DGDDI (DG-REG2) - Assistant(e) du Chef du bureau Vins, alcools et tabac H/F

Direction générale des douanes et droits indirects (DGDDI); Romainville; On-site; EUR 21,000 - 27,000; Full time

Job summary

Direction générale des douanes et droits indirects (DGDDI) recrute un(e) Assistant(e) du Chef du bureau Vins, alcools et tabac pour assurer le secrétariat du bureau et le suivi des dossiers.

Le poste, basé à Montreuil, implique l'accueil, la gestion de l'agenda, la coordination entre services, le suivi des congés et le télétravail limité pour maintenir la permanence du secrétariat.

Qualifications

• Maîtrise des outils bureautiques (Word/Excel) et des outils collaboratifs.
• Connaissance de l’environnement administratif et politique.
• Savoir-faire pour accueillir le public et gérer des informations.
• Rigueur et autonomie dans le travail d’équipe.

Responsibilities

• Réception et traitement du courrier du bureau et de la sous-direction.
• Accueil physique et présentation des nouveaux agents et visiteurs.
• Gestion des appels téléphoniques et de l’agenda des chefs de bureau et du sous-directeur.
• Préparation des réunions (réservations, dossiers, visio) et coordination avec les secrétariats.
• Gestion de l’application courrier et des boîtes fonctionnelles Mercure.
• Suivi des congés, absences et répartition des missions du binôme.

Skills

Word

Excel

Environnement administratif

Techniques d’accueil

Education

Niveau CAP/BEP

Job description

Identifiant (email, de type [e-mail])

Mots clés (ex. : Chargé(e) de contrôle interne)

DGDDI (DG-REG2) - Assistant(e) du Chef du bureau Vins, alcools et tabac H/F

Description du poste

Domaine et métier

Direction et pilotage des politiques publiques - Assistante / Assistant de direction

Intitulé du poste

DGDDI (DG-REG2) - Assistant(e) du Chef du bureau Vins, alcools et tabac H/F

Sans objet

Fonction publique de l'Etat

Catégorie C (employé)

Statut du poste

Nature de l'emploi

Emploi ouvert aux titulaires et/ou aux contractuels

Descriptif de l'employeur

Le bureau Vins, alcools et tabac (REG2) constitue un des deux bureaux de la sous-direction Régulation des filières et droits indirects (un effectif total d’une cinquantaine d’agents avec le bureau chargé des Énergies, métaux précieux et droits frontaliers (REG1)).

Les assistant(e)s assurent le secrétariat des 2 bureaux et de la sous-direction.

Le poste s’exerce en binôme avec l’assistante du sous-directeur REG. Il nécessite une coordination permanente, un esprit d’équipe et une concertation régulière afin d’assurer la continuité du secrétariat, notamment pour la planification des congés, du télétravail, des absences et la répartition des missions.

Descriptif de l'employeur (suite)

Description du poste

Le poste proposé recouvre les missions et activités suivantes:

• réception et traitement du courrier de la sous-direction et des deux bureaux
• accueil physique, accompagnement et présentation des nouveaux agents affectés aux services de la sous-direction et des visiteurs
• gestion des appels téléphoniques de la sous-direction et des deux bureaux
• assistance à la préparation des réunions (réservation de salle et de visio conférence, constitution de dossiers,...)
• liaisons avec les secrétariats des autres bureaux et services DG, et avec le secrétariat du directeur général
• liaisons avec les services déconcentrés, les autres administrations et les opérateurs
• gestion de l’agenda des chefs de bureau et du sous-directeur
• gestion de l’application courrier et des boîtes fonctionnelles mercure des bureaux et de la sous-direction
• gestion du tableau informatisé de suivi des notes de la sous-direction
• coordination des informations et suivi des dossiers entre les différents bureaux et services
• gestion et suivi des nombreuses sollicitations adressées au bureau
• gestion du temps et des absences des agents (application SIRHIUS)
• prise en charge logistique (commande et gestion des fournitures et matériels)
• établissement des fiches d’ordre de mission du sous-directeur et des chefs de bureau
• assurer la continuité du secrétariat de la sous-direction et des autres bureaux en fonction des nécessités du service
• assurer le remplacement de l’assistante de direction de la sous-direction REG en son absence et réciproquement, dans le cadre du fonctionnement du binôme

Télétravail possible mais limité afin d’assurer une permanence en présentiel du secrétariat.

Conditions d'exercice particulières

• Télétravail limité en raison des nécessités de service et des missions exercées
• Présence physique régulière indispensable pour assurer la bonne continuité du service

Description du profil recherché

Savoirs

• Outil bureautique de traitement de texte (Word ou autre)
• Outil bureautique de tableur (Excel ou autre)
• Environnement administratif, institutionnel et politique
• Techniques d’accueil

Savoir-faire

• Accueillir
• Analyser une information, un document, une réglementation
• Appliquer un protocole
• Travailler en équipe

Savoir-être

• Réactivité
• Discrétion
• Capacité d'adaptation
• Rigueur

Compétences candidat

Compétences

• CONNAISSANCES - Bureautique et outils collaboratifs
• CONNAISSANCES - Environnement administratif, institutionnel et politique
• SAVOIR-FAIRE - Accueillir une personne, un groupe, du public
• SAVOIR-FAIRE - Analyser une information, une donnée, une situation, un dispositif
• SAVOIR-FAIRE - Mettre en œuvre une règle, une norme, une procédure, un protocole
• SAVOIR-FAIRE - Travailler en équipe
• SAVOIR-ÊTRE - Être autonome
• SAVOIR-ÊTRE - Être rigoureux
• SAVOIR-ÊTRE - Faculté d'adaptation
• SAVOIR-ÊTRE - Faire preuve de discrétion
• SAVOIR-ÊTRE - Réactivité

Niveau d'études min. souhaité

Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Niveau d'expérience min. requis

Confirmé

Informations complémentaires

Fondement juridique du recrutement

L. 332-2 du Code général de la fonction publique

Localisation du poste

11 Rue des deux communes, 93100 Montreuil

Documents requis pour postuler

CV + lettre de motivation.-Pour les fonctionnaires: joindre également les 3 derniers comptes rendus d'entretien professionnel et le dernier arrêté de situation administrative-Pour les candidats contractuels : joindre également le diplôme le plus élevé en rapport avec les fonctions.

Directions et Services

Direction générale des douanes et droits indirects (DGDDI)

• Secrétariat général des affaires européennes (SGAE)
• Direction générale des entreprises (DGE)
• Direction générale de l'administration et de la fonction publique (DGAFP)