Executive Assistant C-level (x/f/m)

Doctolib (Italy); Paris; On-site; EUR 65,000 - 90,000; Full time

Benefits offered by this job

Mutuelle prise en charge 100%

25 jours de congés payés

Télétravail partiel 2 jours/semaine

Doctolib Academy

Aide au déménagement

Remboursement 50% transports

RTT

Programme bien-être

Job summary

Doctolib recherche un(e) Executive Assistant pour soutenir le Managing Director France et l'équipe leadership. Vous gèrerez l'agenda, coordonnerez les échanges inter‑départements et préparerez les réunions stratégiques avec des interlocuteurs internes et externes de haut niveau.

Idéalement, vous avez au moins 5 ans d'expérience auprès de dirigeants seniors, une excellente organisation et une forte orientation business.

Qualifications

• Expérience confirmée en tant qu'Executive Assistant auprès de leaders senior dans des environnements exigeants.
• Capacité à prioriser, anticiper et structurer des priorités business.
• Aptitude à coordonner plusieurs interlocuteurs avec diplomatie et professionnalisme.
• Maîtrise de l'anglais à l'écrit et à l'oral.

Responsibilities

• Piloter et optimiser la gestion de l'agenda du MD et des priorités business.
• Coordonner les échanges entre les équipes Sales, Customer Care, Growth, Marketing et autres fonctions.
• Préparer et orchestrer les réunions clés (comités de direction, business reviews, all-hands).
• Assurer le suivi des actions et des next steps pour ne laisser aucun point en suspens.
• Anticiper les sujets critiques et apporter de la structure dans des situations à haute vélocité.
• Gérer les sujets administratifs du MD (notes de frais, déplacements, outils internes).
• Organiser et coordonner les événements d'équipe pour la France leadership team.
• Soutenir les N-1 du MD sur des besoins d'organisation ou de coordination ad hoc.
• Contribuer à des projets transverses stratégiques en tant que PMO.

Skills

Executive Assistant

Coordination multi-stakeholders

Anglais courant

Autonomie

Proactivité

Job description

Vos missions

Au sein de l’organisation France, vous accompagnerez le Managing Director France, responsable du P&L France ainsi que de l’ensemble des équipes Commerciales, Relation Client, Growth, PA et Communication (environ 600 personnes). Vous serez intégré(e) à l’équipe "Executive Assistants". En tant que "Executive Assistant", votre rôle sera clé pour permettre au MD d'accélérer son impact sur le business. Vous l'aiderez à maîtriser son temps pour qu'il puisse se concentrer sur la stratégie commerciale, le pilotage du P&L, le management de son équipe de leadership, l'exécution des priorités business et… Vous serez un(e) véritable partenaire de confiance, capable d'anticiper les besoins du MD, de structurer les priorités dans un agenda dense et hautement visible et de fluidifier les interactions au sein d'une organisation complexe, multi-équipes et en constante évolution.

• Piloter et optimiser la gestion de l'agenda du MD (priorisation, arbitrage, construction d'une "time matrix" efficace alignée avec les priorités business)
• Coordonner les échanges entre les équipes Sales, Customer Care, Growth, Marketing et les autres fonctions clés, en assurant la fluidité des sujets et des décisions
• Préparer et orchestrer les réunions clés (comités de direction, business reviews, all-hands, points stratégiques avec des interlocuteurs internes et externes de haut niveau)
• Assurer le suivi des actions et des next steps issus des réunions importantes et s'assurer que rien ne reste en suspens
• Anticiper les sujets critiques, résoudre les problèmes rapidement et apporter de la structure dans des situations à haute vélocité
• Gérer l'ensemble des sujets administratifs du MD (notes de frais, déplacements, outils internes, validations)
• Organiser et coordonner les événements d'équipe (team meetings, offsites, séminaires) pour la France leadership team
• Soutenir ponctuellement les N-1 du MD sur des besoins d'organisation ou de coordination ad hoc
• Contribuer à des projets transverses stratégiques en tant que PMO, sur des chantiers à fort impact pour l'organisation France

Les qualités attendues pour ce poste

• Disposez d'au moins 5 ans d'expérience en tant qu'Executive Assistant auprès de leaders senior (C-level, Managing Director) dans des environnements complexes, dynamiques et en forte croissance
• Avez un sens aigu du business : vous comprenez les priorités stratégiques, distinguez l'urgent de l'important et savez connecter chaque sujet à l'impact business
• Maîtrisez la coordination multi‑stakeholders : vous gérez plusieurs interlocuteurs simultanément avec fluidité, professionnalisme et diplomatie, à tous les niveaux de séniorité
• Êtes proactif(ve) et orienté(e) solutions : vous anticipez les problèmes avant qu'ils surviennent, trouvez des solutions rapidement et apportez structure et sérénité dans des situations mouvantes
• Savez avancer en autonomie, aller vers les bonnes personnes pour collecter l'information et faire avancer les sujets sans attendre qu'on vous les confie
• Faites preuve d'une grande intelligence émotionnelle et adaptez votre communication avec tact, clarté et justesse selon les interlocuteurs
• Maîtrisez l'anglais à l'écrit et à l'oral

Ce serait fantastique si vous aviez aussi :

• Une expérience dans un environnement tech, SaaS ou scale‑up orienté business (Sales, Go‑to‑market, Growth)
• Une expérience dans la coordination de projets transverses ou d'initiatives stratégiques (PMO)
• Une appétence pour améliorer les process et structurer des modes de fonctionnement au service de la performance collective

Notre offre

• Une mutuelle avantageuse prise en charge à 100% par Doctolib pour les employés et leurs enfants
• 25 jours de congés payés et jusqu'à 14 jours de RTT par an (hors équipes Customer Care)
• Un programme de santé mentale et de coaching personnalisé gratuit avec notre partenaire Moka.care
• 10 jours par an de télétravail à l’étranger possible
• Des tickets restaurant d'une valeur de 8,50€ par jour, dont 4,50€ pris en charge par Doctolib
• Un programme d’intégration complet de 3 mois incluant la Doctolib Academy et diverses formations (langues, soft skills, compétences techniques)
• Une subvention du comité d’entreprise pour le remboursement d'une partie de l'inscription à un club de sport ou à une activité créative
• Un remboursement à 50% de l'abonnement aux transports en commun
• Un mois de congé supplémentaire au congé parental légal grâce au programme "Parent Care"
• Pour les salariés en situation de handicap ou proches aidants, un package comprenant une adaptation du télétravail, des jours d'absence autorisée payés pour les rendez‑vous médicaux et un soutien psychologique renforcé
• Aide au déménagement en cas de mobilité internationale

Détails du poste

• Type : CDI
• Temps : Temps Plein
• Lieu : Levallois‑Perret
• Prise de poste : dès que possible
• Rémunération : fixe et variable sur objectifs (à définir selon profil)
• Télétravail partiel éligible : 2 jours/ semaine

Égalité des chances

Vous pouvez postuler chez Doctolib, quel que soit votre genre, religion, âge, orientation sexuelle, origine ethnique ou handicap. Afin de garantir l'égalité des chances, nous vous invitons à exclure les informations personnelles (par exemple : photos, Âge) de vos candidatures. Si vous avez besoin d'aménagements particuliers, merci de nous en informer pour que nous puissions adapter le processus de recrutement.