Coordinateur des études

ECOLE NATIONALE SUPERIEURE DE TECHNIQUES AVANCEES; Palaiseau; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement d'enseignement supérieur à Palaiseau recherche un responsable de la scolarité administrative et pédagogique. Le candidat devra gérer les candidatures, accompagner les étudiants, et organiser les cours. Une bonne connaissance des outils bureautiques et un diplôme pertinent sont requis. Le poste est à temps complet avec de nombreux avantages.

Prestations

Participation aux transports

Forfait mobilité durable

Possibilité de télétravail

Subvention au restaurant

Accès à des événements sociaux

Mutuelle entreprise

Qualifications

• Connaissance du monde de l’enseignement supérieur.
• Rédaction administrative fluente.
• Expression écrite et orale excellent niveau en français.
• Compétence en anglais intermédiaire.
• Maîtrise des outils bureautiques.

Responsabilités

• Répondre aux demandes des candidats et traiter les candidatures.
• Accompagner les étudiants dans leur scolarité.
• Assurer l’organisation des cours et le suivi des intervenants.
• Préparer les jurys de validation d’année.
• Garantir la transmission des informations entre institutions.

Connaissances

Connaissance du monde de l’enseignement supérieur

Rédaction administrative

Expression écrite et orale en français

Anglais intermédiaire

Utilisation des outils de bureautique

Travail en équipe

Formation

Diplôme dans un domaine pertinent

Outils

Word

Excel

Description du poste

Contexte : ENSTA est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche sous tutelle du ministère des Armées. L’école a pour mission la formation d’élèves ingénieurs civils et militaires, dont les ingénieurs de l'armement et les ingénieurs des études et techniques de l'armement, ainsi que des cadres et docteurs hautement qualifiés pour les secteurs public et privé, en particulier dans les domaines de la défense et de la sécurité, des transports, de l'énergie, des activités maritimes, du numérique et des technologies de pointe.

ENSTA accompagne par sa recherche, son innovation et son offre de formation la transformation des grands secteurs stratégiques nationaux répondant ainsi aux enjeux de souveraineté nationale. Elle dispose de 6 unités de formation et de recherche (UFR) qui mènent une recherche appliquée en relation étroite avec l’industrie.

ENSTA est membre fondateur de l’Institut Polytechnique de Paris (IP Paris). Dans le cadre d’IP Paris, l’école participe aux activités des centres interdisciplinaires notamment du centre interdisciplinaire d'études pour la Défense et la Sécurité (CIEDS), soutenu par le ministère des armées et l’agence de l’innovation de défense (AID). Elle est à l’origine de la création du Centre interdisciplinaire Mers & Océans, inauguré en janvier 2025. Des chercheurs de l’école travaillent également en collaboration dans le cadre d'études portées par les centres Hi-Paris, lauréat en 2024 IA Cluster, E4C ou E4H notamment.

ENSTA résulte de la fusion le 1er janvier 2025 d’ENSTA Paris et d’ENSTA Bretagne. Son siège est situé à Palaiseau (91), sur le campus de Paris-Saclay et elle a un autre campus à Brest. Elle met en place de nouvelles formations d’ingénieur sur ses deux campus (Paris-Saclay et Brest) à la rentrée académique 2026.

Rejoindre l'école, c'est intégrer un établissement engagé pour la parité et l'égalité professionnelle, la diversité et l'accompagnement de ses agents en situation de handicap, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien‑être au travail, l'école mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.

Au sein de la direction de la formation (DF), le titulaire du poste assure les tâches liées au suivi de la scolarité administrative et pédagogique des étudiants. Il fait le lien entre les étudiants et les enseignants, gère les emplois du temps et assure l’organisation logistique des cours.

Le/la titulaire du poste sera affecté au sein du Campus Paris Saclay.

Missions / Activités principales

• Répondre aux demandes des candidats en les informant et en traitant administrativement les dossiers de candidatures, en participant à l’organisation logistique de la phase de sélection, d'admission en lien avec les responsables pédagogiques, puis gérer l’inscription administrative des étudiants.
• Accompagner les étudiants tout au long de leur scolarité (suivi et détection des étudiants en difficulté), les informer, les orienter et les accompagner pour faciliter leurs démarches internes et leur vie sur le campus, et participer à l’organisation et la mise en œuvre de leur accueil physique et administratif sur l'École pour la rentrée (en liaison avec les équipes des Relations Internationales pour les étudiants internationaux et avec les coordinateurs de programme).
• Assurer la bonne organisation des cours et effectuer le suivi des vacations des intervenants.
• Assurer le suivi de scolarité des étudiants de l’inscription pédagogique dans les cours se déroulant à ENSTA Paris ou dans les autres établissements IP Paris au rendu des notes et des copies.
• Préparer les jurys de validation d’année et de diplômation en lien avec les responsables de formations.
• Être le garant de la transmission des informations entre l’ENSTA, IP Paris et ses écoles membres, pour le suivi administratif et pédagogique des étudiants, y compris pour les étudiants du cycle ingénieur qui suivent des cours de masters en dehors de l’ENSTA.

Missions / Activité annexe

• Contribuer à toute activité du service en fonction des priorités retenues.
• Contribuer à la démarche Qualité, notamment via la rédaction et la mise à jour des procédures, le renseignement et le suivi des indicateurs.
• Contribuer à la démarche RSE de l’École dans le cadre de ses missions et de ses activités.

La Direction de la formation étant bilocalisée, des trajets ponctuels entre Brest et Paris‑Saclay pourraient être à prévoir dans le cadre des activités du service.

Postes ouverts aux candidats

• Fonctionnaire de catégorie B
• Agent contractuel (emploi pérenne ; CDD de 1 à 3 ans renouvelable). CDI possible après 2 ans de CDD

Durée d’affectation souhaitée

emploi pérenne

Date de prise de fonctions prévue

dès que possible

Rémunération

• Fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire, IFSE, CIA)
• Contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent

Lieu de travail

ENSTA Campus Paris‑Saclay, 828 boulevard des Maréchaux 91762 Palaiseau – Cedex. Le site est accessible en voiture (parking pour le personnel) ou en transports en commun. L’École étant engagée dans une démarche RSE (DD‑RS et employeur pro‑vélo), elle encourage les mobilités douces par la mise en place de dispositif d’aide financière (FMD) et des infrastructures adaptées aux cyclistes.

Poste à temps complet

25 jours de congés annuels, 18 RTT annuels

Avantages

• Transports (participation forfaitaire de l’employeur à hauteur de 75 %)
• Forfait mobilité durable (jusqu’à 300 €/an)
• Possibilité de télétravail (après accord du manager et dépôt d’une demande)
• Subvention employeur au restaurant administratif et/ou à la cafétéria de l’établissement
• Comité d’action sociale, avec notamment des événements et animations proposés au personnel, salle de sport sur adhésion, centre de loisirs pour les enfants du personnel à partir de 6 ans avec tarifs préférentiels (campus Paris‑Saclay)
• Mutuelle (participation à hauteur de 50 % de l’établissement)

Aménagement du poste de travail et recrutement inclusif

Tous nos postes sont ouverts aux candidats en situation de handicap. ENSTA s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle…) ont leur place dans notre processus de recrutement.

Connaissances

• Connaissance du monde de l’enseignement supérieur
• Rédaction administrative
• Expression écrite et orale en français
• Anglais intermédiaire

Savoir-faire

• Utilisation des outils de bureautique (Word, Excel)
• Travail en équipe
• Tenue de planning
• Accueil du public

Savoir être

• Rigueur
• Discrétion
• Disponibilité
• Esprit d’initiative
• Qualités relationnelles