Coordinateur de gestion des flux H/F

SELENCIA; Courbevoie; Hybride; EUR 42 000 - 62 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Télétravail

Équilibre vie pro/perso

Résumé du poste

Selencia recrute un Coordinateur de la Gestion des Flux pour piloter les activités GED et assurer la traçabilité et la qualité des flux d’assurance-vie et retraite. Vous interviendrez comme référent technique et relai du manager selon le périmètre.

Profil recherché: BAC+2 en administration et gestion avec au moins 5 ans d’expérience en GED dans l’assurance ou banque; rigueur, organisation et esprit d’équipe indispensables. KOFAX ou équivalent exigé.

Qualifications

• Diplôme BAC+2 en administration et gestion.
• Minimum 5 ans d’expérience dans un service de gestion des flux (GED).
• Maîtrise des procédures et respect des règles de conformité.
• Capacité à travailler en équipe et à former les gestionnaires.

Responsabilités

• Assurer la relation avec les services internes et les interlocuteurs externes.
• Collecter et vérifier les informations pour les opérations de gestion des flux.
• Garantir l’application des procédures de gestion et le respect des délais.
• Veiller aux stocks, suivre les statistiques et améliorer les processus GED.
• Pilotier des tâches et assister le chef de service au quotidien.
• Conduire les contrôles et la traçabilité des documents GED.
• Participer à l’amélioration continue des outils et procédures.

Connaissances

Rigueur

Esprit d’équipe

Capacité d’écoute

Bonne organisation

Formation

BAC+2 en administration et gestion

Outils

KOFAX

Description du poste

Forte de plus de 200 collaborateurs et située au cœur de la Défense, SELENCIA se distingue par son expertise en création et distribution de produits d’assurance-vie et de retraite.

Notre ambition :

Depuis 2024 SELENCIA poursuit son développement commercial ambitieux sur le segment de la gestion de patrimoine.

En pleine expansion, nous renforçons nos équipes avec des talents motivés et ambitieux.

Pourquoi nous rejoindre ?

• Cadre de travail dynamique : Chez SELENCIA, vous évoluerez dans un environnement stimulant où l’innovation est au cœur de nos préoccupations.
• Évolution professionnelle : Nous valorisons le développement des compétences de nos collaborateurs et de leur employabilité
• Équilibre vie pro/vie perso : Nous favorisons un équilibre entre vie professionnelle et personnelle grâce au télétravail et à des politiques internes adaptées.
• Culture d'entreprise respectueuse : Nous sommes fiers de cultiver un environnement de travail respectueux et bienveillant.
• Dimension des postes : Nous proposons des postes aux périmètre et missions étendus et recherchons la responsabilisation et la polyvalence de chacun sur son poste.

Résumé du poste

Le Coordinateur de la Gestion des Flux, prend en charge des missions liées aux activités de la gestion des flux et intervient en tant que référent technique auprès du reste du service. Il peut relayer le manager sur une partie de son périmètre opérationnel.

Missions principales du Coordinateur de gestion des flux :

• Assurer la relation avec les autres services, départements, directions et interlocuteurs externes
• Collecter les informations nécessaires, en vérifier l'exactitude et la conformité pour traiter l'opération de gestion, puis procéder aux opérations de gestion liées à son activité
• Garantir la bonne application des procédures de la gestion des flux,
• Veiller aux stocks de l’activité, suivre les statistiques et garantir du respect des délais
• Suppléer le chef de service dans l’attribution des tâches et actes de gestion
• Accompagner les gestionnaires d’un point de vue opérationnel au quotidien
• Aider à la formation des gestionnaires
• Appliquer la procédure de lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme
• Procéder aux contrôles qualitatifs des flux entrants et garantir leur traçabilité
• Assurer la réception, le tri, l’analyse et la bonne affectation des courriers reçus dans le respect des engagements de service en termes de qualité et de délais, et la mise en œuvre du processus de Gestion Electronique des Documents (GED) dans toutes ses étapes de préparation, numérisation, indexation, typage, contrôle qualité, validation de l’archivage et désarchivage des courriers reçus
• Prendre en charge l’analyse et le traitement des Bals courriels (assurances Vie) dans le respect des engagements de service en termes de qualité et de délais, la bonne affectation, la mise en œuvre du processus de Gestion Electronique des Documents (GED) dans toutes ses étapes de typage des documents, indexation, le contrôle qualité
• Prendre en charge les demandes de corrections (GED) émanant des Back Offices
• Veiller à l’application des procédures du service et contribue à l’amélioration permanente de l’outil, des procédures et de la qualité des prestations
• Détecter les risques liés à l’activité de son pôle (opérationnels et réglementaires) et propose des axes d’amélioration et des plans d’action, par exemple en participant à des groupes de travail transversaux liés à l’activité

Le/la candidat(e) idéal(e) pour le poste :

Titulaire d’un BAC+2 en administration et gestion, vous justifiez d’au moins 5 ans d’expérience au sein d’un service de gestion des flux (GED) dans une société d’assurance ou en banque.

Vous êtes reconnu(e) pour vos qualités rédactionnelles, votre rigueur au quotidien dans le respect des procédures, ainsi qu’une organisation sans faille pour traiter une multitude de sujets.

En tant que coordinateur, votre rôle nécessite un esprit d’équipe poussé, une capacité d’écoute et de compréhension des problématiques rencontrées par vos collègues afin de les aider.

Vous maîtrisez KOFAX ou un équivalent marché de gestion électronique des documents.

Vous souhaitez vous inscrire sur le long terme au sein d’une équipe stable.