Coordinateur des instances et appui institutionnel

Université Paris Descartes; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université française recherche un coordinateur pour ses instances administratives. Le candidat sera responsable de l'organisation et du suivi des conseils, du soutien administratif au Doyen, et de la gestion des affaires institutionnelles. Des compétences en coordination de projets et un bon niveau d'autonomie sont requis.

Qualifications

• Bonnes connaissances des normes et lois en vigueur.
• Capacité à travailler en équipe et être réactif.
• Autonomie et force de proposition requises.

Responsabilités

• Organiser et suivre la vie des instances de la Faculté.
• Développer le domaine des affaires institutionnelles.
• Soutenir le Doyen et les conseils de la faculté.

Connaissances

Compétences en management

Coordination de projets

Travail en réseau

Autonomie

Maîtrise des outils bureautiques

Description du poste

Forte de ses 12 000 étudiant.e.s, 40 laboratoires de recherche et 1020 chercheur.e.s, enseignant.e.schercheur.e.s, personnels administratifs et techniques, la Faculté des Sciences est une des trois grandes facultés de l’Université de Paris. Elle est constituée de neuf composantes : six composantes sont localisées sur le site Grands-Moulins (UFR de Chimie, Informatique, Mathématiques, Sciences de la Vie, Physique et l’École d’Ingénieurs Denis Diderot. Le site des Saint-Pères accueille l’UFR de Sciences Fondamentales et Biomédicales et l’UFR de Mathématiques / Informatique. La ZAC Pajol, quant à elle, héberge l’IUT Paris Diderot.

La Faculté des Sciences allie les sciences expérimentales aux sciences exactes, la recherche fondamentale à la recherche appliquée. Elle dispose d’une très grande richesse disciplinaire à l’image de la biologie, la chimie, l’informatique, les mathématiques, la physique ou encore les sciences biomédicales.

L’administration facultaire se construit en proposant l’offre de service répondant à la politique facultaire, aux besoins de la communauté facultaire et aux impératifs de gestion. Dans le cadre de la construction de la faculté, les modalités organisationnelles seront évolutives en fonction de l’intégration progressive des compétences administratives et techniques nécessaires à l’exercice des compétences de la Faculté et de la réflexion sur les niveaux les plus pertinents de gestion.. Venir en appui près de l’ensemble des composantes et directions de la faculté sur les questions institutionnelles :

• Développer le domaine « affaires institutionnelles » avec les autres services compétents (Service juridique…)
• Être un appui à la décision auprès du Doyen, des Vice-Doyens des conseils de la faculté, de la Direction générale déléguée et des directions de pôles, notamment sur les aspects institutionnels et juridiques.
• Etablir des procédures de respect des normes et lois en vigueur, etc.

Être responsable de la préparation, de l’encadrement et du suivi de la vie des instances de la Faculté des Sciences (Conseil académique, Commissions Formation et Recherche, Conseil de Faculté, COMEX, Commission des Postes et RH, Commission des Moyens…) :

• Rassembler et diffuser ou s’assurer de la diffusion des documents préparatoires des conseils établis par les services administratifs en lien avec les directrices de pôles concernées
• Organiser la gestion matérielle de ces événements
• Suivre les dossiers entre les différentes instances de délibération et les directions de pôles
• Rédiger et tenir les documents afférents aux Conseils (tenue des listes des membres, relevés de décisions et délibérations, comptes rendus détaillés, etc.)
• Développer la fonction « coordination des conseils » dans le cadre de la Loi ESR en renforçant la coordination entre toutes les instances de délibération établies par la loi ou créées au sein de la faculté.
• Administrer le système d’information institutionnel lié aux conseils et commissions en lien avec la gouvernance de la faculté, la DGDF.
• Suivre la bonne application des décisions par les services centraux et les composantes de la faculté.
• Participer aux groupes de travail, établir des notes et documents de synthèse d'aide à la décision, être en soutien à l’équipe présidentielle sur les aspects juridiques pour une aide à la décision.
• Elaborer des outils de gestion et de pilotage des instances de gouvernance et développer des procédures de gestion des documents et d’organisation des conseils Le coordinateur des instances et appui institutionnel interagit fonctionnellement avec les acteurs politiques de la faculté ainsi qu’avec l’ensemble des acteurs de la Faculté des Sciences, il peut être amené à animer des collectifs de travail en mode projet.
• Compétences en matière de coordination de projets.
• Savoir travailler en réseau et en équipe.
• Être réactif et disponible.
• Faire preuve d'autonomie et être force de proposition dans le développement de sa fonction.
• Bonne maitrise des outils bureautiques, des systèmes d'information et des outils de communication.