COORDINATEUR GENERAL DES EVENEMENTS F / H

Réunion des Musées Nationaux - Grand Palais; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 50 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution culturelle à Paris recherche un Coordinateur général des événements pour gérer la planification et la coordination d'événements au Grand Palais. Le candidat idéal aura au moins 5 ans d'expérience en gestion d'événements et possédera d'excellentes compétences organisationnelles et relationnelles. Ce poste nécessite également une bonne communication en anglais et une disponibilité pour travailler lors d'événements le week-end ou en nocturne.

Qualifications

• Minimum 5 ans d'expérience en agence ou production d'événements.
• Connaissance des réglementations de la sécurité des biens et personnes.
• Capable de rédiger des documents techniques et estimations financières.

Responsabilités

• Préparer et planifier l’accueil des événements au Grand Palais.
• Assurer la coordination générale des ressources pour les événements.
• Centraliser le calendrier des événements et la communication interne.

Connaissances

Organisation

Proactivité

Créativité

Communication en anglais

Sens relationnel

Formation

Bac +3 en organisation et management événementiel

Description du poste

À propos de nous

Le GrandPalaisRmn recherche pour son service coordination opérationnelle des événements et des expositions :

Un Coordinateur général des événements (F / H) en CDI

Le service coordination opérationnelle des événements et des expositions coordonne et permet la mise en œuvre opérationnelle de l'ensemble des manifestations prévues dans le Grand Palais (événements privés ou publics, expositions, manifestations culturelles produites ou coproduites par la GrandPalaisRmn), dans ses différents espaces (galeries, Nef, auditoriums, espaces d’accueil…). Pour cela, le service est en relation avec l’ensemble des organisateurs de manifestations d’une part, et d’autres part avec toutes les directions et services contributeurs au bon fonctionnement du Grand Palais (ex : sûreté-sécurité incendie, maintenance bâtimentaire, billetterie…)

Le coordinateur général des événements (F / H), sous l’autorité du chef du service coordination opérationnelle des événements et des expositions, assure notamment la coordination générale et la mobilisation des ressources nécessaires à l’organisation des évènements et ponctuellement des privatisations au Grand Palais. En tant que garant de la bonne tenue de ces manifestations dans les espaces du Grand Palais, elle / il a les interlocuteurs privilégiés de l’organisateur (client événementiel professionnel ou non, interne ou externe) et assure la coordination générale avec l’ensemble des expertises Grand Palais nécessaires. Elle / Il établit des relations de qualité avec l’ensemble des interlocuteurs avec lesquels, elle / il est amené‑es à travailler, notamment la Direction du Patrimoine Immobilier (DPIS). Enfin, elle / il assure une veille opérationnelle des espaces du Grand Palais. En leur qualité de chef‑fés de projets opérationnels, elle / il s’assure que l’ensemble des intervenants concernés (GrandPalaisRmn, prestataires, organisateurs) est intégré au projet et fournit les prestations, actions, attendues.

Mission

PREPARER ET PLANIFIER L’ACCUEIL DES EVENEMENTS AU GRAND PALAIS ET PONCTUELLEMENT DES PRIVATISATIONS

Evaluer, en phase projet l’adaptation, au site et la cohérence générale du projet, en lien avec le service coordination technique des événements et des auditoriums et les directions concernées

Organiser, planifier et animer les réunions préparatoires à la tenue des événements

Mettre en forme et définir, en lien avec les prestataires et le service administratif, la valorisation de l’ensemble des prestations fournies par la GrandPalaisRmn ou ses prestataires (sûreté‑sécurité, prestations techniques bâtimentaires…) et en transmettre le coût estimatif aux interlocuteurs concernés dans le respect des délais, notamment pour permettre la bonne commercialisation des espaces

Assurer les visites des espaces et les repérages, recommander des solutions (scénographiques, graphiques, esthétiques, techniques…)

Proposer des prestations techniques annexes nécessaires à l'exploitation de l’espace

Faire respecter les réglementations applicables, l’intégrité du lieu, et les accords contractuels des événements accueillis

ASSURER LA COORDINATION GÉNÉRALE ET LA MOBILISATION DES RESSOURCES / EXPERTISES SPÉCIFIQUES AU GRAND PALAIS

Centraliser et mettre à jour le calendrier des événements dans l’outil de gestion et planification des espaces et, si nécessaire, dans l’outil de gestion des flux logistiques

Être le référent opérationnel en interne des événements organisés par la GrandPalaisRmn et veiller à la bonne circulation de l’information entre les différents intervenants (prestataires, services ou directions)

Rédiger en binôme avec le service coordination technique des événements et des auditoriums, en lien avec l’organisateur, le déroulé de l’événement et en assurer la diffusion auprès des personnes concernées

Coordonner avec la DPIS l’organisation et la gestion des files d’attente

Communiquer en interne le calendrier de l’événement et s’assurer de la bonne coactivité avec les activités prévues dans d’autres espaces

Garantir la bonne tenue des manifestations dans les espaces, Veiller à faire respecter les clauses du cahier des charges techniques et générales

Organiser et participer aux débriefs de chaque manifestation et en faire le compte-rendu, en faisant remonter le cas échéant les dysfonctionnements opérationnels

EN LIEN AVEC LES RESPONSABLES COORDINATION TECHNIQUE ET LOGISTIQUE PILOTER LA PRESTATION EXTERNALISÉE DE RÉGIE D’ACCUEIL :

Participer à la rédaction du CCTP

Préparer les commandes liées à l’activité de régie, contrôler les prestations en veillant au respect des clauses des contrats du prestataire et valider le service fait

ASSURER UNE VEILLE OPÉRATIONNELLE

Proposer des aménagements souhaitables des espaces afin d’en optimiser l’accueil et l’exploitation

Participer à la rédaction des fiches techniques, être référent des cahiers des charges techniques des différents espaces et à la rédaction des consignes d'utilisation des équipements

Profil

De formation supérieure type Bac +3 en organisation et management événementiel, vous disposez d’une expérience professionnelle de 5 ans minimum acquise en agence événementielle ou en production d’événements. Vous possédez une connaissance générale de la réglementation applicable à ce domaine d’activité et savez faire respecter les éléments de base de la réglementation et de la législation relatives à la sûreté des biens et à la sécurité des personnes. Vous savez préparer un dossier préalable à une prise de décision et rédiger un dispositif technique et son estimation financière. Vous disposez d'une connaissance générale des métiers du spectacle (son, lumière, vidéo) et de l'événementiel (salon, congrès…) qui vous permettent de recommander des solutions scénographiques, graphiques, esthétiques, techniques…. Vous possédez des qualités rédactionnelles qui vous permettent rédiger de façon claire, synthétique et adaptée au destinataire ou conforme aux consignes un écrit tel que courrier, mail… Vous êtes capable de communiquer aisément en anglais à l’écrit comme à l’oral. Vous maîtrisez les fonctionnalités des outils classiques.

Vous êtes une personne reconnue pour votre :

Organisation, proactivité, grande autonomie, qui vous permettent d’être force de proposition pour améliorer la qualité des services et prendre des décisions dans un site neuf

Polyvalence et sens de l’anticipation qui vous permettent de gérer plusieurs projets simultanément tout en anticipant les besoins et les défis.

Créativité qui vous permet de proposer des idées novatrices et adaptées aux besoins des clients

Sens relationnel développé qui vous permet de faire vivre avec discernement un réseau d'information et de communication dans le cadre de relations facilitant les échanges, l'efficacité dans les relations de travail et la mise en relation d’acteurs interne et externe (prestataires, partenaires et clients)

Votre sang froid et débrouillardise qui vous permettent de trouver des solutions rapides et efficaces aux imprévus et de gérer les situations stressantes avec calme et professionnalisme

CARACTERISTIQUES DU POSTE

• Disponibilité pour s’adapter au rythme des événements sur le site : possibilité de travail le week-end, les jours fériés ou en nocturne, ponctuellement,
• Permanences à assurer le week-end au Grand Palais et certains jours fériés, par roulement avec d’autres responsables,
• Assurer des astreintes téléphoniques hebdomadaires par roulement

Poste éligible au forfait en jour

VOTRE CANDIDATURE : Nous vous remercions d'adresser votre candidature (CV+LM) en précisant vos prétentions salariales