Charge(e) Accueil (H/F)

MAIRIE; Eguisheim; Sur place; EUR 20 000 - 26 000; Plein temps

Avantages offerts par ce poste

Régime indemnitaire

Remboursement transport 75%

Forfait mobilité durable

13ème mois

Prévoyance employeur

Mutuelle santé

Adhésion à Groupement d'Action Sociale

Résumé du poste

La commune d'EGUISHEIM recrute un agent d'accueil en remplacement temporaire. Vous serez le premier contact des administrés et assurerez l’accueil, l’orientation et le soutien administratif simple.

Vous contribuerez à la gestion des salles, des prêts de matériel, et au suivi des registres publics et de l’état civil. Poste en CDD à temps complet, horaires variables, enveloppe indemnitaire et avantages municipaux inclus.

Qualifications

• Accueil physique et téléphonique du public.
• Orientation et réponse simple aux demandes.
• Rédaction et mise en forme de courriers.
• Gestion des locations de salles et du matériel.
• Connaissances de l'état civil et de l'urbanisme.
• Suivi du fichier population et des registres municipaux.
• Convocations, déclarations et attestations d'accueil.

Responsabilités

• Accueillir et renseigner le public et orienter vers les services concernés.
• Gérer les réservations de salles et le prêt de matériel.
• Rédiger des courriers et assurer la tenue des registres.
• Assurer le lien avec le secrétariat et soutenir les démarches administratives.

Connaissances

Accueil clientèle

Relation citoyenne

Rédaction de messages

Utiliser outils numériques

Connaissances en urbanisme

Connaissances état civil

Formation

Expérience en accueil

Outils

Bureautique

Description du poste

La commune d'EGUISHEIM recherche dans le cadre d'un remplacement temporaire d'un agent en arrêt maladie d'une durée d'environ 3 mois (Contrat susceptible d'être prolongé selon l'évolution de la situation médicale et des besoins du service) :1 CHARGE(E) D'ACCUEIL (H/F)Premier visage de la commune et maillon essentiel du secrétariat, l'agent d'accueil assure le lien quotidien avec nos administrés et garantit la qualité du service rendu à la population. C'est tout le sens de ce poste en remplacement ! Votre rôle consistera, sous l'autorité directe du secrétaire général de mairie, à assurer les missions ci-dessous, en rapport essentiellement avec l'accueil :Accueil et relation citoyenne:- Assurer l'accueil physique et téléphonique de la mairie : écoute, conseil, soutien et réponse aux demandes simples ;- Effectuer la primo-orientation du public, prendre les messages et hiérarchiser les demandes selon leur degré d'importance et d'urgence.Voirie/stationnement :- Voirie : Information du public sur la réglementation locale applicable en la matière, délivrance des macarons de stationnement ;- Traitement des R.A.P.O. (recours administratifs préalables obligatoires) en matière de stationnement.Gestion des salles et équipements communaux:- Agent référent des locations de salle : gestion des contrats de location, tenue de l'agenda partagé, suivi des états des lieux ;- Gestion des prêts de matériels (suivi des cautions/paiement) ;- Concours à la tenue de la régie des produits divers (dont locations de salles).Population, état civil et action sociale:- Concours à la tenue du fichier population et des registres d'état civil ;- Recensement citoyen - tous actes d'administration s'y rapportant (convocations, déclarations trimestrielles, diplômes.) ;- Suivi de la base d'adresses locales ;- Attestations d'accueil : réception et suivi des dossiers, vérifications ;- Plan d'alerte et d'urgence : participation au suivi des procédures en cas de déclenchement (échanges téléphoniques avec les personnes âgées).Secrétariat polyvalent et communication institutionnelle:- Rédaction, saisie, mise en forme et édition de courriers et documents administratifs de toute nature ;- Concours au lancement d'envois en nombre (invitations, diffusions diverses.) ;- Concours à la tenue réglementaire des registres municipaux (délibérations, arrêtés municipaux : numérotation, tableau récapitulatif, reliures) ;- Classement/archivage de documents.Divers - missions exercées, selon profil et en appui ou en suppléance :- Urbanisme : réception et traitement de dossiers courants (certificats d'urbanisme, déclarations préalables.) : enregistrement, accusés de réception, affichage réglementaire et suppléance (lors des absences de l'agent référent) ;- Finances : concours à la tenue de la comptabilité (saisie de mandats, création de tiers fournisseurs, de bons de commande, etc. ) ;- Cimetière (primo-accueil) : renseignement des familles, identification des concessions et attribution de nouvelles concessions (en appui).Temps de travail :- 35h00/semaine en horaires variables sur 4,5 jours du lundi au vendredi (mercredi après-midi libre.)Avantages :- Régime indemnitaire ;- Remboursement à hauteur de 75 % d'un abonnement/titre de transport en commun ;- Forfait mobilité durable ;- 13ème mois ;- Prévoyance avec participation de l'employeur ;- Mutuelle santé : participation aux frais de cotisation si adhésion à une mutuelle labellisée ;- Adhésion au Groupement d'Action Sociale du Haut-Rhin.Conditions du poste :- Type de contrat : CDD - Temps complet (remplacement arrêt maladie).- Date de prise de fonction : Dès que possible.

Type de contrat CDD - 3 Mois
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Travail en horaires fixes
Travail en horaires variables
Conditions de travail En contact avec du public
Station assise prolongée
Salaire

• Indemnité transports
• Primes
• selon les grilles statutaires

Profil souhaité

Expérience

• Débutant accepté

Compétences

• Accueillir, orienter, renseigner un public
• Faciliter la résolution de questions et démarches administratives
• Gérer l'accueil téléphonique
• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants
• Identifier, traiter une demande client
• Maintenir une communication claire et professionnelle
• Relayer de l'information
• Rédiger des messages et des emails professionnels
• Utiliser les outils numériques
• Connaissances en urbanisme
• Connaissances environnement collectivités FPT
• Connaissances règles d'état civil

Savoir-être professionnels

• Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Avoir le sens du service

Informations complémentaires

• Qualification : Employé non qualifié
• Secteur d'activité : Administration publique générale