DD33 - ASSISTANT-E DES DÉPARTEMENTS « OFFRE DE SOINS HOSPITALIERS » ET « OFFRE DE SOINS DE VILL[...]

ARS Nouvelle-Aquitaine; Bordeaux; Sur place; EUR 30 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une agence régionale de santé recherche un secrétaire pour gérer la communication, organiser les réunions et participer à la continuité du fonctionnement des secrétariats. Le candidat idéal possède des compétences en bureautique, une capacité à travailler en équipe, et fait preuve de rigueur. Ce poste offre une opportunité d’intégrer un environnement dynamique et d'apporter une contribution significative aux départements concernés.

Qualifications

• Compétences en bureautique et outils collaboratifs.
• Capacité à archiver et organiser des activités.
• Aptitude à rédiger et analyser des informations.

Responsabilités

• Assurer le secrétariat des deux départements.
• Gérer l'agenda des responsables de départements.
• Préparer et rédiger les comptes rendus des réunions.

Connaissances

Bureautique

Environnement administratif

Gestion de l'information

Techniques de rédaction

Travail en équipe

Rigueur

Discrétion

Description du poste

Profil

Définition du poste : Assurer le secrétariat des deux départements (0.5 ETP pour chaque département), sous l’autorité des deux responsables de département et en interface avec le secrétariat de direction.

Activités essentielles

• Réaliser l’accueil physique et téléphonique, orienter les usagers et les appels ;
• Tenir l’agenda des responsables de départements, gérer le planning collectif ;
• Gérer la messagerie et diffuser des informations aux partenaires extérieurs ;
• Préparer et rédiger les comptes rendus des réunions organisées par le département (réunions de service ou réunions trimestrielles avec les établissements et services);
• Effectuer des travaux de synthèse (remontées d'informations - tableaux de synthèse);
• Créer et suivre des tableaux Excel, des diaporamas, mettre en forme des documents et des courriers;
• Actualisation du tableau des opérateurs de la Gironde ;
• Communiquer avec les directions métiers et les partenaires extérieurs (établissements, opérateurs, élus, etc ...);
• Diffuser et assurer un suivi des enquêtes ;
• Classer et archiver ;
• Assurer un suivi des instances (délais, signature courriers) ;
• Organiser matériellement les réunions et audioconférences ;
• Participer à l'actualisation de l'outil SI-contacts ;
• Organiser la mise en place de l'outil GED / GEC (Gestion Electronique des Dossiers / Gestion Electronique du Courrier);
• Participer à la gestion des dossiers relatifs aux Malades à Haut Risque Vital (en lien avec les médecins et Enedis), préparer des courriers et mettre à jour régulièrement le tableau de suivi des accords et refus;
• Préparer les autorisations des transports de stupéfiants (voyage à l'étranger).

Spécificités du poste / Contraintes

• Participer et contribuer à la continuité du fonctionnement des secrétariats de département et de la direction de la DD33.

Rattachement hiérarchique : Responsable du département «offre de soins hospitaliers».

Rattachement fonctionnel : Responsable du département «offre de soins de ville».

Compétences requises

Connaissances :

BUREAUTIQUE ET OUTILS COLLABORATIFS

ENVIRONNEMENT ADMINISTRATIF, INSTITUTIONNEL

GESTION DE L’INFORMATION

TECHNIQUES DE RÉDACTION

Savoir-faire : ARCHIVER

MENER UNE VEILLE

RÉDIGER

RENDRE COMPTE

ORGANISER UNE ACTIVITÉ

ANALYSER UNE INFORMATION, UNE DONNÉE, UNE SITUATION, UN DISPOSITIF

COMMUNIQUER

TRAVAILLER EN ÉQUIPE

Savoir-être :

AVOIR L’ESPRIT D’ÉQUIPE

ÊTRE RIGOUREUX

FAIRE PREUVE DE DISCRÉTION

Le jury est soucieux du respect du principe de non-discrimination et s’engage pour la diversité et l’égalité professionnelle. Tous les postes de l’ARS sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Catégorie

Temps plein

Oui