Chef de Service Événementiel — Pilotage & Coordination

Département de Seine et Marne; Melun; Sur place; EUR 36 000 - 48 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Horaires variables

Titres restaurant (7 €/jour travaillé)

Mutuelle santé

Régime de prévoyance

24 RTT et 25 CA

Résumé du poste

Le Département de Seine-et-Marne recrute un Chef de service évènementiel pour organiser, coordonner et sécuriser la mise en œuvre logistique des manifestations portées par l’ensemble des services départementaux, en lien étroit avec les directions, le Cabinet et la Direction de la communication.

vous aurez à piloter une équipe de 5 régisseurs évènementiels, suivre chaque étape des manifestations et assurer la veille technique et budgétaire, tout en garantissant le respect des règles de sécurité

Qualifications

• Vous avez un bac +3.
• Vous disposez d’une solide expérience en organisation évènementielle, idéalement dans un environnement institutionnel public.
• Vous savez piloter simultanément plusieurs évènements, anticiper les contraintes logistiques et techniques, coordonner des prestataires et accompagner une équipe dans un contexte exigeant.

Responsabilités

• Coordonner la préparation des évènements en participant aux réunions préparatoires avec les partenaires internes et externes concernés.
• Réaliser les visites préalables des salles, sites et équipements afin d’anticiper les besoins techniques, matériels, logistiques et de sécurité.
• Définir et mettre en œuvre les plans d’actions logistiques nécessaires au bon déroulement des manifestations.
• Organiser, suivre et contrôler le dispositif logistique évènementiel avant, pendant et après les évènements.
• Piloter les relations avec les prestataires extérieurs : traiteurs, tentistes, loueurs, fournisseurs de matériels, intervenants techniques, etc.
• Établir les bons de commande nécessaires à l’organisation des évènements : restauration, structures, locations diverses, petits matériels et prestations associées.
• Assurer le contrôle du service fait et veiller à la qualité des prestations réalisées.
• Élaborer les budgets prévisionnels de réception en lien avec les directions concernées.
• Suivre l’exécution financière des évènements et alimenter les tableaux de bord de suivi d’activité.
• Participer à la préparation et à la rédaction des conventions entre le Département et les organismes associés, notamment dans le cadre de locations de salles ou de partenariats.
• Contribuer à la rédaction des cahiers des charges des marchés liés à l’activité évènementielle.
• Mettre en place des indicateurs d’activité permettant d’évaluer, d’optimiser et de sécuriser l’organisation du service.

Connaissances

Organisation évènementielle

Gestion d'équipe

Planification et coordination

Relationnel

Formation

Bac +3 ou équivalent en gestion/évènementiel

Description du poste

Le Département de Seine-et-Marne recrute un Chef de service évènementiel pour organiser, coordonner et sécuriser la mise en œuvre logistique des manifestations portées par l’ensemble des services départementaux, en lien étroit avec les directions, le Cabinet et la Direction de la communication.

vous aurez à piloter une équipe de 5 régisseurs évènementiels, suivre chaque étape des manifestations et assurer la veille technique et budgétaire, tout en garantissant le respect des règles de sécurité