Coordonnateur administratif et logistique F / H

Universcience; Paris; Sur place; EUR 28 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

Un grand musée en France recrute un(e) assistant(e) administratif(ve) pour le suivi des marchés de manutention. Vous serez responsable du suivi administratif, budgétaire et juridique, avec une expérience de 3 à 5 ans requise. La maîtrise des outils bureautiques et des règles budgétaires est indispensable. Ce poste vous offre l'opportunité de travailler dans un environnement stimulant et dynamique.

Qualifications

• Expérience de 3 à 5 ans dans un poste administratif.
• Maitrise des réglementations des marchés publics.
• Titulaire du permis VL et respect des normes de sécurité.

Responsabilités

• Suivre le marché de manutention et les budgets.
• Assurer le suivi administratif des commandes.
• Participer à l'élaboration des documents financiers.

Connaissances

Rigueur

Capacité à travailler en autonomie

Bonne capacité de communication écrite et orale

Connaissance des règles budgétaires

Compétences rédactionnelles

Formation

Formation universitaire de niveau licence 3 ou master 1 en gestion

Outils

Outils bureautiques

Bases de données

Tableur

Description du poste

Description de la mission

Sous lautorité de la cheffe du service Quai de déchargement - livraison - manutention - courses transports, vous êtes :

• en charge du suivi administratif du marché de manutention;
• en appui direct de la cheffe de service pour le développement d'outils et le suivi de l'activité de l'unité (tableau de bord de suivi d'activité, des contrats, du budget, de la communication du service, des comptes rendus de réunion, );
• en appui administratif des agents et agentes du service;

en appui sur les activités du service au quotidien (accueil, traitement des demandes clients et fournisseurs).

Suivi budgétaire et financier du marché de manutention :

• participer à la préparation du budget initial annuel et des budgets rectificatifs ;
• suivre la consommation budgétaire du marché et, par l'analyse de l'exécution du marché, anticiper son renouvellement;
• consolider la répartition des dépenses de manutention dans le tableau de suivi;
• contrôler les coûts et les éléments de facturations;
• participer aux réunions avec le titulaire du marché de manutention;
• participer à l'établissement des plans de prévention ;

Suivi administratif de l'activité du service :

• instruire et formaliser la procédure de passation des commandes et des marchés du service depuis la précommande ou demande d'achat jusqu'au service fait ;
• traiter les achats nécessaires au bon fonctionnement du service (analyse du besoin, mise en concurrence, étude et comparaison des offres, formalisation des achats selon les seuils réglementaires, suivi du dossier jusqu'à la réalisation du service fait) ;
• assurer le suivi technique, administratif et financier des contrats ;
• assurer la clôture des ordres de travail ;
• être le / la référent du service pour les achats auprès des équipes internes et externes;
• être le / la référent du système informatique de gestion du personnel de l'unité;
• mettre en place des tableaux de bord et des outils de pilotage de l'activité de l'unité;
• identifier tout dysfonctionnement administratif et proposer des améliorations ;

Suivi juridique des projets :

• participer à l'élaboration des stratégies de consultation ;
• participer à l'élaboration des documents financiers pour les consultations, appels d'offre, etc;
• veiller au respect des contrats, des procédures et de la sécurité.

Profil

• Formation universitaire de niveau licence 3 ou master 1 dans le domaine administratif, gestion et / ou comptabilité.
• Vous avez une expérience de 3 à 5 ans dans un poste équivalent de préférence dans la logistique.
• Pratique confirmée des règles budgétaires, comptables et administratives d'un établissement public.
• Connaissance approfondie des règles des marchés publics et des règles juridiques générales.
• Maitrise des procédures et réglementations spécifiques aux activités de l'unité.
• Maitrise des outils bureautiques (bases de données, traitement de texte, tableur) et des outils informatiques de gestion.
• Titulaire du permis VL. Maîtrise des règles de sécurité et normes prudentielles (circulation).
• Bonne capacité de communication écrite et orale.
• Bonnes capacités rédactionnelles.
• Capacité à travailler en autonomie.
• Qualité de rigueur, de méthode et d'organisation.
• Sens de la confidentialité.

Vous vous reconnaissez ? Postulez et rejoignez un service dédié à la logistique au sein d'un des plus grands musées de France !