et de nombreux interlocuteurs externes.

Votre rôle : faciliter l’organisation, gérer les priorités, anticiper les besoins et faire avancer les sujets avec efficacité, autonomie et réactivité.

Au quotidien, vous serez notamment amené(e) à :

• gérer l’agenda et coordonner des rendez-vous et réunions ;
• organiser des déplacements professionnels en France et à l’international ;
• préparer des réunions, dossiers, présentations et documents nécessaires ;
• assurer le suivi des sujets et projets en cours et effectuer les relances auprès des différents interlocuteurs ;
• coordonner les échanges avec le siège en Italie et les différents pays du périmètre ;
• accompagner certains sujets liés au développement de l’activité, notamment en lien avec les bailleurs, avocats, partenaires et prestataires ;
• centraliser et préparer les informations et documents nécessaires à la prise de décision ;
• faciliter la circulation de l’information entre les différents interlocuteurs ;
• contribuer ponctuellement à l’organisation de réunions ou d’événements ;
• assurer les missions courantes liées au bon fonctionnement du bureau : commandes de fournitures, suivi des prestataires, gestion des besoins du quotidien etc

Les sujets seront variés et pourront nécessiter de réagir rapidement. Votre capacité à anticiper, prioriser et trouver des solutions sera essentielle.

Votre profil :

Vous justifies d’une expérience réussie de 2 à 4 ans sur un poste d’Assistant(e) de Direction, Executive Assistant ou fonction similaire, idéalement dans un environnement international, dynamique et exigeant.

Une expérience dans le retail est appréciée.

Au-delà de l’expérience, nous recherchons une personne fiable, organisée, autonome, proactive et orientée solutions, capable de gérer plusieurs sujets en parallèle et d’interagir avec des interlocuteurs internes et externes variés.

Vous vous reconnaissez dans les qualités suivantes :

• excellente communication orale et écrite et véritable aisance relationnelle ;
• posture professionnelle et aisance avec des interlocuteurs variés ;
• excellent sens de l’organisation et des priorités ;
• capacité à anticiper et à prendre des initiatives ;
• autonomie, réactivité et sens pratique ;
• discrétion et respect de la confidentialité ;
• capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle dans un environnement dynamique.

Vous êtes parfaitement à l’aise avec les outils bureautiques et savez préparer des documents et présentations de qualité.

L’italien courant et un anglais professionnel sont indispensables, compte tenu des échanges réguliers avec notre siège en Italie et de la dimension internationale du périmètre.

Pourquoi rejoindre LEGAMI ?

Vous rejoindrez une entreprise internationale en forte croissance, dans un environnement dynamique et entrepreneurial.

Ce poste offre une vraie proximité avec la Direction, une vision transverse de l’activité et des missions particulièrement variées, au cœur du développement de LEGAMI en France et en Espagne.

Salaire fixe selon profil

• Mutuelle, carte swile, remboursement à 50 % des transports et 30 % de réduction sur les produits LEGAMI.