Coordinateur administratif de pôle pédagogique - F / H

UNIVERSITE SORBONNE PARIS NORD; Bobigny; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université en Île-de-France recrute un coordinateur administratif de pôle pédagogique pour gérer les secrétariats et l'organisation des formations. Le candidat doit avoir une expérience en gestion administrative et pédagogies, avec des compétences en communication et organisation. Ce poste requiert une collaboration étroite avec l'équipe pédagogique et le chef de département.

Qualifications

• Experience en coordination administrative et pédagogique.
• Capacité à travailler en équipe et à gérer des situations complexes.
• Force de proposition pour l'amélioration des processus.

Responsabilités

• Gérer l'encadrement direct des secrétariats pédagogiques.
• Assurer la gestion administrative du département.
• Organiser les formations et les procédures de gestion des étudiants.
• Coordonner pédagogiquement et assurer la qualité des démarches.

Connaissances

Organization skills

Communication

Team management

Administrative management

Adaptability

Formation

Bachelor's degree or higher in relevant field

Outils

Microsoft Word

Microsoft Excel

Application Apogée

Application PEGASE

Description du poste

Contexte de travail

Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Bobigny

Composante / Service : IUT de Bobigny / Département MMI

Composition du service (effectifs) : 3

Fonction d’encadrement : Oui – 2 gestionnaires

Rattachement hiérarchique : Directrice Administrative de l’IUT B

Description du poste : missions et activités

1. Encadrement direct et animation des secrétariats pédagogiques du département
2. Gestion administrative du département
3. Organisation des formations
4. Organisation des procédures de gestion des étudiants et suivi des étudiants
5. Coordination pédagogique et veille qualité relative à la démarche pédagogique

Et missions associées

• Mission d’interface auprès de la direction de l’IUT, du service de la communication, du service de la scolarité administrative du campus de Bobigny
• Participation aux instances du département ainsi qu’aux réflexions visant à améliorer et à promouvoir la qualité des activités du département
• Participation aux instances de direction de l’IUT
• Mission de représentation du chef de département en tant que de besoin

Le coordinateur administratif de pôle pédagogique assure une mission de coordination administrative et pédagogique entre les étudiants, les enseignants, le chef du département, les secrétaires pédagogiques et les autres services de l’IUT. Il ou elle joue un rôle essentiel en tant qu’interface administrative / pédagogique du département et assiste le chef de département dans sa mission de direction du département. Participant au pilotage et à la mise en œuvre des axes pédagogiques du département, il doit posséder un goût particulier pour l’univers pédagogique et savoir coopérer avec un responsable fonctionnel enseignant tout en relevant d’une responsabilité hiérarchique administrative.

Le périmètre des activités s’étend de la phase d’admission des candidats à la délivrance du diplôme et au suivi du devenir des diplômés. Les missions sont réalisées sous l’autorité du directeur administratif et financier de l’IUT et sont déclinées selon les orientations pédagogiques définies par le chef de département. Elles nécessitent un travail en équipe et en étroite collaboration avec le chef de département.

Missions Activités

1) Encadrement direct et animation des secrétariats pédagogiques du département

Pour la réalisation de l’ensemble de ses missions, la coordinatrice administrative de pôle pédagogique du département MMI est entourée d’une équipe de 2 gestionnaires pédagogiques dont elle organise et coordonne le travail. Elle leur délègue une partie des activités dans le respect des règles propres à la délégation.

2) Gestion administrative du département

Activités exercées en propre

• Elaboration du calendrier des activités du département
• Participation au suivi des charges pédagogiques : prévision de la charge (enseignements et référentiel), suivi de l’exécution
• Suivi de la réalisation du service des enseignants permanents du département
• Gestion des intervenants extérieurs : organisation de leur recrutement et de la gestion de leur service, veille sur les besoins en recrutement et les règles de gestion des recrutements
• Participation aux instances de direction de l’IUT (commission pédagogique, comité de direction)
• Référent « communication » du département auprès du service de la communication de l’IUT

3) Organisation des formations

Activités exercées en propre

• Élaboration des emplois du temps des formations, des enseignants et de l’occupation des salles à partir de la répartition des services définie par l’équipe pédagogique
• Organisation des examens et des jurys (en collaboration avec les secrétariats pédagogiques)
• Participation à l’élaboration des modalités du contrôle continu des connaissances et responsabilité de leur publicité auprès des étudiants
• Suivi et mise en œuvre des décisions des commissions
• Modifications des emplois du temps
• Modélisation fonctionnelle des maquettes de formation et de leurs annexes dans l’application Apogée et / ou PEGASE

Activités susceptibles être déléguées

• Modifications des emplois du temps
• Organisation des examens et des jurys
• Suivi et mise en œuvre des décisions des commissions
• Participation à la modélisation dans l’application Apogée

4) Mise en œuvre des procédures de gestion des étudiants et suivi des étudiants

Activités exercées en propre

• Organisation de l’accueil et de l’information des étudiants
• Suivi individualisé des étudiants et accompagnement des publics particuliers (avec le chef de département)
• Suivi des capacités d’accueil, des effectifs, des démissions et des réorientations
• Gestion des applications de recrutement (ParcourSup, Ecandidat) pour le département : pilotage de la campagne Ecandidat dans le département, participation à la campagne Parcoursup
• Appui au chef de département dans l’analyse des recrutements en BUT et en LP, ainsi que veille juridique, analyse et bilan des stages par année universitaire
• Veille sur la qualité et la complétude des données saisies dans APOGEE
• Suivi pédagogique des notes ; préparation des commissions et jurys ; notification des décisions de jurys aux étudiants.
• Organisation de la circulation de l’information en direction des étudiants et des enseignants (ENT, écrans d’information) en lien avec le service de communication de l’IUT
• Soutien aux projets étudiants (nécessitant ou pas l’intervention du FSDIE)

Activités déléguées

• Organisation et coordination du recrutement des étudiants
• Suivi de la phase d’inscription auprès du service de la scolarité centrale du campus de Bobigny ; relance des étudiants ; suivi des étudiants boursiers
• Saisie des résultats des étudiants dans Apogée
• Organisation et suivi des contrats d’apprentissage, des stages et des projets tuteurés; gestion des conventions de stages via Esupstage ; organisation des soutenances de stages, soutenances de mémoires professionnels et projets

5) Coordination pédagogique et veille qualité relative à la démarche pédagogique

Activités exercées en propre

• Coordination entre la formation initiale, l’apprentissage et la formation continue
• Assistance à la coordination de projets et partenariats
• Exploitation des résultats des enquêtes (évaluation des formations, enquêtes relatives au devenir des étudiants…) et de l’évolution des indicateurs en collaboration avec le chef de département

Activités déléguées

• Mise en œuvre des enquêtes pédagogiques

Maitriser les outils bureautiques (Word, Excel) et l’environnement Web, les technologies de l’information et de la communication, ainsi que les applications informatiques de gestion pédagogique (Apogée / Pégase, Hyperplanning, Parcoursup, Ecandidat, Esupstage).

Modalités de recrutement

Poste à pourvoir le plus rapidement possible. Poste ouvert prioritairement aux titulaires, mais également ouvert aux contractuels (CDD). Candidatures (CV et lettre de motivation) VIA le lien dans les meilleurs délais. Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé a minima de l’opérationnel recruteur et d’un représentant de la DRH.

Contacts

Nom – Prénom : ADAM Christelle

Fonction : Directrice Administrative de l’IUT B

Adresse administrative : 1 rue de Chablis - 93000 Bobigny

Téléphone : 01.48.38.88.32 / Mail : [e-mail]

Nom – Prénom : MAGOT Marine

Fonction : Responsable du service accompagnement des personnels et recrutement – Conseillère mobilité carrière de l’université

Adresse administrative : 99 Avenue Jean-Baptiste Clément – 93430 Villetaneuse

Téléphone : 01.49.40.36.96

Compétences

Connaissances / Savoir

• Connaître l’organisation de l’enseignement supérieur et de la recherche
• Les modes de fonctionnement des formations en IUT
• les domaines d’activité du département (PN, disciplines et organisation pédagogique)
• Les poursuites d’études et l’insertion professionnelle après le BUT et la LP
• Les techniques de management
• La méthodologie de conduite de projet

Savoir faire

• Maitrise des techniques de communication et d’expression écrite et orale
• Maîtrise des outils bureautiques et de l’environnement Web
• Aptitude à maîtriser rapidement les applications informatiques relatives aux domaines du poste
• Savoir organiser et gérer l’activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe tout en sachant faire face aux situations d’urgence
• Rédiger des rapports, synthèses ou des documents, savoir rechercher l’information et la transmettre
• Aptitudes au management : encadrer / animer une équipe, informer – harmoniser les pratiques des collaborateurs et former les nouveaux, conduire des entretiens, déléguer et évaluer
• Adapter ses explications aux divers interlocuteurs, accompagner et conseiller

Savoir être

• Rigueur / fiabilité / réactivité
• Sens relationnel, de la communication, savoir travailler en équipe
• Capacité d’adaptation aux évolutions et changements
• Respecter la confidentialité
• Sens de l’organisation
• Capacité à gérer le stress

L’Université Sorbonne Paris Nord (USPN) constitue un pôle majeur d’enseignement et de recherche situé au nord de Paris. Déployée sur un territoire à la dynamique incontestable qui accueillera l’un des plus grands événements au monde en 2024, les Jeux Olympiques.

Elle compte cinq campus, répartis sur les deux départements de la Seine-Saint-Denis et du Val d’Oise : Villetaneuse, Bobigny, Saint-Denis, la Plaine Saint-Denis et Argenteuil.

L’Université Sorbonne Paris Nord est une université pluridisciplinaire dont l’offre de formation est structurée autour de cinq grands domaines : droit, sciences politiques et sociales, sciences économiques et de gestion, sciences et technologie, santé, médecine, biologie, sports, lettres, langues, sciences de l’homme et société, culture et communication.

Elle compte aujourd’hui près de 25 000 étudiants en formation initiale ou continue, au sein de 9 composantes (5 UFR, 3 IUT, 1 institut), répartis sur ces 5 Campus.

La recherche est développée au sein de 30 unités de recherche, certaines associées au CNRS ou à l’Inserm, des structures fédératives de recherche, des plateformes de recherche, 2 écoles doctorales, 1 école universitaire de recherche (EUR PNGS-M&CS), plusieurs LabEx et EquipEx complètent le dispositif.