COORDINATEUR ADMINISTRATIF DU CENTRE DE FORMATION (H/F)

Ingram Micro; Lesquin; On-site; EUR 38,000 - 48,000; Full time

Benefits offered by this job

Prime de participation

Mode de travail hybride

Restaurant d’entreprise

Job summary

Ingram Micro France, filiale française, recherche un Coordinateur Administratif du Centre de Formation pour assurer l'interface entre l’organisme, les apprenants, les entreprises et les partenaires institutionnels.

Le poste CDI est basé à Lesquin et implique une gestion opérationnelle des dossiers, des flux financiers et la conformité RGPD/Qualiopi dans un cadre collaboratif et transversal.

Qualifications

• Bac+3 à Bac+5 en Gestion des Entreprises, Administration ou Management.
• 3 à 5 ans d'expérience sur poste similaire, idéalement en organisme de formation.
• Connaissance de l'écosystème formation professionnelle (OPCO, CPF) est un atout.
• Maîtrise des obligations contractuelles et Qualiopi.
• Compétences en gestion financière (facturation, trésorerie, recouvrement).
• Maîtrise Pack Office, Digiforma et Confluence.
• Rédactionnel et capacités organisationnelles exprimées clairement.

Responsibilities

• Piloter l'administration des ventes et les pré-inscriptions en ligne.
• Gérer l'ensemble du processus d'inscription et établir les contrats/formations.
• Suivre la facturation, les encaissements et les dossiers de remboursement.

Skills

Autonomie

Rigueur

Organisation

Relationnel

Proactivité

Education

Bac+3 à Bac+5 en Gestion/Administration

Tools

Digiforma

Confluence

Pack Office

Job description

A PROPOS DE NOUS…

Ingram Micro est une entreprise technologique leader sur l’écosystème mondial des technologies de l'information. Avec la capacité d'atteindre près de 90 % de la population mondiale, nous jouons un rôle essentiel dans le canal de vente informatique, en proposant des produits et services de nos partenaires fabricants ainsi que nos fournisseurs de cloud aux experts en technologie interentreprises.

A PROPOS DE NOUS…

Ingram Micro est une entreprise technologique leader sur l’écosystème mondial des technologies de l'information. Avec la capacité d'atteindre près de 90 % de la population mondiale, nous jouons un rôle essentiel dans le canal de vente informatique, en proposant des produits et services de nos partenaires fabricants ainsi que nos fournisseurs de cloud aux experts en technologie interentreprises. Grâce à Ingram Micro Xvantage™, notre plateforme numérique basée sur l’IA, nous offrons ce que nous pensons être la première expérience de type entreprise-consommateur du secteur. Nous proposons également une large gamme de services technologiques, notamment le financement, le marketing spécialisé et la gestion du cycle de vie, ainsi qu'un support technique professionnel avant et après-vente. Apprenez-en davantage sur www.ingrammicro.com. Avec un chiffre d'affaires de 48 milliards de dollars, nous sommes devenus le plus grand distributeur de technologies au monde, avec des activités dans 57 pays et plus de 24 000 collaborateurs. Ingram Micro France, filiale française, 500 collaborateurs, gère près de 200 fournisseurs de produits, de logiciels, de technologies cloud et solutions à valeur ajoutée. Nous nous adressons à une typologie de clients B to B.

COORDINATEUR ADMINISTRATIF DU CENTRE DE FORMATION (H/F)

Sous la direction de Michael Boutoille vous êtes le garant de la conformité, de la fluidité et de l'efficacité opérationnelle des parcours de formation. Votre rôle est central : vous assurez l'interface administrative entre l'organisme, les apprenants, les entreprises et les partenaires institutionnels.

Un rôle pivot au cœur de l’organisation :

• Collaboration avec les Consultants techniques intervenant en tant que formateurs


• Collaboration avec les équipes commerciales et Achats.


• Collaboration avec les équipes comptabilité et recouvrement.


• Collaboration avec les équipes juridiques


• Collaboration avec tous les services internes (en incluant le PSS)

VOTRE MISSION

Pilotage de l'Administration des Ventes :

• Gérer les pré-inscriptions en ligne.


• Prendre en charge l'intégralité du processus d'inscription.


• Établir les contrats et conventions de formation (entreprises, salariés, indépendants).


• Gérer la facturation, le suivi des encaissements et les dossiers de remboursement.

Gestion Opérationnelle et Suivi des Dossiers :

• Constituer, structurer et archiver les dossiers de formation pour garantir leur traçabilité.


• Gérer les moyens logistiques et administratifs indispensables au bon déroulement des sessions.


• Piloter des outils de reporting pour le suivi et l'évaluation des actions de formation (BPF).

Relations Partenaires et Coordination :

• Assurer une communication fluide et professionnelle avec les partenaires externes (OPCO, organismes financeurs, prestataires).


• Coordonner les flux d'informations entre les différents services internes :


• Avec les équipes commerciales et achats pour l’alignement des conventions et la validation des conditions prestataires.


• Comptabilité et Recouvrement pour sécuriser les flux financiers, pour le respect des délais de paiement.


• Juridique pour garantir la conformité des contrats et la veille réglementaire.

Qualité et Conformité Réglementaire :

• Garantir le respect strict des normes et de la réglementation en vigueur (Qualiopi, RGPD, etc.).


• Participer activement à la démarche d'amélioration continue en optimisant/automatisant les procédures administratives existantes.

Poste CDI basé à Lesquin.

VOTRE PROFIL

Issu(e) d'une formation supérieure (Bac+3 à Bac+5) en Gestion des Entreprises, Administration, ou Management.

Vous justifiez d'une expérience significative (3 à 5 ans) sur un poste similaire, idéalement au sein d'un organisme de formation.

Une connaissance approfondie de l'écosystème de la formation professionnelle (mécanismes de financement, OPCO, CPF) est un atout majeur.

Compétences techniques :

• Maîtrise réglementaire : Maîtrise des obligations contractuelles et la norme qualité Qualiopi.


• Gestion financière : Vous êtes à l'aise avec les des cycles de facturation, du suivi de trésorerie et des procédures de recouvrement.


• Outils informatiques : Maîtrise avancée du Pack Office, idéalement du LMS Digiforma et du gestionnaire de document Confluence.


• Rédactionnel : Excellentes capacités rédactionnelles pour la production de contrats et de comptes rendus.

Qualités personnelles :

• Autonomie, rigueur et sens de l'organisation.


• Capacité à gérer des dossiers complexes avec précision.


• Aisance relationnelle et capacité à travailler en transversal


• Orientation solution et proactivité.


• Sens du service client.

REMUNERATION & AVANTAGES

Rémunération annuelle brute : selon profil et expérience.

Nos avantages incluent:

• Prime de participation pour récompenser vos efforts.


• Mode de travail hybride pour un meilleur équilibre vie pro/perso.


• Congés ARTT pour plus de temps libre.


• Restaurant d’entreprise pour des repas savoureux et équilibrés.


• Une couverture santé de qualité pour votre sécurité et celle de votre famille.


• Abonnements de transports financés à 75% pour faciliter vos déplacements.


• Une prime de transport pour contribuer à vos dépenses trajets.

Mais ce n'est pas tout ! Chez Ingram Micro, vous bénéficierez également de :

• Un programme d’intégration complet \"Destination You\" pour bien démarrer.


• Une politique de mobilité interne avec des opportunités nationales et internationales.


• Une culture de l’amélioration continue et de l’excellence opérationnelle.

Découvrez notre page entreprise, les témoignages de nos collaborateurs, la présentation de nos activités, les dates clés de l’histoire d’Ingram Micro France et bien plus encore… https://careers.ingrammicro.com/en/locations/emea/france/