Executive Assistant - H/F

Schneider Electric Corp; Grenoble; Presencial; EUR 42.000 - 64.000; Tempo integral

Resumo da vaga

Schneider Electric Corp recherche un(e) assistant(e) de direction expérimenté(e) pour coordonner l’agenda d’un VP et faciliter les interactions avec des interlocuteurs internationaux.

Vous organiserez les déplacements, gèrerez les notes de frais et assurerez la logistique des réunions sur Grenoble, tout en protégeant la confidentialité et en utilisant les outils MS 365 et IA pour optimiser l’efficacité.

Qualificações

• Expérience confirmée en assistanat de direction/exécutif dans un environnement international.
• Maîtrise d’Outlook/Teams/Office 365 et outils de notes de frais et voyages (Concur, Coupa).
• Utilisation poussée des outils IA (Copilot).
• Bonnes compétences d’organisation et de gestion des priorités, grande discrétion.

Responsabilidades

• Gérer l’agenda et optimiser le temps du manager; planifier et suivre les réunions (invitations envoyées/reçues).
• Organiser les déplacements professionnels: itinéraires, réservations et dossiers de voyage.
• Préparer et suivre les notes de frais: justificatifs et validations.
• Assurer la logistique: salles, pauses, commandes, visiteurs et fournitures.

Conhecimentos

Executive support

MS 365 suite

Concur/Coupa

IA Copilot

Organisation & priorités

Discrétion & confidentialité

Ferramentas

Outlook/ Teams/ Office 365

Concur

Coupa

Descrição da vaga

Contexte & enjeux

Vous assurez un rôle clé de coordination et de facilitation auprès de plusieurs managers. Votre mission est de garantir la fluidité de l’organisation, la qualité des interactions et la confidentialité des informations, dans un environnement exigeant et multi‑interlocuteurs.

Localisation

Ce poste est localisé à Grenoble (Electropole)

Votre rôle

Être le point d’appui opérationnel: orchestrer l’agenda et les réunions, piloter les déplacements internationaux, traiter les notes de frais et commandes, gérer des dossiers, animer la communication et les invitations, et filtrer les priorités (agenda/mails).

Vos missions :

• Gérer l’agenda et optimiser le temps du manager ; planifier et suivre les réunions (invitations envoyées/reçues).
• Organiser les déplacements professionnels : proposition d’itinéraires pour validation, réservations (vols/trains, hôtels, voitures, transferts, visas) et constitution du dossier de voyage.
• Préparer et suivre les notes de frais : collecte des justificatifs, saisie dans l’outil dédié, suivi des validations et soumission au règlement.
• Assurer la logistique : réservation de salles multi-sites, commandes de pauses/déjeuners, gestion des visiteurs, fournitures et matériels.

Votre profil

• Expérience confirmée en assistanat de direction/exécutif dans un environnement exigeant et international.
• Excellente maîtrise d’Outlook/Teams/Office 365 ; aisance avec les outils de notes de frais et de voyage (concur/équivalents)
• Utilisation poussée des outils IA (Copilot)
• Solides compétences d’organisation, gestion des priorités et sens du service ; grande discrétion et confidentialité
• Capacité à interagir avec des interlocuteurs de haut niveau et à représenter le VP avec tact et professionnalisme
• Français et Anglais C1 minimun

Vos compétences clés

• Aisance relationnelle, écoute, diplomatie et sens du service.
• Rigueur, fiabilité et sens du détail
• Autonomie, proactivité et capacité à anticiper
• Discrétion, confidentialité et fiabilité.
• Maîtrise des outils MS 365 et des plateformes de voyage & achats (Concur, Coupa…).
• Culture de la confidentialité

Qu'y a-t-il pour moi ?

• Acquérir une expérience diversifiée dans les fonctions administratives et opérationnelles
• Travailler avec une équipe collaborative qui valorise vos contributions
• Développer des compétences qui ouvrent des portes vers de futures opportunités de carrière
• Environnement de soutien axé sur votre développement professionnel

Vous cherchez à créer de l'IMPACT dans votre carrière?

Lorsque vous envisagez de rejoindre une nouvelle équipe, la culture d'entreprise est essentielle. Chez Schneider Electric, nos valeurs et nos comportements sont le fondement de la création d'une culture d'entreprise qui contribue à la réussite de l'entreprise. Nous pensons que nos valeurs IMPACT - Inclusion, Maîtrise, Raison d'Etre, Action, Curiosité, Travail d'équipe - commencent avec nous.

IMPACT est également une invitation à rejoindre une entreprise où vous pourrez contribuer à transformer l'ambition du développement durable en action, quelle que soit votre fonction dans l'entreprise. C'est un appel à associer votre carrière à l'ambition d'un monde plus résilient, plus efficace et plus durable.

Nous recherchons des IMPACT Makers, des personnes exceptionnelles qui transforment les ambitions de développement durable en actions à l'intersection de l'automatisation, de l'électrification et de la digitalisation. Nous célébrons les IMPACT Makers et pensons que chacun a le potentiel d'en être un.

40 milliards d'euros de chiffre d'affaires global +9% de croissance organique 150 000+ employés dans plus de 100 pays

Schneider Electric aspire à être l'entreprise la plus inclusive et la plus solidaire au monde, en offrant des opportunités équitables à chacun, partout, et en veillant à ce que tous les employés se sentent valorisés et en sécurité pour donner le meilleur d'eux-mêmes.

Nous pensons que nos différences nous rendent plus forts en tant qu'entreprise et en tant qu'individus. Nous nous engageons à promouvoir l'inclusion dans tout ce que nous faisons.

Chez Schneider Electric, nous respectons les normes les plus strictes en matière d'éthique et de conformité, et nous pensons que la confiance est une valeur fondamentale. Notre Charte de Confiance est notre Code de Conduite. Elle démontre notre engagement en matière d'éthique, de sécurité, de développement durable, de qualité et de cybersécurité. Elle sous-tend chaque aspect de notre activité ainsi que notre volonté de nous comporter de manière respectueuse et de bonne foi face à toutes nos parties prenantes. Découvrez notre charte de confiance ici

Schneider Electric est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité des chances. Notre politique est de fournir des opportunités d'emploi et d'avancement égales dans les domaines du recrutement, de l'embauche, de la formation, de la mutation et de la promotion de toutes les personnes qualifiées, indépendamment de l'origine, de la religion, de la couleur, du sexe, du handicap, de l'ascendance, de l'âge, du statut militaire, de l'orientation sexuelle, de la situation matrimoniale ou de toute autre caractéristique ou comportement protégé par la loi.