Chargé-e d'accueil et d'information

UNIVERSITE PARIS 8; Saint-Denis; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université en Île-de-France recherche un professionnel pour assurer le suivi administratif de la formation continue. Le candidat idéal doit avoir une bonne connaissance du milieu de la formation professionnelle et des compétences en bureautique. Des qualités d'organisation et un sens relationnel sont essentiels. Ce rôle inclut la réponse aux demandes des usagers et la participation à des événements.

Qualifications

• Connaissance des dispositifs et des acteurs de la formation continue.
• Faire preuve de rigueur et d'organisation.
• Savoir travailler en équipe.

Responsabilités

• Assurer le suivi administratif et la gestion des salles.
• Répondre aux demandes d'information des usagers.
• Participer aux évènements et journées portes ouvertes.

Connaissances

Connaissance du milieu de la formation professionnelle

Maîtrise des logiciels de bureautique (Pack Office)

Notion de base sur les réseaux sociaux

Qualité d'expressions écrite et orale

Sens relationnel

Outils

FCA

Pégase

Description du poste

L’université Paris 8 est un pôle d’enseignement et de recherche central en Île-de-France dans le domaine des humanités.

Quelques chiffres :

• 23 935 étudiants.
• Une offre de formation répartie en 5 domaines disciplinaires : Arts, Droit Economie Gestion, Lettres et Langues, Sciences et techniques, favorisant des articulations entre disciplines et des transversalités.
• 11 UFR, 5 instituts dont 2 IUT, un IED, l’Institut des Etudes Européennes et l’Institut Français de Géopolitique.
• 4 sites et des locaux sur le Campus Condorcet, 18 bâtiments, 105 000 m² SHOB.
• 36 licences (dont 11 professionnelles), 40 Masters, 8 DUT, de nombreux diplômes d’université, 80 doctorats.
• 4 écoles doctorales, 33 unités de recherche dont 9 UMR, environ 170 thèses de doctorat soutenues tous les ans.
• 870 personnels enseignants et 711 personnels de bibliothèques, administratifs et techniques.

Accueil du public

• Information / orientation / conseil aux usagers aux profils variés, notamment sur les questions de financement

• Réponse aux appels entrants et RDV téléphonique

• Réponses aux demandes issues de Kelformation, France Travail et Labonnealternance

• Réponses aux prospects après recherche des informations demandées sur le site de Paris 8 et de l’IED

• Conseil pour les financements et information sur le statut formation continue

• Redirection des mails en interne de la Direction Formation et en externe, et orientation des publics

• Mise à jour de la base de données formation

• Participation aux évènements : journée portes ouvertes, Grand8, forum

Suivi administratif en formation continue

• Veille sur les dispositifs de financement et partage avec les collègues

• Edition de devis pour les assistantes en ingénierie des formations et prospects selon le financeur, hors France Travail

• Gestion de l’espace documentaire et impression de documents

• Gestion des salles : saisie du planning interne DF et réservation salles externe

Connaissances requises pour le poste

Connaissances techniques

Connaissance du milieu de la formation professionnelle

Notion de base sur les réseaux sociaux

• Connaissance du fonctionnement d'une université
• Connaissance des dispositifs et des acteurs de la formation continue

SAVOIR FAIRE

Maîtrise des logiciels de bureautique (Pack Office) et d'internet

Logiciels internes : FCA, Pégase

SAVOIR ÊTRE

Faire preuve de rigueur et d'organisation

Savoir travailler en équipe

Qualité d'expressions écrite et orale

Être autonome

Sens relationnel