Chargée d'accueil et de Gestion administrative (H/F)

GRETA AUVERGNE; Le Puy-en-Velay; Sur place; EUR 60 000 - 80 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation de formation en Auvergne-Rhône-Alpes recherche un(e) Chargé(e) d'accueil et de Gestion Administrative en CDD de 9 mois. Le poste implique l'accueil général, la gestion administrative des dossiers, et la communication sur les réseaux sociaux. Les candidats doivent avoir au moins 2 ans d'expérience et un Bac+2 en secrétariat. La rémunération est selon la grille GRETA et inclut une complémentaire santé.

Prestations

Complémentaire santé

Qualifications

• 2 ans d'expérience en accueil et gestion administrative indispensable.
• Maitrise des outils bureautiques et capacité à utiliser les applicatifs.
• Compétences avérées en accueil téléphonique et orientation du public.

Responsabilités

• Accueillir et orienter les visiteurs au sein de l'organisme.
• Gérer le suivi administratif des apprenants pendant leur parcours.
• Elaborer et suivre les dossiers financiers d'inscription.

Connaissances

Sens aigu de l'organisation

Rigueur

Disponibilité

Bonnes aisances relationnelles

Travail en équipe

Discrétion

Qualités rédactionnelles

Prise d'initiatives

Formation

Bac+2 ou équivalents en secrétariat assistanat

Bac ou équivalent en secrétariat assistanat communication

Outils

Pack office

Description du poste

Offre n° 200JLQW Chargée d'accueil et de Gestion administrative (H/F)

L'agence 43 du Greta Auvergne recherche un(e) Chargé(e) d'accueil et de Gestion Administrative. Vous serez en charge de l'accueil général de l'organisme, et du suivi administratif des dossiers des secteurs auxquels vous serez rattaché(e).

Responsabilités

• Accueil
  • Accueil téléphonique (réception des appels, transferts vers les interlocuteurs ou prise de message, renseignements sur la structure et les formations proposées)
  • Accueil physique (information et/ou orientation des visiteurs)
  • Gestion du courrier (enregistrement, copies, distribution, classement, départ)
  • Gestion de la revue de presse
  • Gestion des clés du personnel sous couvert du responsable d'agence
  • Réception des colis
  • Secrétariat (compte‑rendu de réunions, travaux divers)
  • Gestion du centre de Ressources (gestion des abonnements et commandes d'ouvrages)
  • Gestion de la communication du GRETA sur les réseaux sociaux
  • Accompagnement des campagnes commerciales en lien avec les CFPS
• Gestion administrative
  • Suivi administratif de l'apprenant tout au long de son parcours
  • Elaboration du dossier financier (de la création de la commande jusqu'à la pré‑facturation)
  • Montage et suivi des dossiers de rémunération
  • Renseignement des différents tableaux de suivi des actions en collaboration avec la coordonnatrice de dispositifs pédagogiques
  • Renseignements des divers applicatifs
  • Missions en lien avec le secrétariat courant
  • Gestion des fournitures et petits matériels
  • Travaux de photocopies, reliures
  • Classement et archivage
  • Participation à la démarche qualité (respect et suivi des procédures, mise à jour des documents qualité, réunions, audits, contribution à l'amélioration permanente du système Qualité)
• Aptitudes
  • Sens aigu de l'organisation, rigueur, réactivité
  • Disponibilité, adaptabilité
  • Bonnes aisances relationnelles
  • Travail en équipe
  • Discrétion
  • Qualités rédactionnelles
  • Prise d'initiatives
• Compétences
  • Maitrise du pack office
  • Capacité à s'approprier et utiliser les différents applicatifs liés au domaine de la formation

Conditions de travail

Type de contrat : CDD – 9 mois
Durée du travail : 37 h/semaine – travail en journée

Rémunération

• Complémentaire santé
• Selon grille GRETA votée en CA

Déplacements

Jamais

Expérience

• 2 ans – Indispensable
• Bac+2 ou équivalents en secrétariat assistanat – Indispensable
• Bac ou équivalent en secrétariat assistanat communication – Indispensable

Compétences

• Accueillir, orienter, renseigner un public – Indispensable
• Assurer un accueil téléphonique – Indispensable
• Identifier, traiter une demande client – Indispensable

Savoir‑être professionnels

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Formation continue d'adultes